Het college van Burgemeester en Wethouders en de ambtelijke top van Rotterdam heeft geen grip op de ict van de gemeente. Zij hebben geen zicht op de samenhang tussen ict-projecten en de realisatie ervan binnen planning en het budget van 54 miljoen euro. Dit stelt de Rekenkamer Rotterdam in het rapport 'Foutmelding in beeld'. De rekenkamer concludeert verder dat het aanstellen van een chief information officer vooralsnog een wassen neus is. De cio – de in september aangestelde Hans Nijman – heeft te weinig bevoegdheden om beleid af te dwingen. Het college herkent zich niet in deze conclusies.
De Rotterdamse Rekenkamer stelt vast dat het college en de ambtelijke top de afgelopen jaren aan de zijlijn stonden van de ict-ontwikkelingen. Een van de belangrijkste conclusies uit het rapport ‘Foutmelding in beeld' is dat zij geen waarborgen hebben ingebouwd om grote gemeentebrede projecten binnen budget en planning af te ronden. Rollen en verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk en er vindt geen goede aansturing van de projecten plaats. Het college houdt geen grip op de samenhang tussen de verschillende projecten en op de relatie met de strategische doelstellingen van de gemeente. Onafhankelijk toezicht op de uitvoering van ict-beleid en -projecten ontbreekt en de betrouwbaarheid van informatie wordt niet getoetst.
De rekenkamer concludeert verder dat de uitvoering van de ict-projecten niet vlekkeloos verloopt. Bij de start ervan ontbreekt het vaak aan informatie over risico's, verwachte kosten en baten en alternatieven. Ook beschikt de projectorganisatie vaak niet over de nodige kennis of beheersinstrumenten. Mogelijke gevolgen, aldus de gemeentelijke waakhond, zijn een grote mate van afhankelijkheid van automatiseringsbedrijven, het overschrijden van planningen en/of kosten van projecten en het opleveren van matige systemen.
IT-directeur
De gemeente erkent de tekortkomingen en is een verbetertraject gestart met als belangrijkste verbetering het aanstellen van een chief information officer (CIO). Afgelopen september benoemde zij Hans Nijman, werkzaam als ict-manager bij de Gemeentewerken Rotterdam, tot cio. Nijman is op directieniveau verantwoordelijk voor informatiemanagement en het opdrachtgeverschap voor alle gemeentebrede ict. Hij krijgt daarbij de beschikking over een nieuw in te richten programmabureau
Dit traject is volgens de Rotterdamse Rekenkamer echter niet toereikend. Nog steeds worden college en ambtelijke top niet actief betrokken bij automatiseringszaken. Ook de knelpunten in de projectuitvoering worden nog niet aangepakt. De cio kan heeft te weinig beslissingsbevoegdheden om hun betrokkenheid af te dwingen, laat staan dat zijn positie garanties biedt voor het gemeentebreed opleggen van ict-beleidspunten. De beheersing van kosten en kwaliteit van ict projecten is hierdoor nog niet gewaarborgd, vindt de rekenkamer. Het college zegt zich niet te herkennen in de conclusie dat zij en de ambtelijke top het grote belang van ict niet onderkennen en dat het ingezette verbetertraject te smal is. Zij belooft wel de aanbevelingen van de rekenkamer over te nemen.
Overschrijdingen
Volgens het rapport van Rotterdamse Rekenkamer zou de gemeente over een ict-budget van 54 miljoen euro beschikken. Vorig jaar besteedde Rotterdam echter 86 miljoen euro aan ict en in 2007 76 miljoen. De Socialistische Partij in Rotterdam gelooft dat open source software een oplossing is voor de talloze budgetoverschrijdingen. De SP maakt zich kwaad over een project waarbij de afdelingen personeelszaken en financiën standaard Oracle-software gaan gebruiken. Deze invoering zou de gemeente 26 miljoen euro kosten.
Onderzoek
De gemeenteraad van Rotterdam vroeg de gemeentelijke rekenkamer in juli 2008 onderzoek te doen naar de ict-bestedingen en de wijze waarop de gemeente de politieke en ambtelijke aansturing en beheersing van gemeentebrede ict-projecten heeft geregeld. De Rotterdamse Rekenkamer maakte hierbij gebruik van de governance-methodiek die de Algemene Rekenkamer in 2006 voor de rijksoverheid heeft ontwikkeld en van het ict-inrichtingsraamwerk Cobit (Control Objectives for Information and related Technology).
