De deelportefeuille ict is weinig gewaardeerd binnen de gemeentepolitiek in Rotterdam. Wethouders besteden liever aandacht aan andere onderwerpen die meer publiciteit opleveren of inhoudelijk minder complex zijn. Met als gevolg dat het college weinig initiatieven heeft ontplooid op dit gebied. Ict wordt niet beschouwd als een politiek sexy portefeuille. Dit komt naar voren uit het rapport van de Rekenkamer Rotterdam.
Uit het rapport 'Foutmelding in beeld', een onderzoek naar de aansturing van ict-projecten binnen de gemeente Rotterdam, blijkt dat de voor ict verantwoordelijke wethouders liever hun beperkte capaciteit staken in andere portefeuilles waarvoor zij ook verantwoordelijk waren. De broodnodige nieuwe impulsen voor ict ontbraken daardoor. De ict-portefeuille heeft een complexe inhoud met weinig publicitaire waarde en werd niet beschouwd als een sexy onderwerp.
Het onderzoek van de rekenkamer toont aan dat er in Rotterdam op ict-gebied in de periode 2004-2007 wel het nodige in gang is gezet. Na 2007 is echter geen nieuw plan opgesteld, vanuit de gedachte dat het gedateerde beleidsplan 'voortrollend' was. In 2006 is er nog wel een aanvulling opgesteld over concern-informatiearchitectuur. Een goed plan voor de invoering van een standaardarchitectuur, alleen ontbrak het aan een praktische vertaling voor de bestuurlijk verantwoordelijken. Het 'strategisch architectuurplan' en het 'tactisch architectuurplan voor dienstverlening' waren te specialistisch en vaktechnisch uitgewerkt om het bijvoorbeeld voor een wethouder begrijpelijk te maken.
Niet aansprekend
Dat de status van ict net zo laag is als de status van de lantaarnpaal in de Rotterdamse gemeentepolitiek bleek ook uit de houding van het college. De rekenkamer constateert dat het college het bestuurlijk belang van ict onvoldoende onderkent. Er ontbraken voldoende waarborgen in de governancestructuur, waardoor het college geen goede en efficiënte uitvoering van het ict-beleid en de ict-projecten kon afdwingen. De Rekenkamer Rotterdam: 'In tegenstelling tot andere bedrijfsvoeringsaspecten is ict complex, raakt het direct het primaire proces en kan de ict de concerngedachte verder vorm geven. Het college onderschat deze specifieke belangen. Ict wordt door het college nog te weinig als kritische succesfactor gezien voor het realiseren van gemeentelijke doelstellingen.'
Positief
De gemeenteraad van Rotterdam vormt een positieve uitzondering. Om meer inzicht te krijgen in de uitvoering van het ict-beleid en de voortgang van projecten heeft de raad het college regelmatig verzocht om aanvullende informatie. Het college is hierin tekort geschoten. Zo zou de wethouder de raad op kwartaalbasis informeren. In de periode 2004-2006 zijn slechts drie ict-rapportages verschenen. Vragen van de gemeenteraad over de financiële onderbouwing en risico's van lopende projecten bleven onbeantwoord.
Het college herkent zich overigens niet in de kritiek dat het het grote belang van ict niet zou onderkennen. Het verwijst naar de talloze initiatieven van de afgelopen jaren en het hervormingsprogramma voor een strakke aansturing dat is ingezet. Daarbij is recent een chief information officer in de persoon van Hans Nijman benoemd.
Wethouders
Het college van burgemeester en wethouders neemt beslissingen over de ontwikkeling van ict in de gemeente. Het college legt verantwoording af aan de gemeenteraad over het gevoerde beleid. Vanaf 9 juli 2009 is wethouder Lucas Bolsius (CDA) verantwoordelijk voor de concernsystemen. Daarvoor waren Jeannette Baljeu (VVD, wethouder Verkeer, Vervoer & Organisatie) en Nico Janssens (VVD, wethouder Middelen en Sport) verantwoordelijk.
