De gemeente Rotterdam heeft Prince2 ingevoerd als standaardmethodiek voor het beheren van ict-projecten. Alleen houdt bijna niemand van het ambtelijk apparaat zich aan deze standaard. Daardoor ontbreekt het bij gemeentebrede ict-projecten aan voldoende informatie over risico's, verwachte kosten en baten en alternatieven. Dat blijkt uit het rapport 'Foutmelding in beeld' van de Rotterdamse Rekenkamer over de inrichting van de ict-huishouding bij de gemeente.
De Rotterdamse Rekenkamer stelt in zijn onderzoek dat het college en de ambtelijke top van Rotterdam geen grip hebben op de ict van de gemeente. Een van de oorzaken is het falend projectmanagement. De gemeente heeft de beheermethodiek Prince2 (PRojects IN Controlled Environments) verplicht gesteld, maar een gebrek aan voldoende kennis zorgt voor een aan alle kanten rammelende toepassing van deze managementmethode. Hierdoor wijken projecten af van hun oorspronkelijke opzet, budgetten en planningen zonder dat de projectorganisatie daar inzicht in heeft en in staat is bij te sturen.
Bij Prince2 bestaat een onderscheid tussen directie/programmamanagement en projectmanagement. Voor het welslagen van deze gestandaardiseerde projectaanpak moeten alle betrokkenen bekend zijn met de methodiek en de regels ervan nauwlettend naleven. De Rotterdamse Rekenkamer constateert in zijn onderzoek dat Prince2 in opzet aanwezig is, maar dat de uitvoering ervan ontbreekt. Dat begint al op het niveau van het projectmanagement. Projecten blijken bijvoorbeeld te zijn gestart zonder dat er van hogerhand officieel groen licht is gegeven (via een door Prince2 verplicht gestelde projectbrief). Verder ontbreken er kwalitatief goede business cases met duidelijke nulmetingen en kosten/baten-analyses.
De rekenkamer kraakt tevens kritische noten over de inrichting van de projectorganisaties die niet conform de voorgestelde Prince2-rollen en -taken plaatsvindt. Vooral de rol van 'senior user' (de uiteindelijke gebruiker van een systeem) is niet opgenomen. Bovendien bestaat er nauwelijks toezicht op de beslissingen van projectmanagers (meestal ingehuurd) die ook nog eens vaak tussentijds wisselden. De Prince2-regels voor toezicht, kennisborging en projectafsluiting werden ook hier met voeten getreden.
Afwachtend
Uit het onderzoek blijkt voorts dat de gekozen aansturingslaag niet overeenkomt met de heldere structuur die Prince2 voorschrijft voor het directie/programmamanagement. Bij de gemeente Rotterdam valt de verantwoordelijkheid voor ict onder de Stuurgroep Bedrijfsvoering en de chief information manager (cim). Daarbij is gekozen voor een opzet waarbij de directeur DMC (Directie Middelen en Control) tegelijk cim is. Volgens de rekenkamer is dat geen goede keuze, omdat deze directeur ook andere taken heeft en te weinig aandacht kan schenken aan zijn rol als informatiemanager. Verder valt het de waakhond op dat de stuurgroep een afwachtende houding inneemt tegenover concernbrede projecten en geen duidelijke changemanagementprocedure hanteert, zoals Prince2 voorschrijft. Ook laat de stuurgroep regelmatig aanbevelingen van de adviesgroep ICT links liggen, vooral als het gaat om kritische opmerkingen over de haalbaarheid van projecten.
Niet afdwingen
Een ander probleem is dat de gemeentesecretaris als eindverantwoordelijke ambtenaar samen met het college het ict-mandaat aan de chief information manager heeft verstrekt. Alleen is het onduidelijk hoe deze voor een gemeente belangrijke functionaris in de praktijk betrokken is bij de aansturing en beheersing van het ict-beleid. Met als gevolg dat ict-gedreven complexe organisatieveranderingen niet goed kunnen worden afgedwongen en dat er geen betrouwbare verantwoording plaatsvindt door de ambtelijke leiding aan het college. De rekenkamer geeft als voorbeeld de uitrol van het Document Management Systeem (DMS). Medio 2009 blijken nog maar drie gemeentelijke diensten dit documentbeheersysteem te willen invoeren. Er ontbreekt informatie over de plannen van de andere diensten, wat ook weer invloed heeft op de kostenverdeling en het te hanteren tarief per gebruiker.
Aan ICT-er, (wie dat ook mag zijn?)
Inderdaad, niemand zit te wachten op titels en afkortingen. Dat geef ik grif toe. Waar men wel behoefte aan heeft is deskundigheid, denkkracht en expertise. En deze worden, in onze westerse maatschappij behaald bij gerenomeerde educatie instituten waar certificeringen als blijk van bewezen deskundigheid wordt afgegeven.
