Recentelijk werd ik gevraagd om bij een organisatie een analyse te doen van de status van hun ict-monitoring en een voorstel te doen om de situatie te verbeteren. Deze organisatie had in de afgelopen tijd de nodige problemen gehad met een belangrijke businessapplicatie en ict ligt onder vuur vanuit de business. De perceptie is dat ict de zaken qua monitoring niet onder controle heeft.
Na een paar dagen rondlopen, kijken, vragen en luisteren kreeg ik een aardig beeld van de situatie en ontstonden in mijn hoofd de contouren van een project dat uitgevoerd zou kunnen worden om de meest prangende zaken aan te pakken. Hierop toog ik aan het werk om een conceptvoorstel te maken ter bespreking met de projectmanager. Het door mij voorgestelde project was in mijn beleving nog redelijk klein, maar omvatte toch al gauw een flink aantal manmaanden werk voor met name de eigen mensen van de organisatie.
Al gauw bleek dat deze aanpak niet zou gaan werken, ict-management had al een aantal projecten op dit gebied proberen op te starten maar dat was telkens geen succes. Bovendien werd duidelijk dat er absoluut geen budget vrijgemaakt zou worden voor een groot project, ook deze organisatie houdt in deze economisch slechte tijd de hand stevig op de knip.
Wat nu gedaan? Aan de ene kant wilde mijn klant écht dingen veranderd hebben, maar aan de andere kant wilde men géén groot project opstarten. De projectmanager gaf aan dat één van de redenen dat er geen budget voor een groot project zou vrijkomen was dat men niet pas na een lange periode resultaat wilde zien. Wel kon de projectmanager een aantal dagen werk geregeld krijgen bij de interne mensen en ook had hij wel wat geld om mij een beperkt aantal dagen in te huren. De truc was dus om het grote project dat eigenlijk gedaan zou moeten worden op te delen in kleine stukken waarbij van elk stuk de toegevoegde waarde meteen duidelijk zou worden en dan te beginnen bij een stuk dat aan de ene kant door de klant als erg urgent werd ervaren en aan de andere kant relatief makkelijk uitgevoerd zou kunnen worden. Verder werd mij gevraagd om de scope te beperken tot de inrichting van de monitoring voor de eerder genoemde belangrijke businessapplicatie.
Daarom heb ik een matrix gemaakt van de functionele blokken van deze businessapplicatie op de ene as, en diverse ict-lagen (hardware, netwerk, storage, besturingssysteem, etc.) op de andere as. Zo ontstaat een matrix van blokken die allemaal één of meerdere infrastructuurcomponenten omvatten. Het plan is nu om deze matrix blok voor blok aan te pakken, in een door de klant te bepalen volgorde. Elk blok op zichzelf is redelijk beperkt in omvang waardoor al na hele korte tijd een blok 'afgevinkt' kan worden. Hiermee heeft ict-management dan ook meteen een hele bruikbare visualisatie om duidelijk te maken waar zij staan met betrekking tot het op orde brengen van de monitoring voor deze businessapplicatie. Ik heb de klant gevraagd om vooraf de matrix intern te bespreken om te bepalen of de door mij opgezette indeling voor hen bruikbaar is. Voor het werk dat gedaan moet worden maakt de exacte indeling van de matrix niet echt uit, maar hoe beter de matrix aansluit bij de beleving van de mensen bij de klant, hoe makkelijker deze gebruikt zal worden. Ook laat ik de klant het eerste aan te pakken blok kiezen zodat zij zelf 'in control' komen.
Deze aanpak lijkt goed te vallen: volgende week begin ik met het eerste blokje van de matrix. Hoe een en ander daadwerkelijk verder gaat, schrijf ik over een tijdje nog weleens op. Natuurlijk is het bovenstaande niet nieuw noch een garantie voor resultaat, maar volgens mij kan het geen kwaad om af en toe ook weer eens op een open deur gewezen te worden.
Beste business case van 2009
Goed projectmanagement kan alleen als er een goede business case is opgesteld. De redactie van Computable zoekt naar de beste business case van het jaar 2009. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar.
Via een invulformulier kunnen bedrijven hun business case bij Computable aandragen. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.
Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.
