Slechts weinig bedrijven en overheidsinstellingen snijden dit jaar niet in ict-investeringen. Als gevolg van de crisis worden uitgaven in nieuwe software of hardware uitgesteld of zelfs helemaal geschrapt. Analistenbureau IDC heeft specifiek becijferd dat organisaties met name een streep zetten door investeringen in erp-systemen.
Het is best opmerkelijk dat ict, en dan met name erp, wordt gezien als kostenpost waarin gesneden kan worden en niet als een middel om de bedrijfsprestaties en het financieel management te verbeteren. Deze opvatting komt voor een groot deel voort uit fouten die organisaties in het verleden hebben gemaakt bij de aanschaf van erp-systemen, met moeizame implementaties en kostbare support als gevolg.
Het aanwijzen van erp als een mogelijke besparing op ict is een voorbeeld van een kortetermijnvisie die nadelig kan uitpakken. Door investeringen uit te stellen in software die eigenlijk ontworpen is om efficiënter te kunnen werken, zouden organisaties hun eigen herstel weleens in de weg kunnen staan. Moeilijke beslissingen die vandaag worden genomen, hebben onherroepelijk effect op het bedrijfsresultaat van morgen. Bij een investering die zo strategisch is als erp is dit effect zonder twijfel negatief.
Het is analisten niet kwalijk te nemen dat ze wijzen op erp-implementaties als bron van kostenverspilling. Voor een deel hebben ze ook gelijk, vaak wordt veel te veel tijd en geld geïnvesteerd in erp-systemen die uiteindelijk niet blijken te functioneren. Het gaat echter te ver om erp als een luxegoed te zien dat kan worden afgeschaft als het minder gaat.
De kern van het probleem is dat traditionele erp-pakketten niet meer te verantwoorden zijn vanwege de hoge kosten en complexiteit. Implementaties zijn tijdrovend en supportkosten rijzen de pan uit, vaak ver boven de oorspronkelijke budgetten. In een onderzoek van vorig jaar legde IDC nog de vinger op de zere plek door te wijzen op de verborgen kosten van traditionele erp-leveranciers, maar ook de kopers zijn niet vrij van schuld. Doordat ze steeds opnieuw kiezen voor de grote leveranciers en geen goed beeld hebben van de kosten van hun erp-systeem, houden ze dit probleem voor een deel zelf in stand.
Recent onderzoek van CFO Research laat zien dat middelgrote bedrijven gemiddeld 900.000 dollar per jaar kwijt zijn aan het onderhouden, aanpassen en updaten van erp-software. Grote bedrijven geven drie keer zoveel uit, geen wonder dat cio’s deze kosten het eerst willen aanpakken.
Eén van de gevolgen van de crisis zal ongetwijfeld zijn dat organisaties kritischer zullen blijven op investeringen in ict, of dat nu hardware of software is. Dit betekent een voorsprong voor leveranciers van (bedrijfs)software die flexibel genoeg is om mee te gaan in en zelfs in te spelen op verandering; een oplossing die ook na de implementatie eenvoudig is aan te passen aan de wensen van de gebruiker en aan veranderende omstandigheden.
Uit hetzelfde onderzoek van CFO Research bleek overigens dat meer dan zeven op de tien financiële managers het gemakkelijker vindt om bedrijfsprocessen aan te passen aan het erp-systeem dan andersom. Dat is echt de omgekeerde wereld.
De enige conclusie die hieruit getrokken kan worden is dat de crisis de erp-sector drastisch zal veranderen. Gebruikers doen er verstandig aan om er in hun selectie rekening mee te houden of het pakket wel mee kan in de veranderingen die er vast en zeker nog aan zitten te komen.
Ik ben het grotendeels met Ton Dobbe eens, ik voeg alleen nog graag het woord ’traditionele’ aan zijn titel toe.
Traditionele erp-systemen zijn namelijk niet meer te verantwoorden. Moderne erp-systemen ontspringen deze dans. Juist in deze tijd dragen ze bij aan (kosten)besparingen. Dit zou in elke erp-business case dominant moeten zijn. Waarom tijd, geld en moeite spenderen en dus risico lopen, als er geen gegarandeerde besparingen te behalen zijn? Kennelijk is dit dus niet zo vanzelfsprekend bij traditionele erp-systemen. Wat kan ??n woord een verschil maken. Erp is dus niet altijd erp!
