Governance strijdt met ECM over rolverdeling

Er is de laatste tijd weer veel te doen over governance, maar er is ook veel verwarring over wat het nu precies is en waarom het zo belangrijk is. Kort samengevat is governance sturing geven aan iets. Ecm kan hierbij helpen, maar onze experts verschillen van mening hoe de rollen dan verdeeld moeten zijn.

Edwin van Meggelen, project manager en management consultant, Vamecon Consultancy

Er is veel verwarring over wat het begrip 'governance' nu inhoudt. De term wordt veel gebruikt in de zin van 'goed ondernemingsbestuur' (corporate governance) en de regelgeving hierover, bijvoorbeeld SOX, Basel, code tabaksblad, etc. Maar er is ook een andere insteek, namelijk die van 'project governance'. Governance heeft dan betrekking op het in kaart brengen van de stakeholders en beslissingsbevoegdheden rondom een informatiemanagementproject. Op basis van de juiste informatie over de gang van zaken in het project, bijvoorbeeld verkregen op basis van de onafhankelijke projectreview, kunnen de stakeholders de juiste beslissing nemen om het project bij te sturen (of tijdig stop te zetten indien nodig).

Wat kunnen we leren met het oog op het succes en falen van ecm-projecten? In de praktijk geldt mijns inziens dat ook veel ecm-projecten mislukken of niet aan de verwachtingen voldoen, doordat de mensen in de projecten het contact met de werkelijkheid verliezen. Bijvoorbeeld onrealistische doelstellingen, onvoldoende betrokkenheid stakeholders, onderschatting proces- en organisatorische issues, etc. Het uitvoeren van een onafhankelijke projectreview, tijdens het project, en het toepassen van het principe van project governance kan dan helpen om de kans op succes van het ecm-project behoorlijk te vergroten.

Eric van Korven, consultant, OpenSesame ICT

De rol van software, en dus ook ecm, is voor governance bescheiden. In deze bescheiden rol kan ecm echter wel flink bijdragen aan met name de praktische aspecten van governance. Enerzijds is er het tot stand komen van beleid, waarbij met name het gebruiken van collaberation-voorzieningen van ecm-producten met alle stakeholders erg effectief kan werken. Anderzijds is er het daadwerkelijk uitvoeren van het beleid waarbij het beschikbaar stellen van de juiste beleidsinformatie aan de juiste mensen, denk ook aan personalisatie en beleidsinformatie op maat, middels ecm kan worden ingevuld. Voor het realiseren van het beleid op governance-niveau zullen de workflow-voorzieningen van ecm-systemen over het algemeen veel te beperkt zijn. Echter, als het punt bereikt wordt dat de met governance uitgezette lijnen toetsbaar zijn en ook daadwerkelijk getoetst worden, is voor het presenteren van de juiste indicatoren aan de juiste mensen ecm weer prima in te zetten.

Jonne Joosten, ecm-expert en projectmanager, You Move

Bij ecm-beheer van ongestructureerde informatie is het goed te realiseren dat veel mensen (kans) tijdens hun kantoorwerk voornamelijk bezig zijn (impact) met het creëren en bewerken van ongestructureerde informatie zoals e-mails, documenten, websites, etc. Als men spreekt van het mislukken van projecten bij ecm-implementaties is het daarom relevant het risicoprofiel bij dergelijke projecten goed te bekijken. De hoge kans en grote impact bij ecm-projecten creëert daarmee bijna per definitie een groot risico. De maatregelen om dergelijke risico's te managen worden vaak gezocht in de governance. Ecm vraagt daarmee nog meer aandacht voor de juiste beslissingen door de juiste mensen, hoe lastig dat ook is.

Jeroen Verberg, ceo, Hippo

Governance is niets anders dan sturing geven aan iets, zoals bijvoorbeeld projecten. Het lijkt mij evident dat bij het nemen van beslissingen de belangen van de stakeholders leidend zijn. Als je voor de start van een project moet gaan vragen wat die belangen zijn, is er, denk ik, sowieso iets mis in je organisatie. De begripsverwarring ontstaat bij het concept 'good governance'. Als het goed is heeft een organisatie een model en procedures die passen bij het type beslissingen dat genomen moet worden, waardoor het aantal fouten klein is en fouten geen grote impact hebben (het vermijden van sommige fouten is soms duurder dan de fout zelf).

