Smart IT is onlangs door Computable als 'topic' gelanceerd. Dit opiniestuk is bedoeld als verkenning en afbakening van dit concept. Een eerste stap is natuurlijk Google Define: Smart IT of 'What is Smart IT'. Helaas, dat levert vandaag nog niets op. Wikipedia verwijst naar 'KISS' waarvan één S staat voor Smart en met wat fantasie staat 'Smart' voor simpel, meetbaar, acceptabel en tijdgebonden. Maar dat is zo te zien een dwaalspoor.
Smart IT als 'topic' is kennelijk bedoeld als label voor kostenbesparende ict. Dat is een veel belangrijkere richting voor het onderwerp en eigenlijk voor de ict-industrie een belangrijke drijfveer. Waarom? Omdat de invoering van rekenkracht met computers organisaties zou moeten helpen om efficiënter te worden. Dat kan door kwaliteitsverbetering: applicaties regelen de saaie taken, of voeren ze nauwkeurig uit. Het kan door stroomlijning: een computernetwerk kan bureaucratische beslissingen aanzienlijk versnellen, zoals IBM allang geleden ontdekte en aantoonde bij een studie naar de beoordeling van schadeclaims bij verzekeringen. Een computer kan taken van mensen overnemen, waardoor de dure personeelsbestanden kunnen worden uitgedund. En ga zo maar door.
Wat echter niet zo gemakkelijk is, is het goedkoper maken van de automatisering zelf. Die werd weliswaar steeds sneller en kon steeds meer, maar werd ook alleen maar duurder. Midden jaren '90 vroeg zelfs The Economist zich retorisch af waar de efficiencywinst van alle investeringen in automatisering was gebleven, want die werd nog steeds niet zichtbaar. Pas rond 2000 zakte die discussie enigszins in. En dan is er nog de Wet van Moore die op zijn eind loopt. Tot voor enkele jaren werden chips steeds sneller en efficiënter. Het energieverbruik steeg mee en pc's zijn op een gegeven moment nauwelijks meer efficiënt te koelen. De snelheid van pc's neemt niet meer zo toe. Er kunnen meer processoren of 'cores' in, maar ook daarin zitten grenzen. De applicatiebouwers kunnen er niet meer vanuit gaan dat steeds tragere applicaties wel op stoom komen door steeds snellere chips en moederborden. De 'Wet van Moore' ging tot voor kort over steeds snellere processoren, maar tegenwoordig meer over processoren die voor steeds minder geld hetzelfde kunnen. Wellicht dat de nieuwste lithografietechnieken de Wet van Moore weer leven kunnen inblazen, hoewel dat misschien slechts tijdelijk is.
Het is te verwachten dat zeker in tijden zoals deze, waarin centen wat vaker worden omgedraaid, manieren worden gezocht om ict niet zozeer sneller te maken, maar wel betaalbaarder. Op die manier gedefinieerd staat Smart IT voor het besparen op kosten en wellicht ondertussen 'vergroenen' van ict. Kosten en milieubewustzijn gaan hand in hand.
Een Smart IT-benadering kan zich richten op aanschafkosten: in plaats van automatisering bij één partij als totaalleverancier neer te leggen, moeite doen om per onderdeel de beste aanbieding te krijgen. Dat vergt kennis, om deze onderdelen wel werkend samen te stellen. Immers, garantie voor de combinatie is dan niet makkelijk meer te krijgen.
Een volgende benadering is het richten op huisvestingskosten. Applicaties draaien op machines en die hebben een beveiligde ruimte nodig, voorzien van goede infrastructuur. Gespecialiseerde bedrijven (hosting, housing) kunnen daarin voorzien. Maar misschien is die ruimte over enkele jaren niet eens voorhanden en dus duur. Aan inkoopzijde zal des te sterker op de kosten worden gelet. Het extern housen van een rackserver is bijvoorbeeld nu al duurder dan het huren van een extra kantoorruimte voor een paar extra werkplekken. Daar zou je, bij wijze van spreken, die rackserver met wat concessies en compromissen, waaronder een extra slot op de deur, ook kunnen neerzetten.
Dan zijn er de energiekosten (waaronder ook koeling). Misschien zijn die momenteel nog aanvaardbaar, maar het is niet zo waarschijnlijk dat dat zo blijft en energieverbruik is ook niet zo fraai voor het milieu. Keuze voor zuinige automatisering loont dus, tenzij die 'zuinige' apparatuur in aanschaf te duur wordt of bij productie en transport reeds teveel energie kost. De energie moet worden aangevoerd. Dat kan voor housing-centra nog wel eens een probleem zijn. Fabrikanten maken daarom steeds zuinigere apparatuur en leggen zichzelf daarbij ambitieuze doelen op. Niet alle inkopers hechten er de juiste waarde aan. Niet alle organisaties rekenen energiekosten door aan het ict-departement. Dat gaat wel komen.
