Het college van Burgemeester en Wethouders en de ambtelijke top van Rotterdam heeft geen grip op de ict van de gemeente. Zij hebben geen zicht op de samenhang tussen ict-projecten en de realisatie ervan binnen planning en het budget van 54 miljoen euro. Dit stelt de Rekenkamer Rotterdam in het rapport 'Foutmelding in beeld'. De rekenkamer concludeert verder dat het aanstellen van een chief information officer vooralsnog een wassen neus is. De cio – de in september aangestelde Hans Nijman – heeft te weinig bevoegdheden om beleid af te dwingen. Het college herkent zich niet in deze conclusies.
De Rotterdamse Rekenkamer stelt vast dat het college en de ambtelijke top de afgelopen jaren aan de zijlijn stonden van de ict-ontwikkelingen. Een van de belangrijkste conclusies uit het rapport ‘Foutmelding in beeld' is dat zij geen waarborgen hebben ingebouwd om grote gemeentebrede projecten binnen budget en planning af te ronden. Rollen en verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk en er vindt geen goede aansturing van de projecten plaats. Het college houdt geen grip op de samenhang tussen de verschillende projecten en op de relatie met de strategische doelstellingen van de gemeente. Onafhankelijk toezicht op de uitvoering van ict-beleid en -projecten ontbreekt en de betrouwbaarheid van informatie wordt niet getoetst.
De rekenkamer concludeert verder dat de uitvoering van de ict-projecten niet vlekkeloos verloopt. Bij de start ervan ontbreekt het vaak aan informatie over risico's, verwachte kosten en baten en alternatieven. Ook beschikt de projectorganisatie vaak niet over de nodige kennis of beheersinstrumenten. Mogelijke gevolgen, aldus de gemeentelijke waakhond, zijn een grote mate van afhankelijkheid van automatiseringsbedrijven, het overschrijden van planningen en/of kosten van projecten en het opleveren van matige systemen.
IT-directeur
De gemeente erkent de tekortkomingen en is een verbetertraject gestart met als belangrijkste verbetering het aanstellen van een chief information officer (CIO). Afgelopen september benoemde zij Hans Nijman, werkzaam als ict-manager bij de Gemeentewerken Rotterdam, tot cio. Nijman is op directieniveau verantwoordelijk voor informatiemanagement en het opdrachtgeverschap voor alle gemeentebrede ict. Hij krijgt daarbij de beschikking over een nieuw in te richten programmabureau
Dit traject is volgens de Rotterdamse Rekenkamer echter niet toereikend. Nog steeds worden college en ambtelijke top niet actief betrokken bij automatiseringszaken. Ook de knelpunten in de projectuitvoering worden nog niet aangepakt. De cio kan heeft te weinig beslissingsbevoegdheden om hun betrokkenheid af te dwingen, laat staan dat zijn positie garanties biedt voor het gemeentebreed opleggen van ict-beleidspunten. De beheersing van kosten en kwaliteit van ict projecten is hierdoor nog niet gewaarborgd, vindt de rekenkamer. Het college zegt zich niet te herkennen in de conclusie dat zij en de ambtelijke top het grote belang van ict niet onderkennen en dat het ingezette verbetertraject te smal is. Zij belooft wel de aanbevelingen van de rekenkamer over te nemen.
Overschrijdingen
Volgens het rapport van Rotterdamse Rekenkamer zou de gemeente over een ict-budget van 54 miljoen euro beschikken. Vorig jaar besteedde Rotterdam echter 86 miljoen euro aan ict en in 2007 76 miljoen. De Socialistische Partij in Rotterdam gelooft dat open source software een oplossing is voor de talloze budgetoverschrijdingen. De SP maakt zich kwaad over een project waarbij de afdelingen personeelszaken en financiën standaard Oracle-software gaan gebruiken. Deze invoering zou de gemeente 26 miljoen euro kosten.
Onderzoek
De gemeenteraad van Rotterdam vroeg de gemeentelijke rekenkamer in juli 2008 onderzoek te doen naar de ict-bestedingen en de wijze waarop de gemeente de politieke en ambtelijke aansturing en beheersing van gemeentebrede ict-projecten heeft geregeld. De Rotterdamse Rekenkamer maakte hierbij gebruik van de governance-methodiek die de Algemene Rekenkamer in 2006 voor de rijksoverheid heeft ontwikkeld en van het ict-inrichtingsraamwerk Cobit (Control Objectives for Information and related Technology).
