ERP krijgt klappen door recessie

Als gevolg van de crisis worden uitgaven in nieuwe software of hardware uitgesteld of zelfs helemaal geschrapt. Analistenbureau IDC heeft specifiek becijferd dat organisaties met name een streep zetten door investeringen in erp-systemen. Onze erp-experts aan het woord.

Ton Dobbe, vice president product marketing, Unit 4 Agresso

Slechts weinig bedrijven en overheidsinstellingen snijden dit jaar niet in ict-investeringen. Het is best opmerkelijk dat erp wordt gezien als kostenpost waarin gesneden kan worden en niet als een middel om de bedrijfsprestaties en het financieel management te verbeteren. Het aanwijzen van erp als een mogelijke besparing op ict is een voorbeeld van een kortetermijnvisie die nadelig kan uitpakken. Door investeringen uit te stellen in software die eigenlijk ontworpen is om efficiënter te kunnen werken, zouden organisaties hun eigen herstel weleens in de weg kunnen staan. Moeilijke beslissingen die vandaag worden genomen, hebben onherroepelijk effect op het bedrijfsresultaat van morgen. Bij een investering die zo strategisch is als erp is dit effect zonder twijfel negatief.

De kern van het probleem is dat traditionele erp-pakketten niet meer te verantwoorden zijn vanwege de hoge kosten en complexiteit. Implementaties zijn tijdrovend en supportkosten rijzen de pan uit, vaak ver boven de oorspronkelijke budgetten. De verborgen kosten van traditionele erp-leveranciers, maar ook de kopers, zijn niet vrij van schuld. Doordat ze steeds opnieuw kiezen voor de grote leveranciers en geen goed beeld hebben van de kosten van hun erp-systeem, houden ze dit probleem voor een deel zelf in stand. Gebruikers doen er verstandig aan om er in hun selectie rekening mee te houden of het pakket wel mee kan in de veranderingen die er vast en zeker nog aan zitten te komen.

Martijn Delahaye, marketingmanager erp, Afas ERP Software

Ik ben het grotendeels met de kop eens, maar ik voeg wel nog graag het woord 'traditionele' hier aan toe. Traditionele erp-systemen zijn namelijk niet meer te verantwoorden. Moderne erp-systemen ontspringen deze dans. Juist in deze tijd dragen ze bij aan (kosten)besparingen. Dit zou in elke erp-business case dominant moeten zijn. Waarom tijd, geld en moeite spenderen en dus risico lopen, als er geen gegarandeerde besparingen te behalen zijn? Kennelijk is dit dus niet zo vanzelfsprekend bij traditionele erp-systemen. Wat kan één woord een verschil maken. Erp is dus niet altijd erp!

Frank Vogelezang, consultant Sizing, Estimating & Control, Sogeti Nederland

Nu de consultancytarieven onder druk staan is het de tijd om de legacyspaghetti op te ruimen en te vervangen door een geïntegreerde erp-oplossing. Hierbij wordt nadrukkelijk gekeken of de processen het systeem moeten volgen of het systeem de processen. Volgens sommigen is het een gruwel als processen zich naar een systeem moeten richten, maar processen willen ook nog wel eens vastroesten en het aanpassen van een erp-systeem aan het proces brengt vaak maatwerk met zich mee. Juist dit maatwerk gaat ten koste van de flexibiliteit en onderhoudbaarheid van een erp-systeem en is op de langere termijn dus duur. Bij de keuze voor een erp-systeem moet de klant niet kiezen voor een bepaalde leverancier, maar zich goed afvragen welke functionaliteit nu eigenlijk nodig is.

Aart van Berk, managing consultant, Atos Origin

Ik mag erp graag vergelijken met een Formule 1-auto. Ook bij erp zit er gigantisch veel power onder de motorkap. Veel van de mogelijkheden worden nog niet benut. 'De Formule 1 wordt veelal gebruikt voor woon/werk-verkeer' wat een dure oplossing is. Koers zetten naar het circuit en de mogelijkheden benutten is het devies.

Veel ondernemingen zijn zich niet bewust wat er allemaal nog onder de motorkap van hun erp vandaan te halen is. Logisch, zij hebben het erp-systeem in basismogelijkheden niet zelf ontworpen, alleen gemodelleerd naar wat voor de onderneming gewenst is. In Formule 1-termen weet iedereen misschien heel goed hoe je moet sturen. In crisistijd gaat het echter om het accelereren en winnen van de race. Haal juist nu meer onder de motorkap vandaan. Kijk eens wat er allemaal aan kosten te reduceren is of opbrengsten te genereren valt. Erp heeft de informatie in zich, veelal niet ontsloten. De nadruk is op het operationele gebruik. Maak nu gebruik van de krachtige analysemogelijkheden voor inzicht waar voordeel te behalen is. Gebruik erp daarbij veel meer als strategisch hulpmiddel.

Mijn boodschap in crisis tijd:zet een aantal goede 'coureurs' aan het werk om de business case te maken voor een beter gebruik van de mogelijkheden. De goede 'coureurs' zijn in de organisatie aanwezig; herken en erken ze en mobiliseer ze juist nu. En denk nog eens aan de vergelijking als je een Porsche met tachtig kilometer per uur over de snelweg ziet sukkelen.