Een ander voorbeeld, als ik naar een chirurg moet en die blijkt niet eens zijn doctoraal in de chirurgie behaalt te hebben, dan weet ik welke beslissing vrijwel iedereen zal nemen. Jij toch ook mag ik hopen, want niemand laat zich medisch behandelen door een kwakzalver die geen accreditatie van welke gerenomeerde vakvereniging of educatie instituut dan ook heeft behaald. Een dergelijke wijze van het scheppen van vertrouwen in deskundigheid geldt eveneens in elke vakgebied in onze moderne maatschappij. Dus ook binnen de ICT.
Trouwens de methoden Prince2 en MSP zijn in de praktijk bewezen Best Practices die het jantje-boeren-verstand veruit te boven gaan. Menig een organisatie die dergelijke Best Practices goed heeft ingevoerd en goed hanteert heeft hier enorm veel baat bij gehad. Waarom het wiel weer opnieuw uitvinden als die al bestaat, je kunt wellicht aandacht schenken in het ontwikkelde wiel nog beter te laten functioneren.
Deze kans ligt nog open voor de gemeente Rotterdam.
De tijd zal het leren.
Johny, jij bent gezien jouw uitgingen erg geiteresseerd in ICT/bedrijfskundige methoden, modellen, technieken en al hun raakvlakken. Het college, de hoofden van dienst en andere directeuren hebben geen tijd om in die materie te duiken. ICT is voor hen een klein onderdeel van het werk. Zij willen alleen weten hoe jij hen kan helpen hun rol in de ICT-gerelateerde projecten en programmas goed te vervullen en of dit helpt om politiek-bestuurlijke doelen te bereiken..
En Johny, ik heb meerdere bullen, een doos vol certificaten en diplomas, maar ik weet heel zeker dat de genoemde managers dit geheel niet interesseert. Dat ik met Prince2 ervaring heb opgedaan en op hoog managementniveau geadviseerd heb, dat zal ze wellicht kunnen aanspreken. Maar dat zal pas zijn nadat zijzelf de behoefte aan Prince2 coaching voelen en geen moment eerder. Sterker nog, zoals je gemerkt hebt, raken zelfs jouw collega?s geprikkeld als je steeds weer met een riedel van methoden, modellen, technieken en certificaten op de proppen komt.
Aan ICT-er, (wie dat ook mag zijn?)
Dan heb je mij totaal verkeerd begrepen.
De oplossing voor de gemeente Rotterdam is gelegen in het onder de aandacht brengen aan betreffende bestuurders dat er oplossingen c.q. Best Practices voor handen zijn die in vele vergelijkbare organisaties hun vruchten met groot succes hebben geleverd.
Het gaat bij mij om het wijzen op de juiste richting i.p.v. een eigen oplossing aan te dragen, waarvan nog moet blijken of deze aanslaat in de praktijk.
Daarna komt bij de inrichting van de nieuwe werkwijze gepaste aandacht voor methoden, technieken en modellen. Reden hiervoor is om de complexiteit in de dagelijkse praktijk handen en voeten te geven. Wat de namen van deze methoden, technieken en modellen zijn, zal mij in beginsel een worst zijn. Omwille van transparantie en geloofwaardigheid lijkt mij het ook raadzaam aan betrokken bestuurders kenbaar te maken uit welk vat er getapt wordt. De methoden, technieken en modellen zijn geen doel op zich, maar dienen om specifieke vraagstukken handen en voeten te geven waardoor er een gemeenschappelijk referentiekader wordt geschetst die voor elk der betrokkenen leidt tot herkenbaarheid en acceptatie. Niets meer en niets minder.
In mijn beleving hoeven wij het ook niet altijd over de namen van deze instrumenten te hebben, maar het schept wel een band en verhoogt daarmee de acceptatie om de hamers en bijtels bij de juiste namen te noemen.
Dat sommige van deze instrumenten in de ICT een slechte naam hebben is niet zo gelegen aan de methoden an sich, maar eerder hoe ze zijn ingevoerd en hoe adequaat ze worden gebruikt en hoe ze ook georganiseerd t.o.v. elkaar zijn. Kortom, laten we geen woordenstrijd op na houden, maar eerder hoop en richting aan de betrokken bestuurders van de gemeente Rotterdam geven dat er werkbare en goed doordachte instrumenten voor handen zijn die hun problemen effectief kunnen oplossen.
En jazeker, ik ben het met je eens dat dit muziek in de oren behoort te zijn van de probleemhebbende bestuurders van de gemeente Rotterdam.
Mede gelet op mijn jarenlange expertise kan ik oplossigen aandragen voor dergelijke organsiaties, hetzij via de bekende Best Practices, hetzij via een bewezen bedrijfskundige / informatiekundige aanpak.