@Iedereen:
Kijk maar eens op de website van die beste meneer Johny! Ik kom niet meer bij…
Dit is echt waar de wereld behoefte aan heeft, een en al wollige vapourware, smijten met dure woorden, mooie gelikte plaatjes. Deze meneer is zeker op een amerikaanse marketingcursus geweest?
Daarom heeft de IT wereld zo’n slechte naam gekregen, de ‘snelle jongens’ met de fancy woorden die als business consultant je financieel kaalplukken en dan vervolgens systemen over de muur donderen van de (vaak interne) beheersorganisatie.
Maar ja, zolang de snelle pakken elkaar de hand boven het hoofd houden, blijft er werk voor de mensen die moeten puinruimen en systemen echt aan de praat moeten houden.
ps: volgens mij zijn “de consultants” in de leer geweest bij de heren bankmanagers. En weten wat daarmee kan gebeuren…
Maar eens een berichtje van een insider, iemand op de loonlijst van het SSC:
Er zijn een meerdere oorzaken van het falen van het Shared Service Center ICT binnen de gemeente Rotterdam. De ‘klanten’ van het SSC hebben 30 jaar lang zelf kunnen bepalen wat goed voor hen was om hun werk te kunnen doen. Het waren eilandjes, en het is dus terecht dat de gemeente Rotterdam daar vanaf wil. Echter, het overnemen van 30 jaar ICT-historie door een SSC en alle applicaties ‘as is’ gaan porteren naar een Citrix-omgeving is mijns inziens volstrekt kansloos. Men had moeten aanvangen met het centraliseren van de standaard KA, en vanuit die basis langzaam verder centraliseren. De opgebouwde goodwill zou hierbij ook hebben geholpen: nu zet alles en iedereen de hakken in het zand om de centralisatie te stoppen. Directies en management van diensten blijven liever zelf ‘de dienst uitmaken’, uitvoerenden zijn bang voor hun baan of zitten al 30 jaar met plezier op dezelfde plek en willen niet overstappen naar het SSC… en voila! Het heeft effect!
Daarnaast valt nog een belangrijke oorzaak van het falen te noemen: In tegenstelling tot marktpartijen waarbij alle gewenste service mogelijk is zolang er maar betaald wordt, is ICT Service een ambtelijke organisatie met een 9-5 mentaliteit. Het besef dat er gewerkt wordt voor klanten (de verschillende diensten en deelgemeenten) is volstrekt afwezig. Deze klanten zijn namelijk allen ‘zeurpieten met lastige vragen en wensen’. Het beperkte niveau en de beperkte ervaring van zowel de directeur, management en uitvoerenden op ICT-gebied (en laat staan op gebied van het runnen van een SSC) ligt hieraan ten grondslag. Op het moment dat een klant een bepaalde behoefte heeft om haar eigen dienstverlening te verbeteren is de basishouding van het SSC dat de klant ‘lastig doet’ en ‘weer wat nieuws wil zonder enige noodzaak’. Dit fenomeen van klantonvriendelijkheid doet zich zelfs voor bij (ver)storingen. Het SSC gaat ermee aan het werk, echter vijf uur is vijf uur en morgen is er weer een nieuwe dag.. Het grotere plaatje ontbreekt, er is geen (moreel) besef dat er klanten cq. collega’s niet kunnen werken, waardoor het functioneren van het gemeentelijk apparaat in het gedrang komt.
Het SSC speelt overigens geen enkele rol in het gemeentebreed meedenken over de ICT-toekomst. Het is een uitvoerend orgaan. Dit is m.i. evengoed ontzettend vreemd. Men krijgt opdrachten en heeft maar te slikken, ook al zijn zaken technisch onhaalbaar of onhaalbaar binnen de geeiste termijn.
Toch erg interessant om te zien wat ene consultant allemaal aan reacties weet los te maken. Ik kan mij ook niet onttrekken aan het idee dat er veel gepraat wordt, maar weinig wordt gezegd. Dat er veel theorie, maar weinig praktijk in naar voren komt. En dat voor iemand die kennelijk al meer dan 10 jaar voor de City of Rotterdam werkt.
Ik kan mij de weerzin om dit type consultants in te huren wel voorstellen. Bovendien lopen er al meer dan genoeg rond.