Renske van der Weijden, manager operations, IT&Care

De specialist is het medicijn! We hebben de afgelopen jaren in de markt een enorme consolidatie gezien. Dit betekent dat de huidige erp-leveranciers zijn te verdelen in grofweg twee groepen: aan de ene kant de 'grote' leveranciers waar een bedrijf vaak uit zekerheid voor kiest en aan de andere kant leveranciers die zich richten op een beperkt deel van de markt en zich daar in specialiseren. Deze laatste leveranciers gaan de recessie zeker overleven, want zij kunnen bedrijven toegevoegde waarde bieden in de vorm van branchekennis, toepassen van best practices tijdens implementaties en een netwerk in de keten, waar klanten als ze slim zijn gebruik van maken.

Jan Hendrik Mensen, managing consultant, GlobalOrange

Eind vorig jaar rapporteerde Gartner dat wereldwijd het aantal open source erp-implementaties toeneemt. Dit wordt aangewakkerd door de problemen die al beschreven zijn. De top vijf redenen waarom voor open source-software wordt gekozen: lagere cost of ownership, goedkoper ontwikkelen, praktische voordelen om een ict-project op een open source-basis te beginnen, geen afhankelijkheid van één leverancier en snellere implementatie. Erp heeft veel gebracht, maar de tijd waarin traditionele erp-leveranciers hun rigide werkstandaarden onder het mom van 'best practice' aan mkb'ers kunnen opdringen komt, mede door de komst van licentievrije software, op termijn ten einde.

Erwin Dekker, oprichter en freelance SAP-consultant, MySapply

Als het over erp-kosten gaat wordt gesteld dat de kern van het probleem de traditionele erp-pakketten zijn vanwege hoge (verborgen) kosten en complexiteit. Het is echter in veel gevallen zo dat grote erp-projecten falen door slecht projectmanagement, teveel onervarenheid in implementatieteams, het ontbreken van goed verandermanagement en slechte communicatie met de klant. Het gevolg hiervan is een niet goed ingericht (te complex) systeem met onnodig veel onderhoudskosten vanwege allerlei maatwerk. Dit ondanks de enorme hoeveelheid standaardfunctionaliteit en best practices die worden geboden door de leveranciers. Erp komt de crisis wel door.

Anne Sedee, algemeen directeur, Therp

Hoge kosten voor implementatie, licentie en onderhoud zijn te verdedigen als de beoogde doelen en besparingen elders in de organisatie bereikt worden. Het wringt pas als de verhouding tussen kosten en baten zoek is. Die kans groeit in tijden van crisis. Voor die kosten/baten-verhouding is het gunstig dat er tegenwoordig open source erp-software bestaat. Er zijn geen licentiekosten en de keuze uit meerdere aanbieders werkt eerlijke prijzen voor consultants in de hand. Het gaat bovendien om een nieuwe generatie 'state of the art' erp-systemen; ontworpen met het oog op flexibiliteit en duurzaamheid. Bedrijven willen ook in tijden van crisis grip op de zaak hebben en weten of geld niet onnodig weglekt.

Karel van der Esch, DGA, Kastia

Natuurlijk betekent de recessie niet het einde van erp. Een goed opgezet erp-systeem biedt, dankzij de geïntegreerde bedrijfsvoering, een organisatie vele voordelen ten opzichte van een opzet waarbij geen gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerde systemen of waarbij een lappendekken van allerlei losse applicaties wordt ingezet. Snelle afhandeling van orders, doorlopend inzicht in voorraadmutaties, efficiënte productie en inkoopplanning , constant zicht op de financiële situatie. Dit zijn maar enkele van de vele voordelen die erp een organisatie kan brengen.

Wel klopt het dat ten gevolg van de crisis organisaties kritischer zijn ten opzichte van ict-investeringen. Vandaar dat de crisis misschien eindelijk zorgt dat organisaties serieus werk gaan maken van het toepassen van open source als alternatief voor dure commerciële systemen. De lock-in die commerciële softwareleveranciers weten te bereiken en de wijze waarop deze leveranciers dit commercieel gebruiken, wordt in toenemende mate als bezwaarlijk ervaren. Oplopende licentiekosten en gedwongen releasewissels zijn terugkerende kostenposten. Kosten die vaak knarsetandend worden geaccepteerd omdat er geen alternatief lijkt te zijn. Zeker voor een erp-systeem, dat zo integraal onderdeel kan uitmaken van de dagelijkse bedrijfsvoering, is de organisatie bijna afhankelijk van het systeem. Als een organisatie eenmaal op brede schaal gebruik maakt van SAP, Navision of welk erp-systeem dan ook, dan is het overgaan naar een andere systeem geen eenvoudige zaak.

Gelukkig zijn er ook voor open source erp-alternatieven die het de gevestigde commerciële orde in de komende jaren wel eens zeer moeilijk kunnen gaan maken. Want waarom zouden organisaties blijven kiezen voor een systeem met hoge licentiekosten als er een volwaardig alternatief voor handen is dat zonder licentiekosten te gebruiken valt? Er zijn diverse open source erp-systemen die organisaties, afhankelijk van hun specifieke behoeften, zouden kunnen overwegen.

Zal de crisis ervoor zorgen dat organisaties de angst voor het 'open' onbekende aan de kant zetten? De tijd zal het leren maar de mogelijkheden voor aanzienlijke besparingen zijn er zeker. Besparingen die kunnen helpen de crisis te overleven.