Wethouder Baljeu stapte afgelopen mei op als wethouder (naar aanleiding van de affaire Tariq Ramadan). De Rekenkamer Rotterdam heeft voor dit onderzoek met haar geen gesprek kunnen houden over de sturing en beheersing op ict-gebied.
Alleen wel weer jammer dat de website van de rekenkamer alleen te bekijken is met Internet explorer en niet met firefox…
Vanaf het aantreden van dit nieuwe College van B&W is er in het ict-veld binnen de gemeente Rotterdam aanzienlijk wat gewijzigd. Zo heeft Rotterdam besloten dat er een SSC in het leven geroepen moest worden en dat het aansturingsmodel van de voorheen zeer zelfstandig opererende decentrale ict-afdelingen, binnen de separate gemeentelijke diensten, anders moest worden. Als zo’n nieuw bestuur aantreedt en tegelijkertijd wordt er in de ambtelijke organisatie significante wijzigingen doorgevoerd, dan is het te verwachten dat er vroeg of laat problemen zullen ontstaan. Het nu geschetste probleemveld uit het onderzoeksrapport vand e Rotterdamse Rekenkamer biedt aldus kansen om her en der raparaties uit te voeren.
Mijns inziens is de problematiek lang niet zo alarmerend en zijn er gepaste oplossingen voor handen.
Voor de nieuw aangetreden cio (Hans Nijman) is deze probleemsituatie per definitie een gelegen moment om de ict-huishouding weer op orde te krijgen. Rest alleen de vraag wie de feitelijke probleemhebbers zijn en waar die nu echt wakker van liggen. Mede op basis van deze feiten kan een gericht plan-de-campagne worden opgesteld om de (belangrijklste) adviezen van de Rotterdamse Rekenkamer vorm en inhoud te geven.
En, de huidige cio kennende, zal hij zeker hier een successtory van maken, net zoals hij dat destijds in zijn rol bij de Bestuursdienst voor elkaar heeft gekregen.
Kortom, er is werk aan de winkel, en het vooruitzicht ziet er gunstig uit. Althans, op basis van de thans bekende feiten.
Met Hans Nijman ondersteund door Armand bedrijf JEFFs Consultancy & Associates (Company Size = 10 employees) komt het dus wel goed.
Voor vele bestuurders en directeuren is ict een taai ongerief. Te meer daar in het verleden is gebleken dat ict een te hoog hype gehalte kende die in de praktijk niet geheel waar te maken viel.
Welke ict-er kent niet de hypes rondom de introductie van internet, e-business, e-commerce, workflow managemenet systemen, en m-commerce middels telecom toepassing als gprs/umts/hsdpa. Deze hypes werden als gouden beloften gebracht voor eindklanten, leveranciers en jawel soms zelf voor de gehele mensheid. De praktijk is uiteraard anders uitgepakt en de technologie heeft zich in z’n ware aard wel bewezen, echter zonder de gouden beloften.
Uit dit verleden zijn vele leerlessen te trekken, zoals:
– ict dient altijd beschouwd te worden als een hulpmiddel en kan in sommige gevallen en soms tijdelijk een strategisch voordeel opleveren;
– ict kost bij de eerste introductie in een bedrijfsomgeving altijd veel geld, tijd, ergernis, maar kan op termijn leiden tot efficiency voordelen, mits men hier goed mee weet om te gaan;
– etc., etc.
Kortom, mijn betoog is dat bestuurders en directeuren eerst een goed beeld moeten krijgen van de potenties van nieuwe ict-mogelijkheden en dat zij altijd door de gouden beloften van verkopende partijen doorheen moeten prikken. Pas dan kan nieuwe ict op z’n merites beoordeeld worden. En vervolgens kunnen daarna ook betere investeringsbeslissingen genomen worden.
Aangaande de factor mens die ict moet gaan gebruiken en beheren vallt er nog veel te verbeteren. Want veelal blijkt dat fouten in ict-systemen te wijten zijn aan menselijke falen. Daarom heerst er tegenwoordig in het vakgebied ict de grote tendens om competenties van het ict-personeel grondig aan te pakken om deze aanzienlijk te verbeteren. Hierbij is het onvoldoende om alleen aandacht te schenken aan opleidingen, maar er zal zeker ook aandacht moeten worden geschonken aan het gehele HRM-beleid binnen het ict-vakgebied.