In mijn beleving geldt: Als iets niet kan zoals het zou moeten, dan moet het maar zoals het kan. Kortom, het zijn niet de instrumenten waarin de oplossingen zit als einddoel, maar deze Best Practice instrumenten kunnen best ingezet worden als hanteerbare instrumenten voor het oplossen van herkenbare problemen in de ict-huishouding, dus ook voor de gemeente Rotterdam.
Trouwens uit onderzoek is gebleken dat de volgende algemene factoren leiden tot succesvolle resultaten:
+ vertrouwen
+ zekerheid (veiligheid)
+ deskundigheid
+ betrokkenheid
+ empathie
+ responsiviteit
(Zie op internet, Wikipedia: Het ServQual Model).
En kijk in de praktijk waarin het meestal misgaat in de dienstverlening (bv. Project- of programma dienstverlening). Vertrouwen wordt geschonden, deskundigheid is ver te zoeken en betrokkenheid wordt meestal aan 1 partij (de ingehuurde) overgelaten in de hoop dat het probleem dat opgelost moet worden vanzelf wordt verholpen.
Ik hoop dat je dit met mij eens bent.
Johny, reken maar dat de bestuurders verteld is wat ze moeten doen. Mensen zoals Hans Nijman zijn daar al een paar decennia bezig om die theoretische kennis bij bestuurders en directeuren van Rotterdam op te poetsen.
Wat anders is dat de bestuurders en directeuren, meestal geen ervaring hebben met Prince2 e.d. en het daarom niet goed begrijpen. Meer dan 99% van de Prince2 ervaring zit bij het middelmanagement en lager. Logisch dat 80% van Prince2 projecten in PINO eindigt.
Prince2 is goed toepasbaar bij grote ICT-omgevingen (net als MSP, ASL en ITIL). Maar je zult de bestuurders en (vak)directeuren wel een handje moeten helpen. En dat laatste is een vak apart.
Aan ICT-er.
Nu daar we qua zienswijze op 1 lijn in dit vraagstuk van de gemeente Rotterdam zijn belandt, wil ik toch graag weten wie de ICT-er is. Stuur je gegevens naar mijn zakelijk emailadres die ik al eerder via deze nieuwssite bekend heb gemaakt. Ik wil toch graag 1-op-1 met jou van gedachten wisselen met als doel te bezien waar wij de handen ineen kunnen slaan als zakelijke deskundigen.
weer 2 centen:
Bewustwording en gedragsverandering, daar moet eerst aan gewerkt worden. Schuif daarna een methode naar binnen die op pragmatische wijze wordt ingebed in de organisaties. Dat alles kan met minimale inzet van externe expertise. Er zit genoeg kennis en kunde binnen de Gemeente, alleen zal dat eens de ruimte moeten krijgen.
en ik word persoonlijk aardig kriegel van het hoogdravende gewauwel van sommigen die daadwerkelijk denken hiermee een opdracht te kunnen verkrijgen.
@ BN-er
Als je last krijgt van de serieuze kennisuitwisseling tussen professionals, dan adviseer ik je voortaan niet meer deel te nemen aan deze discussies. Kennelijk is het niet goed voor je gezondheid of je gemoedsrust of is het te hoog voor je gegrepen.
Beschouw dit als een gratis, welgemeend positief advies van iemand die altijd het beste voor heeft met zijn medemens, dus ook met jou.
Het ga je verder goed, hoop ik oprecht voor je!
@Johny
Dank voor je zorgen en je oprechte wensen.
Ik denk ook dat het allemaal te hoog gegrepen is voor mij. Bovendien blijkt het inderdaad niet goed voor me te zijn om stukken te lezen van mensen die zichzelf wel erg serieus lijken te nemen.
Ben wel blij dat je (ongevraagde) advies gratis is 😉
Niettemin hoop ik (ook) oprecht dat je de kans krijgt je kennis en misschien ook wel kunde toe te mogen passen bij de Gemeente. Wie weet lezen we dan eens een success story in de Computable over een paar jaar.
“Nothing right on the left side, nothing left on the right side”
Wat een verkapt sollicitatie topic, met een vleugje contact advertentie.
Ik los het op, en wil graag met je praten.
Monsternoard meets lexa
Ga aub nog een papiertje erbij halen, om hierna in de praktijk te testen en te hobby’en.
We hebben nog meer mislukte projecten van zelfbenoemde goeroe’s nodig, en dan het liefst van belasting centen.
Nog meer boeken en papiertjes en wijsheden om een pragmatische aanpak te omzeilen.
Want procedures en methodieken zijn bewezen en werken.
Iets wat uit alle artikelen blijkt tenslotte.
In het land van de blinde…..
Fijn weekend, en hopelijk lukt het solliciteren.
Bashing game over