Ik (58 jaar) heb 40 jaar ervaring als ICT consultant en ben sinds 1/2/2009 druk op zoek naar een baan. Waarom stuurt SoZaWe mij het bos in als buschauffeur, terwijl er nog zoveel in de ICT te doen is? Ik wil daar graag aan meewerken en stel geen hoge looneisen.
Lieve gemeente Rotterdam,
Luister aub niet naar de SP. Open source is echt niet het antwoord op de budgetoverschrijdingen. Het artikel geeft al aan waar de schoen wringt; verantwoordelijkheden, bevoegdheden, overzicht etc.
De basis van al dit moois is uiteraard transparantie, betrokkenheid van de juiste mensen, verandermanagement, commitment en een helder plan. Daarna? Voortschrijdend inzicht en eerlijkheid over wat er wel of niet duidelijk is. Dat is onderdeel van het grote avontuur wat de gemeente aangegaan is. Een fantastische werkomgeving voor mensen die begrijpen hoe je anno 2009 een complexe organisatie door het verandertraject kan loodsen.
Succes, Hans! En is er behoefte aan een vent die hier ook wel raad mee weet: schroom niet en neem contact met mij op!
De recente bevindingen uit het onderzoeksrapport van de Rekenkamer van de gemeente Rotterdam klinken mij niet vreemd in de oren. Grote organisaties, zoals de gemeente Rotterdam hebben doorgaans een lange geschiedenis v.w.b. de organisatie en aansturing van hun informatievoorziening. In het geval van de gemeente Rotterdam goldt sinds jaar-en-dag het beleid dat elk gemeenteonderdeel op decentraal niveau zelf de richting, het ritme en tempo mocht bepalen t.a.v. de eigen ict-ontwikkelingen. Alhoewel er pogingen zijn gedaan een gemeenschappelijke deler t.a.v. deze ict-ontwikkelingen voor elk organisatie-onderdeel te realiseren, blijkt dat de sturing en de gezamenlijke ontwikkeling veruit problematisch zijn. Dit probleem roept sterk de neiging naar een centralisatie i.p.v. een decentralisatie in de ontwikkeling van de ict-plannen.
Kortom de geschtste problemen van de gemeente Rotterdam zijn m.i. te wijten aan 3 oorzaken:
1) gebrek aan een sluitende en pakkende ICT-Visie,
2) gebrek aan een steekhoudende governance structure,
en,
3) gebrek aan daadkracht, deskundigheid en verandervermogen naar een adequate governance structuur aangaande de ict-ontwikkelingen van zo’n grote organsiatie.
Het fragmentarisch in het leven roepen van een nieuwe cio, of een Shared-service-organisatie, zonder de bijbehorende visie en governance structuur, levert m.i. alleen suboptimale resultaten. Hiervan maakt de Rekenkamer nu melding van.
Kortom, m.i. moeten de recente bevindingen van de Rekenkamer geplaatst worden in het tijdsgewricht van de ontwikkelingen van de gemeente Rotterdam, die sterk hunkert naar een visionaire blik richting een duurzame toekomst van de Informatievoorziening en alles wat daaromheen hoort.
Raadzaam is om ‘wijs advies’ in te winnen bij die externe bureau’s die hun sporen hebben verdient met het steekhoudend oplossen van dergelijke IT-Governance vraagstukken. Mocht men niet zo’n haast hebben met dergelijke ontwikkelingen, dan zou het raadzaam kunnen zijn een eigen kenniscirkel van high potential professionals uit eigen kweek te belasten met het ontwikkelen van een dergelijke management opgave. Trouwens, uit interne betrouwbare kanalen, blijkt dat de gemeente Rotterdam al ruim 9 jaar worstelt met dergelijke vraagstukken. Er is dus kennelijk niet erg veel haast mee gemoeid; wellicht met andere zaken die het persoonlijk belang van die en gene aangaan, maar zeker niet met de voortvarende ontwikkeling van een adequate IT-Governance. Op termijn maakt dergelijke opstelling de organisatie gereed voor verkoop aan een van de bekende marktpartijen, zoals Accenture, KPN / Getronics of ATOS Origin. Dit is geen schande, want menig een dergelijke organsiatie is de gemeente Rotterdam in deze voorafgegaan.