Het besturen en managen van ict-vraagstukken binnen bedrijven en instellingen heeft niet alleen te maken met een technische paragraaf, maar rechtvaardigt ook de gerichte aandacht voor beleid, cultuur, personele kwaliteiten, competenties en werkprocessen.
Immers, de belangen van ict zijn tegenwoordig voor vele bedrijven en instellingen van dien aard dat deze bredere (multidisciplinaire) benadering een vereiste zou moeten zijn.
Het moge duidelijk zijn dat deze benadering vereisten aan al de betrokkenen stelt. Maar met een pakkende, toekomstgerichte en haalbare visie kan vrijwel elke organisatie de juiste voordelen behalen met het toepassen van ict. Het vraagstuk ict moet aldus goed georganiseerd worden en dan pas kan men hiervan de vruchten plukken, niet eerder.
Slotadvies: Run your IT as a Business.
Armand Jeffrey….. Veel woorden ……. *ZUCHT*
Slotadvies: Run your IT as a Business.
Jammer dat het ambtenarij is.
De mensen die genoemd zijn hebben inderdaad weinig met IT, en zien dit allen als kostenpost.
Schoenmaker blijf bij je leest.
Laat IT managen door IT managers, en niet door papieren managers.
Hier passen ook weer mooi de andere artikelen:
Ervaring ICT en managers bij het rijk
het SSC rotterdam
De grip op IT
IT is niet meer iets wat je er even bij doet, zeker niet op management niveau.
Dit zal geen populaire visie zijn op de Computable site, maar… het college heeft groot gelijk.
ICT is een middel, geen doel. ICT is ondersteunend op operationeel gebied, niet strategisch.
Daarom hoeft het college geen visie te hebben op ICT. Laat dat maar over een het hoofd automatisering of, zoals dat tegenwoordig zonodig moet heten, de CIO. En, zoals Armand op het eind van zijn betoog zegt, “Run as a business”.
Let op de kosten en doe niet alsof ICT te maken heeft met beleid.
Hoezo, doe niet alsof ICT te maken heeft met beleid?
Alignment van de ICT als middel met het algemeen beleid is wel degelijk heel belangrijk. Als de gemeenteraad en burgers bijvoorbeeld inzicht willen hebben in de status van de gemeentelijke programma’s, dan kan ICT helpen managementinformatie te verzamelen en die toegankelijk te maken. En zo zijn nog heel veel voorbeelden te geven. Bovendien kan goed ICT-beleid ook de kosteneffectiviteit van de automatisering verbeteren.
Jij hebt het over ICT-beleid; ik heb het over Rotterdams beleid. Twee verschillende niveaus. ICT kan volledig worden uitbesteed (ik zeg niet dat het verstandig is), het beleid van Rotterdam niet.
Nee Nico, ik heb het over de alignment van ICT-beleid en concernbeleid. Als je niet richt op de alignment van de ICT, dan is de effectiviteit van de ICT meestal laag en de efficientie dito. Dat je de alignment niet door politici moet laten uitwerken, is duidelijk. Maar dat geldt voor zo’n beetje elk beleid of daarvan afgeleid programma. Je moet een politiek bestuurder wel laten aansturen en controlemogelijkheden geven, ook de ICT. Je laat de taxichaufer ook niet bepalen waar de klant naar toe moet en of dit via een toeristische route gaat.
Overigens, ICT-beleid uitbesteden is vragen om moeilijkheden, dat hebben we in Rotterdam al een paar keer gezien. Ik heb het ook bij heel grote bedrijven gezien. Dan krijgen de body- en dozenschuivers te veel vrijheid. Run as a business wordt dan al snel short term business voor de ICT-leverancier. De rest van de ICT kan je onder voorwaarden uitbesteden.