BPM als tool voor verandering en controle

Business process management (bpm) is van oorsprong gepositioneerd als een technologie voor het verbeteren van efficiëntie, effectiviteit en kwaliteit. Goedkoper, sneller en beter. Plotseling draait het echter allemaal om agility en adaptation; bpm als tool voor verandering! Tegelijkertijd wordt het ook gezien als een tool voor compliance, risicomanagement en een manier om sla’s, kpi’s, et cetera te garanderen. Control!

Hoe kan dat? Bpm brengt zelf geen agility met zich mee. Er is niets flexibeler dan processen die door geen enkel systeem worden beheerd of bestuurd. Bpm wordt alleen agile genoemd omdat het meer flexibiliteit biedt dan in it-systemen hard gecodeerde proceslogica. Wij noemen dit wel de flexibiliteitsparadox. Procesautomatisering voegt control toe, neemt flexibiliteit weg, maar biedt tegelijkertijd meer flexibiliteit dan voorheen.

Volgens Gartner is procesmanagement in bedrijven een discipline die agility op drie belangrijke manieren mogelijk maakt. Het maakt het mogelijk om sneller beslissingen te nemen, het vermindert de tijd die nodig is om het proces bij te sturen en het stimuleert de consensus voor een snelle acceptatie van de verandering.

Combinatie

Het is van groot belang om te realiseren dat hier sprake is van een combinatie van twee verschillende soorten flexibiliteit. Ten eerste, de mogelijkheid om betere beslissingen over veranderingen te nemen, die gebaseerd zijn op betere gegevens en op een betere manier worden gecommuniceerd. Ten tweede, de mogelijkheid om veranderingen eenvoudiger en sneller uit te kunnen voeren, meestal door middel van een bpm-systeem dat processen niet alleen beschrijft, maar ook bestuurt. In dit artikel ligt de nadruk op deze tweede vorm.

De meeste verkopers van BPM-suites vinden aansluiting bij dit flexibiliteitsconcept door te wijzen op twee bpm-kenmerken. De eerste is round-trip-bpm, dat wil zeggen een iteratieve procescyclus van ontwerp tot uitvoering. Rapportage en analyse wordt in een geïntegreerde omgeving gerealiseerd, waardoor business users zo volledig mogelijk betrokken zijn. Met de tweede, rules engines, is het mogelijk om business rules te veranderen, zonder de procesdefinitie te wijzigen.

Het is verbazingwekkend om te zien dat bijna geen enkele verkoper of analist uitlegt hoe deze functionaliteiten van een bpm-systeem betere flexibiliteit leveren. Het wordt bijna als algemeen bekend beschouwd, maar zo vanzelfsprekend is het helemaal niet. Dus hoe kan agility worden bereikt door automatisering van bedrijfsprocessen? Dit kan op twee manieren:
– Intrinsieke flexibiliteit dankzij een sterke bpm-engine, die in staat is om veel werkstroom- en resourcepatronen, en zelfs uitzonderingspatronen te ondersteunen.
– Flexibiliteit door middel van de aanpasbaarheid van het procesgedrag.

Wijzigingen voorkomen

Het belangrijkste verschil is dat in het eerste geval, elke gedragswijziging van het systeem, een wijziging van de procesdefinitie vereist. Dat is de reden waarom betere engines meer flexibiliteit bieden. Het doel is om wijzigingen in de procesdefinitie te voorkomen. Zelfs als het heel eenvoudig is om deze wijzigingen uit te voeren, zal elke wijziging een release van een nieuwe versie van het procesmodel vereisen. Een dergelijke upgrade van de versie zal ook getest, geaccepteerd en dus ingepland moeten worden. Op basis van ervaring kan men stellen dat deze wijzigingen niet vaker dan drie keer per jaar kunnen worden uitgevoerd. Deze cyclus wordt vaak de 'outer circle' van het procesbeheer genoemd.

Ondersteuning voor veel procespatronen, operationele flexibiliteit en mogelijkheden voor het behandelen van uitzonderingen moeten noodzakelijke nieuwe releases van het proces helpen voorkomen. Dit concept is in een aantal bpm-tools geïmplementeerd, maar wordt amper als dusdanig besproken. Veel verkopers, zelfs zij die deze mogelijkheden in hun product hebben geïntegreerd, benadrukken agility nog steeds in relatie met het eenvoudiger modelleren, round-trip-modeling (van procesdesign tot uitvoering zonder tussentijdse conversie). Dat is opmerkelijk, omdat round-trip-modeling geen differentiator is, terwijl de genoemde mogelijkheden dat wel zijn!

In het tweede geval, ook wel bekend als 'inner circle', kunnen wijzigingen in het gedrag van het bpm-systeem door middel van parametrisering van de regels, distributie, procesvariabelen, resource-toekenning, webservices, et cetera worden gerealiseerd. Het doel is dat in een afzonderlijke configuratieomgeving zakelijke gebruikers het proces kunnen aanpassen zonder dat de release van een nieuwe versie nodig is. De cyclustijd voor dit type wijzigingen is kort (vaak in real-time), bij voorkeur zijn de configuratiemogelijkheden gedecentraliseerd in de business-omgeving en in hiërarchische lagen ondergebracht. Inner circle ondersteuning biedt echte agility.

Werkverdeling kan ad hoc en in real-time worden gewijzigd, zonder ondersteuning van de it-afdeling. Dit geldt ook voor aanpassing van bedrijfsregels. De grenzen of drempels van het proces voor de beheerstappen kunnen worden verlaagd of verhoogd om aan de onverwachte werklast te voldoen. Deadlines en sla's kunnen tijdelijk voor eenzelfde reden worden aangepast.

Op deze manier kunnen wij een evenwicht tussen change en control vinden. De outer circle zorgt dat, daar waar besturing nodig is, besturing aanwezig is. De inner circle biedt flexibiliteit om tussen de duidelijke gestelde grenzen te manoeuvreren. Change in control dus.

John Hoogland, ceo Pallas Athena