Betekent de recessie het einde van ERP?

Slechts weinig bedrijven en overheidsinstellingen snijden dit jaar niet in ict-investeringen. Als gevolg van de crisis worden uitgaven in nieuwe software of hardware uitgesteld of zelfs helemaal geschrapt. Analistenbureau IDC heeft specifiek becijferd dat organisaties met name een streep zetten door investeringen in erp-systemen.

Het is best opmerkelijk dat ict, en dan met name erp, wordt gezien als kostenpost waarin gesneden kan worden en niet als een middel om de bedrijfsprestaties en het financieel management te verbeteren. Deze opvatting komt voor een groot deel voort uit fouten die organisaties in het verleden hebben gemaakt bij de aanschaf van erp-systemen, met moeizame implementaties en kostbare support als gevolg.

Het aanwijzen van erp als een mogelijke besparing op ict is een voorbeeld van een kortetermijnvisie die nadelig kan uitpakken. Door investeringen uit te stellen in software die eigenlijk ontworpen is om efficiënter te kunnen werken, zouden organisaties hun eigen herstel weleens in de weg kunnen staan. Moeilijke beslissingen die vandaag worden genomen, hebben onherroepelijk effect op het bedrijfsresultaat van morgen. Bij een investering die zo strategisch is als erp is dit effect zonder twijfel negatief.

Het is analisten niet kwalijk te nemen dat ze wijzen op erp-implementaties als bron van kostenverspilling. Voor een deel hebben ze ook gelijk, vaak wordt veel te veel tijd en geld geïnvesteerd in erp-systemen die uiteindelijk niet blijken te functioneren. Het gaat echter te ver om erp als een luxegoed te zien dat kan worden afgeschaft als het minder gaat.

De kern van het probleem is dat traditionele erp-pakketten niet meer te verantwoorden zijn vanwege de hoge kosten en complexiteit. Implementaties zijn tijdrovend en supportkosten rijzen de pan uit, vaak ver boven de oorspronkelijke budgetten. In een onderzoek van vorig jaar legde IDC nog de vinger op de zere plek door te wijzen op de verborgen kosten van traditionele erp-leveranciers, maar ook de kopers zijn niet vrij van schuld. Doordat ze steeds opnieuw kiezen voor de grote leveranciers en geen goed beeld hebben van de kosten van hun erp-systeem, houden ze dit probleem voor een deel zelf in stand.

Recent onderzoek van CFO Research laat zien dat middelgrote bedrijven gemiddeld 900.000 dollar per jaar kwijt zijn aan het onderhouden, aanpassen en updaten van erp-software. Grote bedrijven geven drie keer zoveel uit, geen wonder dat cio’s deze kosten het eerst willen aanpakken.

Eén van de gevolgen van de crisis zal ongetwijfeld zijn dat organisaties kritischer zullen blijven op investeringen in ict, of dat nu hardware of software is. Dit betekent een voorsprong voor leveranciers van (bedrijfs)software die flexibel genoeg is om mee te gaan in en zelfs in te spelen op verandering; een oplossing die ook na de implementatie eenvoudig is aan te passen aan de wensen van de gebruiker en aan veranderende omstandigheden.

Uit hetzelfde onderzoek van CFO Research bleek overigens dat meer dan zeven op de tien financiële managers het gemakkelijker vindt om bedrijfsprocessen aan te passen aan het erp-systeem dan andersom. Dat is echt de omgekeerde wereld.

De enige conclusie die hieruit getrokken kan worden is dat de crisis de erp-sector drastisch zal veranderen. Gebruikers doen er verstandig aan om er in hun selectie rekening mee te houden of het pakket wel mee kan in de veranderingen die er vast en zeker nog aan zitten te komen.