Na de fusie met Interpolis besloot verzekeringsmaatschappij Achmea zijn mailomgeving te migreren van IBM Lotus Notes naar Microsoft Exchange. 'Het was een makkelijke keuze', vertelt programmamanager Steph Berghuis. 'Exchange is de de facto standaard in vergelijkbare bedrijven.' Toch is niet iedereen tevreden.
Het is rustig in het grote pand van verzekeraar Achmea in Apeldoorn, met hier en daar wat medewerkers die aan hun pc of notebook werken. Net zo rustig als vorig jaar, toen de hele organisatie overstapte van IBM Lotus Notes naar Microsoft Exchange. Die migratie verliep vrijwel probleemloos, vertelt programmamanager Steph Berghuis van Achmea IT. 'We hebben tijdens de projectinventarisatie geen gekke dingen over het hoofd gezien.'
Migreren was nodig doordat Achmea in 2005 fuseerde met Interpolis. 15.000 medewerkers van Achmea gebruikten Notes en de 8000 van Interpolis hadden twee Exchange-omgevingen. Het naast elkaar gebruiken van beide platformen was geen optie, legt Berghuis uit. Hoewel tweederde van de gecombineerde organisatie Notes gebruikte, werd het Exchange.
Gemakkelijk
'Het was een gemakkelijke keuze', vertelt de programmamanager. 'Exchange is de de facto standaard in vergelijkbare bedrijven en we willen geen uitzondering zijn. Bovendien hebben de meeste medewerkers thuis geen Notes en gebruikte hun vorige werkgever het ook niet.' Het bedrijf gebruikt Exchange voornamelijk voor e-mail, agendabeheer en interne chat.
Per afdeling zette de verzekeraar in zo kort mogelijke tijd de drie systemen over op een nieuwe Exchange-server. 'Vooral de verhuizing van Notes was een huzarenstukje', vertelt Berghuis. Zo kon het persoonlijke mailarchief van Notes niet worden overgezet, waardoor alleen berichten jonger dan twee maanden werden ingeladen in Exchange. Voor oudere correspondentie moeten medewerkers alsnog de archieffunctie van Notes gebruiken. 'Maar uiteindelijk ging alles goed. Achteraf was iedereen er blij mee.'
Kunst- en vliegwerk
Toch blijkt niet elke medewerker even tevreden met het nieuwe systeem. 'Ik zou het toejuichen als we weer teruggingen naar Lotus Notes', vertelt Maud Hamel, die bij Achmea IT de inhuur van externe ict'ers regelt. 'Mailprogramma Outlook werkt weliswaar prima, maar ik mis de databasefuncties van Notes. Er is veel kunst- en vliegwerk nodig om de door ons gebruikte databases in Outlook te gebruiken.' Hamel ziet de overgang naar het nieuwe programma als een achteruitgang. 'Je kunt niet eens tegelijkertijd verzenden en archiveren!'
'Voor een mediumgebruiker als ik, werkt het anders prima', zegt junior communicatieadviseur Suzanne de Beer. 'Toen ik net bij Achmea kwam werken, moest ik erg wennen aan Notes. Het werkt niet intuïtief. Voor mij was de overgang naar Exchange prettig, en niet alleen voor de e-mail. Ik merk dat ik ook de chatfunctie Communicator veel vaker gebruik dan Lotus Sametime. Het is eenvoudiger ingericht dan Notes.'
Showcase
Achmea werd voor de migratie bijgestaan door vier consultants van Avanade. Dat het team van begin tot eind uit dezelfde mensen bestond, heeft bijgedragen aan de soepele implementatie, vertelt Berghuis. 'Er was Microsoft veel aan gelegen om het project probleemloos af te ronden. Voor de leverancier zijn wij een showcase.'
Van de eerste voorbereidingen tot de daadwerkelijke overgang nam de migratie ongeveer anderhalf jaar in beslag. Het team van Berghuis zette afdeling voor afdeling over op het nieuwe systeem. Dat gebeurde grotendeels geautomatiseerd en steeds buiten kantooruren. 'De volgende ochtend ging je gewoon met Exchange aan de slag en voor vragen kon je terecht bij speciale informatieteams die rondliepen', vertelt Berghuis. 'Informeren is misschien wel het belangrijkste van zo'n migratie.'