Eind vorig jaar rapporteerde Gartner dat wereldwijd het aantal open source ERP-implementaties toeneemt. Dit wordt aangewakkerd door de problemen die Ton benoemt in zijn artikel. De top 5 redenen waarom voor OS software wordt gekozen: lagere cost of ownership, goedkoper ontwikkelen, praktische voordelen om een IT project op een OS basis te beginnen, geen afhankelijkheid van 1 leverancier en snellere implementatie. ERP heeft veel gebracht, maar de tijd waarin traditionele erp-leveranciers hun rigide werkstandaarden onder het mom van ‘best practice’ aan mkb-ers kan opdringen komt, mede door de komst van licentievrije software, op termijn ten einde.
(bron: http://www.itworld.com/open-source/57918/gartner-open-source-every-business-within-12-months)
Ik mag ERP graag vergelijken met een formule 1 auto. Ook bij ERP zit er gigantisch veel power onder de motorkap. Veel van de mogelijkheden worden nog niet benut. ‘De formule 1 wordt veelal gebruikt voor woonwerk verkeer’ wat een dure oplossing is. Koers zetten naar het circuit en de mogelijkheden benutten is het devies.
Veel ondernemingen zijn zich niet bewust wat er allemaal nog onder de motorkap van hun ERP vandaan te halen is. Logisch, zij hebben het ERP systeem in basismogelijkheden niet zelf ontworpen, alleen gemodelleerd naar wat voor de onderneming gewenst is. In formule 1 termen weet iedereen misschien heel goed hoe je moet sturen. In crisis tijd gaat het echter om het accelereren en winnen van de race. Haal juist nu meer onder de motorkap vandaan. Kijk eens wat er allemaal aan kosten te reduceren is of opbrengsten te genereren valt. ERP heeft de informatie in zich, veelal niet ontsloten. De nadruk is op het operationele gebruik. Maak nu gebruik van de krachtige analyse mogelijkheden voor inzicht waar voordeel te behalen is. Gebruik ERP daarbij veel meer als strategisch hulpmiddel.
Mijn boodschap in crisis tijd is: Zet een aantal goede ‘coureurs’ aan het werk om de business case te maken voor een beter gebruik van de mogelijkheden. De goede ‘coureurs’ zijn in de organisatie aanwezig, herken en erken ze en mobiliseer ze juist nu.
En denk nog eens aan de vergelijking als je een Porsche met 80km over de snelweg ziet sukkelen.
Vergelijking is een beetje raar.
Een formule 1 auto is ontwikkeld om maar 1 ding te doen, namelijk heel onzuinig heel hard te rijden. De onderdelen van een formule 1 auto gaan heel kort mee en die auto kan maar 1 ding, namelijk hard rijden.
Volgens mij moet ERP juist flexibel, breed inzetbaar en duurzaam zijn.
Daarnaast moet je geen Formule 1 auto ‘aanschaffen’ als je iets zoekt voor woon-werk-verkeer. Dus in dat opzicht zeg je juist dat ERP voor veel mensen een verkeerde keuze is…..
Als je in de top mee wilt doen dan heb je niet genoeg genoeg aan een Lada. Was best een goede auto, maar kan je geen formule 1 race mee winnen.
Er wordt gesteld dat de crisis de ERP sector drastisch zal veranderen. Mijns inziens is de ERP sector al jaren volop aan het veranderen. Te denken valt aan SOA, SaaS en BPM waardoor meer flexibiliteit en eenvoud kan worden geboden in de steeds complexer wordende omgevingen van klanten.
Als het over ERP kosten gaat stelt Dhr. Dobbe dat de kern van het probleem de traditionele ERP pakketten zijn vanwege hoge (verborgen) kosten en complexiteit. Het is echter in veel gevallen zo dat grote ERP projecten falen door slecht projectmanagement, teveel onervarenheid in implementatieteams, het ontbreken van goed verandermanagement en slechte communicatie met de klant. Het gevolg hiervan is een niet goed ingericht (te complex) systeem met onnodig veel onderhoudskosten vanwege allerlei maatwerk. Dit ondanks de enorme hoeveelheid standaard functionaliteit en best practices die worden geboden door de leveranciers.
Het is overigens pretentieus van Dhr. Dobbe om te denken dat het product waarvoor hij de marketing doet en volwaardige vervanger zou kunnen zijn van de ERP producten die in zijn ogen niet voldoen. ERP komt de crisis wel door, maar bedrijven zouden juist nu moeten investeren in hun ERP systemen. Systeemoptimalisatie kan tot significante kostenbesparingen leiden en tarieven voor inhuur van ERP experts liggen nu een stuk lager dan voor de crisis.
Elk bedrijf wil haar kernprocessen onder controle hebben en houden. Met een ERP systeem haal je de tools en het raamwerk in huis om met behulp van consultants dat doel te bereiken.
De software geeft niet alleen direct inzicht in de actuele situatie, maar moet ook aanpasbaar zijn aan veranderende eisen. De programmatuur mag niet remmend werken want geen enkele onderneming is statisch. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe diensten en producten, andere samenwerkingsverbanden of toenemende vraag naar verantwoording en transparantie.