Waarvan hier alvast mijn eerste bijdrage.
Wel grappig dat consultants nu balletjes opgooien voor hun eigen boterham :-).
Aangezien een groot gedeelte van de gemeentelijke diensten nu hun eigen boontjes dopt als het gaat om ICT voorzieningen, zal uitbesteding van de dienstverlening door een externe partij nog op zich laten wachten.
Overigens ken ik partijen die spijt hebben als haar op hun hoofd dat zij hun ICT voorzieningen hebben uitbesteed aan een externe partij.
Het probleem van budgetoverschrijdingen en projecten die niet op tijd zijn afgerond hebben voornamelijk te maken met bevoegdheden en verantwoordelijkheden en de ambtelijke molens die sommige processen gruwelijk vertragen.
Dit is weer zo’n mooi voorbeeld van de ICT’er die hun opdrachtgevers laten opdraaien voor alle misstanden.
Dringt het niet tot jullie hersens door dat het jullie professionele taak is om dit soort zaken tijdens het uitvoeren van de opdrachten te signaleren en bespreekbaar te maken. Dat is de o zo beroemde toegevoegde waarde die altijd gepredikt wordt. Als blijkt dat de Gemeente Rotterdam niet over de juiste visie beschikt zorg dan dat zij de juiste input krijgen om die visie wel te ontwikkelen. Neem eens een risico in plaats van je als “handjes” te gedragen.
Je komt er niet mee weg door te melden dat er maar weer een advies bij een extern bureau ingewonnen moet worden. Het resultaat: een slecht advies want de bureaus durfen niet kritisch te zijn, lopen langs de randjes van het politieke speelveld, schrijven hun uurtjes en komen er nog mee weg ook. Consultants met ballen, verenigt u en laat zien wat echt mogelijk is als jullie de ruimte nemen.
@Johny
Nog meer externen a raison van……binnen de gemeente ? Daar hebben we er al genoeg van.
Ach, kritisch heeft geen zin. In het verleden bleek wel bij deze CIO dat als een rapport hem niet zinde, het in de la verdween en een ander bureau een nieuw rapport mocht schrijven. Omgaan met kritiek is nu niet een van de competenties die je aan zult treffen in het ICT management binnen de Gemeente Rotterdam.
Erik,
Ik begrijp je en kan het beamen. Binnen de gemeente meer gewerkt wordt aan de persoonlijke status dan dat er gekeken wordt naar de inhoud. Leiderschap, Communiceren is ver te vinden en vriendjespolitiek is kering en inslag.
Of is deze berichtgeving een manier voor de CIO om druk uit te oefenen om zo nog meer bevoegdheden (dwang kunnen uitoefenen) te krijgen dan dat hij werkelijk moet hebben?
Kritiek kan dan weer de kop in worden gedrukt.
Beste mensen die op mijn artikel hebben gereageerd.
De waarheid dwingt mij te zeggen dat ik het niet fraai vindt dat jullie je verschuilen achter een (mogelijkerwijs fictieve) voornaam of een toenaam. Dat is niet netjes als je in een publieke medium als deze met andere professionals in gesprek treedt. Maar goed…
Nu nog even nader ter zake!
Omdat ik pertinent weet waarover ik praat (ik ben immers de afgelopen jaren op vele ict vakgebieden met vlag-en-wimpel gecertificeerd), neem ik derhalve de vrijheid om mijn kennis en kunde op het terrein waarop de gemeente Rotterdam telkens uitglijdt, hen van bewezen en waarheidsgetrouwe adviezen te voorzien.
Dit doe ik omdat ik me erg betrokken voel met vele overheidsorganisaties die worstelen met dergelijke vraagstukken. Niets meer en niets minder.
