eHRM, je lijkt tegenwoordig niet zonder te kunnen als HR-afdeling. Techniek en leveranciers bieden de mogelijkheden om HR-processen te automatiseren en de organisatie waar en wanneer nodig inzage te geven in de benodigde informatie. Terug kijkend naar de industriële revolutie begin negentiende eeuw had dit tot positief gevolg dat lange, tijdrovende processen en handelingen aanzienlijk verkort werden. Het productieproces ging volgens vaste standaarden verlopen, waardoor de kwaliteit consistent en aanzienlijk verbeterd werd. Helaas was het mensbeeld toen niet conform onze huidige sociale normen en waarden. Maar los van dit laatste, gaat eHRM een zelfde rol spelen voor human resource?
Leveranciers van de diverse systemen beloven allemaal kwaliteitsverbetering, procesoptimalisatie en kostenreductie. Dit maakt een vast onderdeel uit van de business case. Tenslotte moet de investering in een nieuw PI-systeem, een eHRM-tool of een management dashboard wel van meerwaarde zijn voor de organisatie. Investeren om de vernieuwing is in deze huidige economische tijd niet aan de orde.
Wel zal de organisatie zich moeten realiseren dat de rol van de HR-medewerker ook aanzienlijk anders wordt. HR kan zich met gebruik van eHRM gaan richten op ‘strategisch personeelsmanagement'. Het automatiseren en digitaliseren van onder andere recruitment en administratieve processen hebben tot voordeel dat men over kan gaan tot registratie aan de bron. Door middel van workflow tools geeft men de indiener inzage in het verloop van het proces en kan men eenvoudig controleren of de afgesproken SLA wordt behaald. Ook het leidinggevende kader van de organisaties kan hiervan profiteren. Gewenste managementrapportages zijn op ieder gewenst moment inzichtelijk en bruikbaar voor ‘HR in de lijn' en ‘terugdringing van verzuim'.
De veranderende rol van HR lijkt soms het walhalla, maar is de organisatie er ook klaar voor? Het succes staat of valt met een organisatiebrede implementatie. HR-medewerkers zien de administratieve rol verdwijnen en zullen meer gaan optreden als adviseur, vraagbaak en controleur. Medewerkers zullen het digitaal indienen van verzoeken en declaraties moeten leren, maar ook wennen aan een ander intern contact. Als laatste zal het management de informatie op juiste wijze moet ontsluiten en interpreteren. Het succes zal staan of vallen met een uniforme invulling van de procedures en de implementatie van een eHRM-tool moet organisatiebreed gedragen worden. Een praktische tip hierbij is om de organisatiebehoefte mee te nemen in de selectiefase, maar ook de medewerkers al tijdens het implementatietraject te informeren over de aanstaande veranderingen.
Vaak ziet men een eHRM-oplossing als de oplossing voor het terugdringen van de kosten op het administratieve proces. Echter, tegenover het stuk kostenbesparing staat een omscholing en/of outplacementvraag. Organisaties dienen ervoor te zorgen dat de competenties van de medewerkers aansluiten op de nieuwe mogelijkheden, om deze optimaal te benutten. Als laatste moet men niet vergeten dat het weghalen van de administratieve taak bij HR, wel een verschuiving zal betekenen. Medewerkers en managers zullen nu tijd moeten reserveren voor de invoer van deze gegevens.
De vraag ‘is eHRM de industriële revolutie voor HR?' kan volgens mij positief beantwoord worden. Het zal inderdaad de versneller zijn in de administratieve processen. Eveneens ben ik er van overtuigd dat de kwaliteit van dienstverlening verbeterd zal worden. Wel zal HR zijn ‘winkel' anders moeten inrichten. De gevraagde competenties van de HR-medewerker zijn compleet anders. Een goede PSA-medewerker is nog geen P&O-adviseur. Heeft de afdeling PSA, met vijftien administratief medewerkers, nog bestaansrecht? Kortom, eHRM biedt de mogelijkheden, maar vraagt ook een integrale implementatieaanpak. Hierdoor kan en mag het niet alleen het speeltje van HR zijn. Laat je bij een eHRM-vraag dan ook goed adviseren door een eigen adviseur, steun niet enkel op een pakketleverancier. De totale organisatievraag en -situatie moet integraal bekeken worden om zodoende een eHRM-implementatie daadwerkelijk succesvol te laten zijn.
Hans Hoogendoorn
Hoogendoorn PeC
