Uitbesteden eist gedegen vooronderzoek

Bedrijven zijn steeds meer tijd kwijt aan praktische zaken en andere bedrijfsprocessen. Tot op zekere hoogte hoort dat erbij, maar het mag natuurlijk niet al te zeer ten koste gaan van de kernactiviteiten. Werk uitbesteden lijkt de oplossing, maar hoe ga je om met de nadelen? Kortom, hoe selecteer je de beste zakelijke dienstverleners?

De extra tijd en middelen die je als ondernemer steekt in de core business heeft direct invloed op je winst. Uitbesteden van werk kan dus leiden tot een flinke kostenbesparing. Ook het ontbreken van de juiste expertise en middelen zijn goede redenen om werk uit te besteden. Denk maar aan de personeelsadministratie, belastingaangifte en systeembeheer. Het voordeel is dat je niet hoeft te investeren in (om)scholing van je werknemers, geen extra personeel hoeft aan te nemen of dure software hoeft te installeren. Nog een bijkomend voordeel is dat problemen met ziekteverzuim op deze manier verminderd worden.

Gebrek aan controle

Natuurlijk kleven er ook nadelen aan diensten uitbesteden. Bijvoorbeeld dat je geen (of onvoldoende) controle hebt. Vaak kun je dit pas bij de levering van de dienst controleren, maar een nauwkeurig inzicht in het werkproces heb je niet.

Als je dus een opdracht uitzet bij een dienstverlener spreek je meestal van te voren een prijs af, maar het kan voorkomen dat de kosten hoger uitvallen dan in de contracten besproken is. Dan is uitbesteden helemaal niet voordeliger dan het intern laten doen. Leg dus in een contract vast wat te doen als de afgesproken uren worden overschreden of als leveranciers anderszins niet aan hun verplichtingen voldoen, zoals het missen van deadlines en het leveren van gebrekkige kwaliteit. Je kunt dit ook ondervangen door van te voren referenties op te vragen. Zo kun je beter inschatten wat je van de desbetreffende leverancier kunt verwachten. Referentiesites, offertesites en online marktplaatsen bieden hierin uitkomst.

Het uitbesteden van werk heeft dus zeker een aantal nadelen, maar de meeste zijn te ondervangen door weloverwogen te werk te gaan. Je komt dan wellicht tot de conclusie dat zelf doen goedkoper is dan uitbesteden, maar je moet jezelf tegelijkertijd eerlijk afvragen of het dan ook wel net zo goed gebeurt.

Kwalificaties

Nu is het – mede door de opkomst van online marktplaatsen – voor ondernemers steeds eenvoudiger om dienstverleners te vinden. Met een paar muisklikken ontsluit je een grote database met potentiële kandidaten, die op het eerste gezicht allemaal even geschikt lijken te zijn. Je hebt er echter maar eentje nodig. Hoe vind je nou de dienstverlener die niet alleen over de juiste kwalificaties beschikt, maar die ook op het persoonlijke vlak het beste past bij je bedrijf? Zoals zo vaak is ook in dit geval de eerste indruk erg belangrijk. En die eerste indruk wordt tegenwoordig al snel gevormd door de aanwezigheid op internet.

Hoe presenteert de dienstverlener zich bijvoorbeeld op online marktplaatsen en zijn daar ook referenties te vinden van andere opdrachtgevers? Heeft hij een eigen website en zo ja, hoe professioneel ziet die site eruit? Waak er wel voor dat je professionaliteit niet verwart met een gelikte vormgeving en loze marketingkreten, want dit soort foefjes worden maar al te vaak gebruikt om een gebrek aan inhoudelijke kennis te verbloemen.

Een goede website kan erg eenvoudig van opzet zijn en hoeft eigenlijk niet meer te bevatten dan een verzorgd overzicht van de te leveren diensten en een cv. Op basis van deze informatie moet een ondernemer zich een aardig beeld kunnen vormen van een kandidaat en van zijn geschiktheid voor het uit te besteden werk.

Klikken

Voor een weloverwogen beslissing is een bezoekje aan een website natuurlijk niet genoeg. Wil je zeker weten dat je de juiste dienstverlener inhuurt, dan is een persoonlijke kennismaking een noodzakelijk vervolg. Vooral bij langdurige en/of in-house opdrachten moet je de kandidaten goed leren kennen voordat je het werk uitbesteedt. Een accountant die drie maanden lang kantoor gaat houden binnen je bedrijf moet natuurlijk zijn vak verstaan, maar ook binnen de bedrijfscultuur passen. Bovendien moet het persoonlijk klikken, zeker met de mensen met wie hij dagelijks zal samenwerken. Laat de kandidaat dus een dagje meedraaien met zijn directe collega's en een proefopdrachtje doen. Zo ontdek je vanzelf of iemand voldoende in huis heeft om de klus te kunnen klaren.

Contact

Ook voor opdrachten die de dienstverlener op zijn eigen locatie uitvoert is een persoonlijke kennismaking aan te raden. Neem in ieder geval telefonisch contact met hem op en stel hem direct inhoudelijk op de proef. Op die manier prik je snel door gladde praatjes heen en weet je meteen of de kandidaat kan bieden wat je zoekt. Voor de minder grote opdrachten is dit vaak al voldoende, maar bij twijfel kun je de dienstverlener natuurlijk altijd uitnodigen voor een bedrijfsbezoekje.

Betaling

Maak tijdens de eerste gesprekken ook direct heldere afspraken over het tarief en de betaling. Voor beide partijen is niets zo vervelend als misverstanden en discussies na afloop van een tot tevredenheid uitgevoerde opdracht. Dienstverleners hanteren meestal een uurtarief en vaak kan dat door de aard van de werkzaamheden ook niet anders. Toch is het aan te raden om zo mogelijk een totaalprijs voor het hele project af te spreken, om verrassingen achteraf te voorkomen. Om dezelfde reden moeten er goede afspraken worden gemaakt over de betaling.

Krijgt de dienstverlener vooraf of achteraf betaald? Ontvangt hij het bedrag ineens of gespreid (bijvoorbeeld per maand)? Ook hierbij is transparantie belangrijk, zodat alle betrokkenen weten waar ze aan toe zijn. En nog een laatste tip voor opdrachtgevers: de hoogte van het tarief zegt meestal niets over de kwaliteit van de dienstverlening. Kijk dus door die cijfertjes heen en maak een objectieve inschatting van de geschiktheid van een kandidaat.

Ga bij het uitbesteden van werk in ieder geval niet over één nacht ijs, laat je niet misleiden door mooie praatjes en overtuig je ervan dat de dienstverlener inhoudelijk op zijn taak is voorbereid. Zo omzeil je de addertjes onder het gras en vind je de krenten in de pap.

Anthony Carter, directeur/eigenaar van online marktplaats RizzoRizzo.nl