Hoge kosten voor implementatie, licentie en onderhoud zijn te verdedigen als de beoogde doelen en besparingen elders in de organisatie bereikt worden. Het wringt pas als de verhouding tussen kosten en baten zoek is. En die kans groeit in tijden van crisis.
Voor die kosten/baten verhouding is het gunstig dat er tegenwoordig open source ERP software als Open ERP en Open Bravo bestaat. Er zijn geen licentiekosten en de keuze uit meerdere aanbieders werkt eerlijke prijzen voor consultants in de hand. Het gaat bovendien om een nieuwe generatie ‘state of the art’ ERP systemen, ontworpen met het oog op flexibiliteit en duurzaamheid.
Bedrijven willen ook in tijden van crisis grip op de zaak en weten of geld niet onnodig weglekt. Goede ERP software is dan juist onontbeerlijk.
Dit noem ik nou een wijs advies welke door IDC over ERP-systemen is gepubliceerd. Nu daar er veel geld met dergelijke projecten gemoeid is lijkt het wijs eens een pas op de plaats te maken. Dit geldt m.i. voor alle betrokken, zowel leveranciers van erp-systemen, klanten en implementatie specialisten.
Natuurlijk is de recessie niet het einde van ERP. Een goed opgezet ERP systeem biedt, dank zij de ge?ntegreerde bedrijfsvoering, een organisatie vele voordelen ten opzichte van een opzet waarbij geen gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerde systemen of waarbij een lappendekken van allerlei losse applicaties wordt ingezet. Snelle afhandeling van orders, doorlopend inzicht in voorraad mutaties, effici?nte productie en inkoop planning , constant zicht op de financiele situatie. Dit zijn maar enkele van de vele voordelen die ERP een organisatie kan brengen.
Wel heeft de Heer Dobbe gelijk als hij stelt dat ten gevolg van de crisis organisaties kritischer zijn tav ICT investeringen. Vandaar dat de crisis misschien eindelijk zorgt dat organisaties serieus werk gaan maken van het toepassen van opensource als alternatief voor dure commerciele systemen. De lock-in die commerciele software leveranciers weten te bereiken en de wijze waarop deze leveranciers dit commercieel ge- of is het mis?)-bruiken wordt in toenemende mate als bezwaarlijk ervaren. Oplopende licentiekosten en gedwongen release wissels zijn terugkerende kostenposten. Kosten die vaak knarsetandend worden geaccepteerd omdat er geen alternatief lijkt te zijn. Zeker voor een ERP systeem, dat zo’n integraal onderdeel kan uitmaken van de dagelijkse bedrijfsvoering, is de organisatie bijna afhankelijk van het systeem. Als een organisatie eenmaal op brede schaal gebruik maakt van SAP, Navision, of welk ERP systeem dan ook, dan is het overgaan naar een andere systeem geen eenvoudige zaak.
Gelukkig zijn er ook voor ERP opensource alternatieven die het de gevestigde commerci?le orde in de komende jaren wel eens zeer moeilijk zouden kunnen gaan maken. Want waarom zouden organisaties blijven kiezen voor een systeem met hoge licentiekosten als er een volwaardig alternatief voor handen is dat zonder licentiekosten te gebruiken valt? Er zijn diverse opensource ERP systemen die organisaties, afhankelijk van hun specifieke behoeften, zouden kunnen overwegen. Het Belgische OpenERP behoort wel tot de besten die op de ?markt? is. Functioneel biedt OpenERP een breed spectrum van functionaliteit en technische biedt het alle handvaten die nodig zijn om het voor een specifieke organisatie in te richten tot een betrouwbare ERP oplossing.
Zal de crisis maken dat organisaties de angst voor het ‘open’ onbekende aan de kant zetten? De tijd zal het leren maar de mogelijkheden voor aanzienlijke besparingen zijn er zeker. Besparingen die kunnen helpen de crisis te overleven.
De specialist is het medicijn!
We hebben de afgelopen jaren in de markt een enorme consolidatie gezien. Dit betekent dat de huidige ERP-leveranciers zijn te verdelen in grofweg 2 groepen: aan de ene kant de ‘grote’ leveranciers waar een bedrijf vaak uit zekerheid voor kiest en aan de andere kant leveranciers die zich richten op een beperkt deel van de markt en zich daar in specialiseren. Deze laatste leveranciers gaan de recessie zeker overleven want zij kunnen bedrijven toegevoegde waarde bieden in de vorm van branchekennis, toepassen van best practices tijdens implementaties en een netwerk in de keten, waar klanten als ze slim zijn gebruik van maken.