Zoals de ‘Jan’ mij uitnodigt de handen met andere consultants in een te slaan, wil ik erg graag daarop ingaan. Echter, mijn analyse van de situatie van de gemeente Rotterdam is dat er fundamentele gebreken in de opbouw van de organisatie van de informatievoorziening aanwezig zijn en dat er nauwelijks besef dan wel noodzaak is hier wat aan te doen. De roep om hulp naar de juiste personen met de juiste kennis en expertise is mij tot-op-heden vanuit de gemeente Rotterdam nog niet ter ore gekomen. Wel heb ik vernomen dat men aan het schuiven is met poppetjes en posities, maar dat lijkt mij, vanuit mijn bedrijfskundige inslag, een zeer foute strategie. Ik zou graag eens door een wethouder dan wel 1 of enkele van de betrokken directeuren of de nieuw aangetreden cio (Hans Nijman) worden uitgenodigd om mijn zegje te doen. Want ik heb er alle vertrouwen en overtuiging in dat ik samen met enkele key-players in mijn netwerk van high potential professionals, beschik over die kennis en kunde om de gemeente Rotterdam te helpen uit de misere te geraken. Immers, ik weet waarover ik praat, niet alleen vanuit mijn theoretische kader, maar zaker ook vanuit mijn jarenlange ervaring als ICT Consultant bij vele organisaties.
Voor zo’n uitnodiging bij de gemeente Rotterdam stel daarbij wel enkele voorwaarden vooraf, nl.: a) het zal een boodschap zijn die niemand zal sparen, b) er zal pijn worden geleden in de gehele organisatie, en, c) het zal in beginsel een revolutionaire aanpak en visie zijn, die pas over enkele jaren zijn vruchten zal afwerpen. Er zijn daarnaast ook andere voorwaarden, maar die komen pas aan de orde als de sleutelfiguren gehoor geven aan mijn oproep. Kortom, er is hoop, alleen die komt niet zonder slag-of-stoot tot stand en het vereist van de bestuurders alsook van de directeuren besliskracht met ballen. Enkele betrokkenen weten dat ik van de gemeente Rotterdam, m.n. de ict-organisatie, heb beweerd dat: a) het was niets, b) het is niets, en, c) het zal met deze visie en opzet in de organsiatie van de informatievoorziening nooit wat worden. Welnu, in deze kwalificaties zitten her/en/der wat nuances die overeenkomen met de werkelijke praktijk.
Enfim ik hoop dat ik hiermee mijn vrijblijvende eerste advies nader heb vormgegeven, en nu is het de beurt aan het bestuur en de betrokken directeuren / cio, ten einde gevolg te geven aan deze bijdrage.
Trouwens, welke reactie van die en gene dan ook, die volgt op mijn tweede bijdrage, ik zal hier niet via dit medium op ingaan, maar ben alleen bereid met de aangegeven functionarissen aan tafel te gaan zitten om de gerezen worstel problematiek van de gemeente Rotterdam te bespreken en eens en dit probleemdossier voor eens en voor altijd tot het verleden te laten behoren.
Bestuurders, directeuren en cio van de gemeente Rotterdam.
U bent nu aan zet.
Beste Johny,
De reden dat de gemeente Rotterdam er zo erbarmelijk aan toe is, zijn mensen die het laatste jaar gecertificeerd zijn.
Ze weten in de praktijk van toeten nog blazen.
Beschouwen hun waarheid als DE waarheid.
De IT gaat grotendeels ten gronde aan personen met papiertjes, hun HBO/WO niveau en dure woorden.
Zichzelf verkopen op elk willekeurig moment, al is het een nieuws site.
Deze mensen moeten juist een halt toegeroepen worden.
Het wordt tijd dat er mensen komen met de Rotterdamse mentaliteit:Niet lullen maar werken
Veel mensen verstaan dit verkeerd en begrepen lullen en zakken vullen.
Je zou haast denken dat hier mensen rond lopen met een verborgen agenda.
Het management gehalte is dermate groot dat er geen project meer binnen budget en tijd kan worden afgesloten.
Eindeloze procedures en documenten, de 1 nog onbegrijpelijker als de ander.
Alles om te laten zien dat we in control zijn, en alles tot in details beheersen.
Terwijl de schrijvers de uitvoerenden en de doelgroep vergeten, en een onwerkbare situatie cre?ren.
Wordt re?el en stop met jezelf belangrijker maken als je bent, en zorg dat IT weer een dienst is waar de meerwaarde vanaf straalt.
Daar zou de gemeente Rotterdam mee geholpen zijn.