Toch op Notes
Ook de kennis van systeembeheerders werd bijgespijkerd met een speciale Exchange-opleiding. De meesten besloten echter om toch op Lotus Notes te blijven. Berghuis begrijpt dat gedeeltelijk. 'Sommigen werken al jaren met dat platform. Het is moeilijk om ze te laten overstappen. We zitten in een veranderingsproces waarbij duidelijke strategische keuzes zijn gemaakt. Notes zit daar niet bij. Uiteindelijk moeten de beheerders kiezen. Als ze niet over willen naar Exchange, zit er voor diegene op den duur niets anders op dan een baan te zoeken bij een organisatie die wel met Notes werkt.'
Voorlopig is Achmea nog niet klaar met de overstap naar Exchange. Berghuis: 'Er zijn nog duizenden programma's die draaien op Lotus Notes, zoals het prikbord en het aanvraagformulier voor een bezoekerspas. Op termijn moet alles zijn overgezet.'
Heb zelf recentelijk in de organisatie waar ik werk ook een migratie van Lotus Notes naar Outlook meegemaakt (helaas, vind het ook geen verbetering).
De opmerking dat een persoonlijk mailarchief niet is over te zetten klopt niet (als je 2 maanden kunt, dan kan de rest ook). Men wilde het blijkbaar niet, zonde want het mailarchief biedt een schat aan informatie.
Zoek maar op internet en je zult allerlei bedrijven vinden dit conversie tools aanbieden voor een paar honderd dollar. Ik heb zelfs een gratis LN-script weten te vinden, maar dat exporteert alleen naar EML-files en dan ben je er nog niet. Erg bewerkelijk en niet 100% perfect, maar ja het is dan ook gratis.
Ik werk al heel wat jaren in mail omgevingen en zie dit steeds vaker , van Lotus Notes naar Exchange , dit klopt technisch gezien niet eens ,Notes is de Client en Domino is de server het zou dus Domino naar Exchange moeten zijn. Maar ook lees ik weer dat men het puur doet om de client naar outlook te krijgen ,dit kan ook gewoon met een Domino back-end helaas maken weinig bedrijven hier gebruik van. Naar mijn mening is Domino nog steeds een superieur platform tov Exchange (dus niet!!! de client).
“Exchange is de de facto standaard in vergelijkbare bedrijven en we willen geen uitzondering zijn”.
Gaat dat argumenteren zo makkelijk binnen bedrijven? Ik eet ook alleen maar wat de boer kent, maar het belicht zo’n organisatie niet echt van een professionele kant. Daar kun je als programmamanager toch wel wat meer wol aan geven.
Wat dat betreft doet Microsoft het inderdaad erg goed doordat hun software overal wordt gebruikt: op school, thuis en… wat niet op het werk? Dat kan en MAG toch niet? es ff een praatje maken dan…
Uiteraard staat het in dit artikel simpeler dan het binnen bedrijven gaat. Een keus voor Domino/Notes of Exchange/Outlook is niet een die je zo maar maakt. Dit is een strategische keuze. Blijkbaar heeft Achmea gekozen voor Microsoft en dat is een keuze die je bij veel bedrijven gemaakt ziet worden. De kracht van Domino/Notes zit natuurlijk in de Groupware, echter dat is ook de valkuil. Ik heb al vele organisaties gezien waar het overzicht over alle databases, volledig zoek was. ITIL processen lijken toch niet volledig geimplementeerd te worden 🙂
Persoonlijk archieven zijn inderdaad te migreren. Zit het archief in Commonstore, dan wordt het al wat lastiger. Terugzetten en daarna migreren is dan de weg te volgen.
“Exchange is de de facto standaard in vergelijkbare bedrijven en we willen geen uitzondering zijn. Bovendien hebben de meeste medewerkers thuis geen Notes en gebruikte hun vorige werkgever het ook niet.”
Als dat de reden is voor de overstap, heb ik grote vraagtekens. In het verhaal mis ik ook totaal het communiceren naar de gebruikers vantevoren, wat willen zij. Allerlei subjectieve aannames. Ook lijkt het alsof er geen alternatieven zijn naast Lotus Notes en Microsoft Exchange, lijkt me erg kort door de bocht. Behalve e-mails versturen, taken plannen/agenda delen en archiveren hoeft er helemaal niet zoveel speciaals volgens mij. 1001 pakketten die daarin voorzien.