Even ter verdediging van de CIO (sommigen zullen mij dit niet in dank afnemen ;-), die zit er nog niet zo lang, dus geef hem het voordeel van de twijfel. Het SSC is er na een jaar of 8 voorbereiding ook nog niet helemaal klaar voor.
En Johny: zou jij pas uitbetaald willen worden voor je diensten als er bewijs is dat ze ook daadwerkelijk vruchten hebben afgeworpen (na een paar jaar!). No cure no pay? Het zou je sieren om dat voor te stellen, als je al in gesprek kan komen met de hoge heren en dames opdrachtgevers.
my two (anonymous) cents
Het is opvallend dat personen die zich druk maken dat deelnemers aan een online discussie zich moeten identificeren dezelfde personen zijn die een ego hebben welke hoger reiken dan de eiffeltoren. Dat wil zeggen, je moet als een jaknikker met hun argumenten meegaan anders word je verketterd als een afvallige.
Het probleem van de hogere ambtenaren is dat zij geen beslissingen durven nemen en zich laten indekken door dure externe consultants. Deze consultants contracteren wederom hun dure vriendjes en het cirkel is rond.. Of de hogere ambtenaren hebben zich laten influisteren door dezelfde dure consultants over de nieuwste ICT hypes, bijv. SOA, die zij dan moeten toepassen en wederom dure externen moeten inhuren om deze kennis eenmalig toe te passen?Zolang de ambtenaren denken dat zij alleen zekerheid krijgen door in zee te gaan met gladjonkers en dure consultants van de Bekende bedrijven zal GRIP op ICT een utopie blijven
@aart,
Het zijn ware dingen die je zegt. De 9-5 mentaliteit hoort gewoon bij de ambtenarij. Daarbij is er geen (moreel) besef dat de leverancier-collega ook nog een leven naast het werk heeft. In tegenstelling tot bij marktpartijen mag het intern niks kosten en geen van de klanten-collega’s wil inleveren op salaris om de extra 24×7 FTEs mogelijk te maken.
Goed dat de rekenkamer zo’n rapport uitbrengt, want een CIO die te weinig zeggenschap heeft, dat werkt in ieder geval niet.
Realiseer je wel dat Rotterdam hier in de afgelopen decennia zijn eigen probleem gecreeerd heeft. De directeuren rapporteren pas sinds een jaar of wat aan de gemeentesecretaris ipv aan de wethouders en mochten tot voor enkele jaren hun eigen gang gaan wat bedrijfsvoering betreft.
Bij invoering van KCR en SSC waren de diensten vrij om deel te nemen of hun eigen ICT te handhaven. Dankzij eigen financiele administraties hebben de rijke diensten van de fysieke sector hun eigen potjes en dankzij het centrale afroombeleid wordt elke besparing bij de centrale diensten direct weggehaald en moeten ze dat voor investeringen weer per euro terugbedelen. Volgens Aart rent iedereen bij SSC om 17.00 de deur uit en hebben de decentrale ICT’ers het goed naar hun zin.
De ideale omstandigheden voor een faliekante mislukking.
Goed dat de CIO eerst een programmabureau gaat inrichten en een plan gaat maken. (Rotterdams) poetsen zonder plan lijkt mij niet zo effectief. Daarvoor lopen de belangen te veel uiteen. De nieuwe CIO weet daar alles van. Als ICT-manager van gemeentewerken heeft hij er jarenlang voor gekozen niet over te gaan naar de centrale diensten. Als ik Aart moet geloven had hij nog gelijk ook.
Marieke (wel ICT-er, geen Rotterdammer)
Marieke, je hebt gelijk. Een CIO die te weinig zeggenschap heeft omdat de rijke Rotterdamse diensten (en directies) nog steeds lak hebben aan de concerngedachte, dat werkt niet. Dat was overigens wel het beleid van Hans Nijman en c.s. toen hij nog op het stadhuis werkte. Aart zegt, dat het SSC geen enkele rol speelt in het gemeentebreed meedenken over de ICT-toekomst. Ook dat is al lange tijd het centrale ICT-beleid. Vroeger was er een moeizame relatie met Gemeentelijke Reken Centrum, nu het SSC.
Mijn advies, opnieuw beginnen onder leiding van nieuwe spelers zonder besmet verleden die elders met succes een SSC hebben geleid nadat de TBV?s eindelijk eens goed zijn verdeeld. 30 jaar lang niet poetsen maar elkaar dwarszitten, dat poets je niet zomaar weg.
