Intelligente oplossing

De business case krijgt steeds meer aandacht. Dat is een goede zaak, want dat zorgt voor een basis en een kader voor het project. Wat ik als informatie-analist in de praktijk vaak merk, is dat bij het maken van de business case de stap van probleem naar oplossing vaak te snel wordt gezet. Vaak wordt vanuit een vaste ict-leverancier, wat ook de eigen ict-afdeling kan zijn, één oplossing aangedragen. Dit is meestal de meest-voor-de-hand-liggende oplossing, maar daarmee niet per se de beste, handigste en verstandigste oplossing. In projecten zoek ik juist die oplossing die al deze kenmerken heeft: precies de juiste oplossing die het probleem uit de business case oplost. Ik noem dat de intelligente oplossing.

Ik zal niet zeggen dat elke eigen ict-afdeling en vaste ict-leverancier vastgeroest is, maar in de praktijk merk ik wel de effecten ervan. Zoals in de inleiding gesteld wordt vaak 'gekozen' voor de meest-voor-de-hand-liggende oplossing. Meestal is dit helemaal geen slechte oplossing en zelfs vaak ook de juiste oplossing, maar 'meestal' en 'vaak' geven aan dat het niet altijd zo is; dat voelt iedereen in het project. Gevolg is dat projectleden (on)bewust open staan voor veranderingen in de oplossing en dat gedurende het project. Dat laatste is funest voor het op tijd oplossen van het probleem. Bovendien wordt er vaak gezegd dat een oplossing gekozen is, maar zodra naar de afgewogen alternatieven wordt geïnformeerd, dan blijft het stil. Hoe kan er spraken zijn van 'kiezen' als er geen alternatieven zijn overwogen? Waaruit is dan 'gekozen'?

Ik wil daarom pleiten om tijdens het maken van de business case, bewust even tijd in te ruimen om na te denken over wat precies de juiste oplossing, de intelligente oplossing is. Om wat smeerolie te brengen in wat mogelijk vastgeroest is, geef ik hierbij een aantal richtingen, dat het bedenken van alternatieven makkelijker maakt.

Eén: overweeg eens de 'houtje-touwtje oplossing'. Een dergelijke oplossing kenmerkt zich vaak doordat er een slimmerik iets heel eenvoudigs bedenkt. De oplossing is simpel door zijn eenvoud. Soms kan het maken van een lijst in Excel een prima oplossing zijn. Uiteraard brengt dit een aantal kenmerken met zich mee. Meestal zijn dit soort oplossingen wat lastiger te beheren en vaak zijn de oplossingen erg persoonsgebonden. Maar mogelijk zit er een oplossing tussen die een prima overbrugging kan vormen tot het project gerealiseerd is.

Twee: na één of meerdere zeer eenvoudige oplossingen bedacht te hebben, ga je eens zitten voor de 'als-we-nu-eens oplossingen'. Hierbij laat je jouw creativiteit los op de business case. Je vraagt je af 'als we nu eens dit net even anders doen dan normaal?'. Vraag je eens welk heilige huisje in de business case verstopt zit. Je doet wat water bij de wijn en komt zo weer tot een andere oplossing. Deze tweede ronde levert je mogelijk redenen op om nog eens naar de business case te kijken en deze mogelijk aan te sterken.

Drie: de 'vergeet-even-alles oplossing'. Je hebt nu nagedacht over allerlei oplossingen en de business case zit 'in je hoofd'. De laatste stap is nu dat je al jouw kennis over de organisatie en ict-omgeving vergeet en gaat nadenken over de als-ik-morgen-eens-helemaal-overnieuw-zou-kunnen-beginnen oplossing. Je hebt dat gevoel vast wel eens gehad, dat je vast zit aan in het verleden gemaakte keuzen. Stel nu dat je daar eens helemaal los van zou kunnen zijn, wat zou dan de meest optimale, de meest ideale oplossing zijn? Op deze wijze onderzoek je de gestelde randvoorwaarden en voor welke beperkingen deze allemaal zorgen. Met wat je hieruit leert kan je de randvoorwaarden in de business case verbeteren.

Dit proces doet je met een klein team waarin in ieder geval de probleemeigenaar, de ict-verantwoordelijke en een key-user betrokken zijn. Handig is ook om iemand van buiten de organisatie erbij te halen, omdat je daarmee sneller 'out-of-the-box' gaat denken. Zoals de meeste brainstormsessies gaat dit proces het soepelst met een onafhankelijk facilitator.

Nu je een aantal alternatieven op een rij hebt staan, kan je overgaan tot het werkelijk maken van een keuze. Je kunt nu alles op een rij zetten en de totale kosten inclusief beheer schatten (TCO). Je selectiecriteria, die je vooraf bepaald hebt, wijzen je de weg naar de beste oplossing. Misschien kom je op dezelfde oplossing als de meest-voor-de-hand-liggende oplossing uit, maar nu heb je wel jouw antwoord klaar als de vraag komt of dat ook de beste oplossing is. Je kunt nu met overtuiging zeggen dat dat zo is. Deze overtuiging alleen al maakt deze exercitie waardevol, want jouw overtuiging dat dit de juiste oplossing is, gaat ervoor zorgen dat je je focust op die oplossing. Gedurende het projectzal je je niet van slag laten brengen door anderen die allerlei alternatieve oplossingen aandragen. Bovendien heb je onderweg gelegenheid gehad om de business case te versterken. Je hebt nu niet zomaar een oplossing in handen; nee, je hebt een intelligente oplossing in handen!

Alexander Vermeulen
Information & system analist
Garansys (Caesar Groep)