@Marcel, simpel of niet:
In mijn organisatie (+5000) ben ik eenoog en gaat het er daadwerkelijk zo aan toe.
Ik beef en sidder dus als klant van Achmea zijnde nu ik dit zo lees.
Een bank/verzekeraar is kort door de bocht een lean en mean marketing machine gesteund door IT? Als over IT al laconiek wordt gedaan dan vrees ik voor het ergste!
Ik vind het wel grappig te lezen dat hier zoveel mensen zijn die de overstap van Notes naar Outlook niet toejuichen. Ik heb zelf bij Achmea gewerkt. Heb de overstap nog net meegemaakt en ik vond het fantastisch.
Nu werk ik weer in detachering en zit nu bij een opdrachtgever waar men nog Lotus gebruikt. Loop regelmatig gefrustreerd te zijn. Als mijn hele machine weer eens twee minuten bevriest omdat er ergens 1 van de Domino-servers niet gevonden kan worden. Of iemand die een stukje van een Excel-sheet in een mail geknipt en geplakt heeft wat dan in Lotus een bitmap wordt (???!@##)
Ieder ander programma kan een paste vanuit Excel verwerken als een tabel, waarom IBM nu weer niet?
Gisteren op Technet live event, Exchange 2010, gezien. Werkelijk waar… IBM loopt minstens 7 of 8 jaar achter in functionaliteit en gebruiksgemak.
Heb de migratie bij Achmea zelf meegemaakt. Notes heeft bepaalde functies die Outlook/Exchange niet heeft. Vanuit die functies bezien is het jamemr dat notes is verdwenen. Voor de rest is Lotus Notes een draak van een systeem/programma en ben ik, hoewel geen MS fan, blij dat het Outlook is geworden. Nu kun je tenminste op een normale manier met je berichten omgaan en ziet het er normaal uit.
Leuk te zien dat de discussie zich snel toespitst op een Domino vs. Exchange (of Lotus vs. Outlook) strijd, terwijl het artikel vooral een geweldige prestatie van Achmea en zijn partners neerzet bij zo’n monstermigratie. Dat is in veel andere en kleinere bedrijven een stuk minder vloeiend gegaan.
Het betreft hier een infrastructurele toepassing, daar kun je het heel lang over hebben. In de jaren 80 staken bedrijven nog geld in uitgebreide selectietrajecten voor het tekstverwerkingsprogramma…de discussie Domino vs. Exchange klinkt over een aantal jaar net zo belachelijk.
Je kan een dood spoor als Domino vroeg of laat verlaten. Achmea heeft m.i. terecht gekozen dat op tijd te doen.
Is allemaal leuk dat gemigreer van het Mail/Calendar deel van Domino naar Exchange. Dat is ook niet het het moeilijkste. Kort door de bocht is dat Next, Next, Finish.
Maar je hoort nooit de horror verhalen over de bedrijfskritische Lotus Notes Database die gemigreerd moeten worden. Naar .Net en Sharepoint is dit een (bijna) onmogelijke opgave. Zeker als in deze database security features zitten, zoals encryptie en Lees/Schrijf rechten.
Op deze manier blijven de bedrijven nog steeds met 2 omgevingen draaien.
En dan heb je het nog geen eens over de TCO, als daar naar gekeken wordt dan ‘wint’ Lotus Notes direct boven alle MS spullen.
Ik verwonder elke keer dat bedrijven het heel gewoon vinden dat als ze een upgrade uitvoeren van bijvoorbeeld Exchange 2003 naar 2007 bijna hun volledige hardware moeten upgraden of vervangen en dat vele zaken die in 2003 werktte nu niet meer hetzelfde werken in 2007.
Over Achmea gesproken, daar draaide Lotus Notes 6.5 en die is bijna End of Life.
IBM heeft in Oktober al Lotus Notes 8.5.1 uitgegeven en dat is wel iets anders als 6.5. Dus als je 8.5.1 eens gaat vergelijken met 2007 dan denk ik dat 8.5.1 wel eens kan gaan winnen.
Dus dan