15 tot 20 jaar geleden werd ICT organisaties binnengefietst met de idee en de belofte dat alles beter en makkelijker zou worden. Nou, dat hebben we geweten. Ook in ambtelijke organisaties heeft ICT lang niet dat opgeleverd wat er van verwacht mocht worden. Waar aan de uitvoerende (business) kant misschien daadwerkelijk minder handjes nodig waren kwamen ze aan de ICT kant twee keer zo hard naar binnen.
Inmiddels is de techniek volwassen geworden, evenals een groot aantal toepassingen, en is de mogelijkheid ontstaan ingewikkelde (ICT) organisaties daadwerkelijk te verbeteren. En nu zet in veel gevallen de oude garde de hakken in het zand. Mensen die jarenlang hun geld verdiend hebben met het onderhouden en ?verbeteren? van ellende, worden nu in trajecten gemanoeuvreerd die er op uit zullen draaien dat er daadwerkelijk meer mogelijk is met minder mensen. Bij de overheid staat dat gelijk aan vloeken in de kerk. Met het vooruitzicht van een AOW leeftijd van 67 jaar zullen veel ICT verbetertrajecten bij overheden de komende jaren minder succesvol zijn dan in het bedrijfsleven. Pas als de zittende generatie ICTers daar is opgehoepeld zal het echt crescendo gaan met ICT. Dat gaat dus nog een aantal jaren duren.
HK, je bent niet erg hoopvol. Waarom denk je dat de ICT-problemen voor organisaties juist 15-20 jaar geleden zijn ontstaan (in de periode van het implementeren van de PC netwerken)? Denk je dat daarvoor – toen de datacentra in control waren – de ICT-organisaties meer klantgericht waren en de gebruikers betere ICT-faciliteiten hadden? En waarom denk je dat al die tijd daarna verzuimd is om ingewikkelde (ICT) organisaties daadwerkelijk te verbeteren en de ellende in stand gehouden is? Wat versta je onder oude garde (iemand die 15 jaar geleden op zijn/haar 18e is begonnen ellende te onderhouden, is pas 33 jaar).
Praat je ook over de situatie bij Rotterdam, zo ja wat zijn je ervaringen met Rotterdam.
Over de hele linie merk je dat ICT trajecten die gericht zijn op verbetering weerstand ontmoeten. Dit geldt voor alle organisaties en dus niet specifiek overheid. Nieuwe techniek, mits goed toegepast, kan steeds efficienter ingezet worden en steeds meer lijken projecten er (mede) op gericht de ICT organisatie (opnieuw) in dienst te stellen van de business. Mijn observatie is dat vooral daar waar veel outsourcing plaatsvindt interne ICTers niet zelden op het verkeerde been worden gezet door de partij waar e.e.a. is ondergebracht. Ik zal geen namen noemen maar de performance van enkele grote dienstverleners, die het technisch beheer van grote organisaties waar ik heb gewerkt voor hun rekening nemen, ligt ver onder de normen die daar conform de SLA of andere dienstenovereenkomsten zijn gesteld.
Wat mij vervolgens opvalt is dat men slechts in beperkte mate bereid is trajecten in te gaan die daadwerkelijk kunnen leiden tot beter en effici?nter beheer. Een plausibele reden om al te grote verbeteringen tegen te houden is omzetderving. Echter, vaak gaat ook de interne ICT organisatie niet geheel vrijuit. Zeker daar waar de ICT een lijnorganisatie is geworden liggen er bedreigingen als inperking van ?macht? en verlies van invloed.
Zolang ICT onvoldoende ten dienste van de business staat zullen er problemen ontstaan zodra er pogingen worden ondernomen de business weer leidend te maken. En nogmaals, met de huidige stand van techniek is dat in mijn beleving zeer goed mogelijk. Waar bij organisaties een combinatie van deze factoren speelt (onvoldoende eigen kennis, uitbesteding van technisch beheer en ICT lijnorganisatie i.p.v. staf of facilitair) zullen verbetertrajecten de nodige weerstand ontmoeten van de zittende club. Mijn inschatting (en niet meer dan dat) is dat binnen overheidsorganisaties die weerstand groter is dan in het bedrijfsleven, simpel omdat dit daar meer effect sorteert. Daarbij komt het niet onbelangrijke gegeven dat veel overheid niet direct een verandercultuur kent, er veel meer overlegniveaus zijn en er door verantwoordelijken relatief weinig risico genomen wordt. Dit maakt het er niet makkelijker op.