Het onderdeel waarbij ecm-tools een bijdrage kunnen leveren aan good governance is dat accountability (verantwoording) een belangrijk onderdeel geacht wordt te zijn van good governance, omdat je dan kan verifiëren of dezelfde input dezelfde output oplevert (rechtsgelijkheid beginsel). Door de gebruikte informatie bij beslissingen op te slaan en achteraf inzichtelijk te maken, kan ecm een bijdrage leveren. Als diezelfde tool dan het beslissingsproces enigszins handig ondersteunt (collaboration tools) gaat dat opslaan en daarmee je good governance vanzelf.

Oscar Dubbeldam, partner, Strategy Partners

Theorie en praktijk, soms liggen ze heel ver uit elkaar en soms gelukkig niet. Elk project, of het nu een ict-ecm-project of een bouwproject is, heeft een goede aanpak nodig. Governance komt aardig overeen met de oude systeemontwikkelmethodiek. Eerst de definitiestudie en dan het functioneel en technisch ontwerp. Binnen de definitiestudie is het van belang dat de doelstellingen duidelijk zijn, er afstemming is geweest met de belanghebbenden, etc. In de loop der jaren hebben we verschillende termen gezien voor steeds hetzelfde doen. Alleen vergeten we deze dingen nogal eens onder tijdsdruk van het project, de gewenste opleverdatum of het budget. Ik denk dat ook een groot struikelblok ligt bij degene die het project mag uitvoeren. De persoonlijke belangen spelen dan meer dan de projectbelangen. Zolang we die niet eerst goed afstemmen, heeft geen enkele projectmanagementtool of governance resultaat.

Marjolein Ahsmann, directeur, AutomaMA

Governance is nodig voor een succesvol project en ik denk dat dit al helemaal geldt voor ecm-projecten. Waar een 'standaard' project (alhoewel dat een contradictio in terminis is) al een hele kluif heeft aan het definiëren van de stakeholders en het nemen van beslissingen is dit bij een ecm-project nog meer van toepassing. Het gaat bij ecm-projecten immers om de 'fuzzy' ongestructureerde informatie die door de hele organisatie heen gecreëerd, gebruikt en beheerd wordt. Ongrijpbaar, maar enorm belangrijk en de hele organisatie is dus stakeholder, of (als we de web 2.0-community-gedachte erbij nemen) ook de klanten, partners en leveranciers en anderen die toegang tot de content hebben. En ongestructureerde content is moeilijk, dus duidelijke beslissingen en heldere visie, die gedragen worden door de stakeholders zijn cruciaal. Governance in ecm-projecten: eigenlijk onmisbaar.

Serge Leclercq , vice president sales & marketing, VDD IQware

De huidige markt vraagt efficiëntie, transparantie, verantwoordelijkheid en compliancy van organisaties. Het optimaal beheersen van informatiestromen is hierbij van groot belang. Om te kunnen voldoen aan compliance-verplichtingen, corporate governance en diverse wet- en regelgeving op het gebied van digitale duurzaamheid, zijn systematische controlemaatregelen met betrekking tot het creëren, beheren en vernietigen van records en documenten in samenhang met de bedrijfsvoering noodzakelijk.

Een ecm-systeem kan hierin ondersteunen door authenticatie, autorisatie en auditing technieken. Niet alleen voor tekstbestanden, maar ook voor gescande documenten, e-mails, spreadsheets en audio en videofiles. In een logboek wordt bijgehouden wanneer en wie het document heeft geopend en wie welke wijzigingen heeft gemaakt op document en metadata. Omdat dit logboek gebruikt kan worden voor de audit-trail is ecm de manier om alles transparant en inzichtelijk te maken. Daarnaast wordt door ecm een beveiligde opslag van alle informatie gegarandeerd. Door de documenten op te slaan als tiff- of pdf-file wordt de beschikbaarheid van documenten in de toekomst gegarandeerd. Door ecm te koppelen aan governance ligt de uitdaging ook bij de leveranciers. De eisen die aan een ecm-systeem worden gesteld zijn steeds hoger, waardoor zij worden gedwongen om zichzelf te blijven vernieuwen en nieuwe bouwstenen te ontwikkelen.