Denk aan de platform- en applicatiekosten. Licenties, beheer en onderhoud. Er wordt vanuit steeds meer businessmodellen software aangeboden, waaronder 'gratis' software. Het staat voor mij niet vast dat 'gratis' software zich kan meten met betaalde software en uiteindelijk zal de aanbieder kosten terug willen zien. Maar er is wel keuze ontstaan. De rekensom waarmee licentiekosten, beheer en onderhoudskosten tegen elkaar worden afgewogen valt niet mee en is onderwerp van verhitte discussies onder deskundigen en belangstellenden. De bekendste discussie is die over de kosten rondom Microsoft Windows versus Linux-distributies. Het businessmodel rondom Linux-dienstverlening is anders. Ook al bespaar je op licenties, het vergt wel specifieke en dus kostbare kennis van dienstverleners en gebruikers, om er soepel mee te werken. Sommigen kiezen daarbij voor samenwerkingsverbanden, om meer flexibele licentievoorwaarden af te kunnen dwingen. Fabrikanten van hardware (IBM) spelen er op in door bijvoorbeeld maximale rekenkracht per processorcore te leveren, in plaats van per machine, en zo de softwarelicentiekosten (per core) van hun klanten te minimaliseren. Diverse applicatieleveranciers en detacheerders proberen van een licentie- of urenmodel om te schakelen naar een dienstverlenings- en projectenmodel, al valt dat niet mee.
Denk aan de beschikbaarheid. Met SaaS-benaderingen wordt het steeds gemakkelijker om applicaties onafhankelijk van de locatie beschikbaar te krijgen. De fysieke bedrijfsmuren vallen weg, duidelijkheid over waar de gegevens blijven is dan echter wel een vraagstuk. Maar via portal-toepassingen zijn ook gebruikelijke applicaties met niet al te veel moeite locatie-onafhankelijk beschikbaar te maken. Administratieve, financiële toepassingen hebben reeds 'cloud'-versies die worden aangeboden. Mijn indruk is dat kleinschalige e-mailservers als eerstvolgende worden opgeslokt door 'cloud'-oplossingen. In het mkb drukken ict-kosten namelijk relatief zwaar. Veel 'cloud'-oplossingen zoals e-mail en messenger portals, alsmede crm-systemen, zijn steeds makkelijker voor het mkb op maat te maken. Op dit moment wordt worden enterprise resource planning-systemen voor service geschikt gemaakt; volgende kandidaat zou wel eens bedrijfs-ecm kunnen zijn.
Denk aan veiligheid of security, niet in de laatste plaats. Bovenstaande onderwerpen kunnen bij verkeerde keuzes tot grote openingen in de beveiliging leiden. Wellicht zijn er nog standaardoplossingen vanuit firewall-technologie: 'alles dicht', of zelfs 'air gap'. Zonder 'dekkende' beveiligingsexpertise neemt een organisatie grote risico's, zoals we dagelijks kunnen lezen. En zelfs met experts erbij valt het niet mee om de boeven buiten de deur te houden. Vanuit securityperspectief is het misschien niet zo fijn dat 'Smart IT' kan leiden tot combinaties van oplossingen, die onoverzichtelijk en dus moeilijk 'dicht' te beveiligen zijn.
De aandacht gaat ook uit naar de verstrekkende distributie van rekenkracht. Waar tot de jaren '70 de grote rekenkracht in grote machines was geconcentreerd, kwam die via de minicomputer, vervolgens de microcomputer ('pc') de werk- en huiskamer binnen. Inmiddels doen spelcomputers nog nauwelijks onder voor de wat oudere mainframes en worden telefoons en palmtops ('mobility devices') al jaren voorzien van besturingssystemen zoals Windows, waarmee ze al aardig als 'pc' bruikbaar worden. Inmiddels schijnen scholieren van een palmtop te moeten worden voorzien…
Om deze, ook toekomstige, ontwikkeling in de Smart IT-benadering te integreren, kan nog een flinke uitdaging worden. Hoe ontwikkelen en behouden we de kennis om dit alles te overzien? Weinig organisaties zullen zichzelf geheel afhankelijk willen maken van externe kennis, maar vele organisaties zijn het al: externen begrijpen beter hoe de ict is samengesteld, dan de interne 'opdrachtgevers' of zelfs proceseigenaren. Deze laatsten komen in een lastige positie. Voor veiligheid en functionaliteit blijft onderhoud nodig en als de 'opdrachtgever' hier omwille van de kosten, ondeskundige keuzes in maakt, kan dat catastrofale gevolgen hebben. Een klein voorproefje zagen we toen de creditcardgegevens van een minister online werden gezet. Het zal niet voor het laatst zijn.
Smart IT vergt dus kennis binnen de organisatie om de voordeligste, meest aansluitende, zuinigste, meest ruimte besparende, beschikbare, beheersbare, veilige en stuurbare ict te kunnen gebruiken. Dat is niet makkelijk, het vergt een fundamentele koers binnen de organisatie en echte commitment om de vereiste mensen daarbij te betrekken beschikbaar te houden. Daarbij hoort een keuze tussen de mensen die intern de doorslaggevende verantwoording kunnen dragen en de mensen die van extern moeten worden ingehuurd voor advies en implementatie van de koers.
Mijn verwachting is dat naarmate computersystemen ingewikkelder worden, steeds meer mensen worden uitgesloten van veilig en zelfstandig computergebruik. Steeds meer (en steeds hoger opgeleide) mensen zijn niet meer in staat om alle relevante aspecten van computergebruik en automatisering te overzien. Zij worden meer en meer afhankelijk van anderen, om hun automatisering veilig en betrouwbaar te blijven gebruiken. De komst van de 'eenvoudige' netbook is voor deze mensen een uitkomst. Soms is 'Simple IT' nog wel het meest 'Smart IT'.
Eén ding is wel duidelijk: 'Smart IT' vergt een 'Smart IT-organisatie' met slimme ict-professionals.
