Breek het licentiemodel open met open source en TCO

Telkens als ik voor de selectie van software gesteld wordt gaan dezelfde vragen door mijn hoofd: waar zijn die (hoge) licentiekosten op gebaseerd, kan dat niet minder en hoe kan ik de investering terugverdienen en dat aantonen?

Bij heel wat keuzen in mijn praktijk als extern ingehuurde consultant heb ik die vragen gesteld en ze echt niet altijd voldoende kunnen beantwoorden voordat het moment van keuze daar was. En blijkbaar ben ik daar niet alleen in, want diverse vakverwanten die ik hierover sprak herkenden dit gelijk. Maar het kan anders, zo is in de praktijk gebleken en ik zal je laten zien hoe.

De dames en heren leveranciers zijn gewend jou uit te leggen waarom je hun software moet kopen, wat de voordelen zijn en hoe mooi hun oplossing wel niet is, waarna ze je de prijslijst, licentiemodel en de kortingstaffel uitleggen. En daar moet je het als klant maar mee doen. Sinds een paar jaar doe ik het anders:

– Neem een open source-product op in je shortlist en communiceer dit aan de aanbieders. De commerciële partijen worden hier gelijk nerveus van en voelen prijsdruk.
– Stel een total cost of ownership-model op voor bijvoorbeeld drie of vijf jaar en laat dit door de aanbieder invulllen. Daarmee krijg je ook helder dat de operationele kosten over de jaren heen vaak boven de initiele investering ligtgen.
– Laat de aanbieder in een business case aantonen waar de kwaliteitsverbetering en kostenbesparingen in jouw situatie meetbaar in resulteren. Deze business case maak je dan ook onderdeel van de overeenkomst die je zou sluiten. Mocht straks in de praktijk blijken dat de besparingen niet gehaald worden, dan moet de prijs die je betaalt ook aangepast worden.

De gedachte achter deze aanpak is heel simpel: 'als de klant de leverancier niet stuurt naar waar hij heen wilt, stuurt de leverancier je wel naar waar jij niet wil uitkomen'. En in de praktijk is gebleken dat deze aanpak werkt; graag deel ik wat ervaringen met je. Bij de selectie van een tool voor monitoring van servers en netwerkcomponenten stonden het open source-product Nagios en Microsoft SMS tegen over elkaar. Microsoft wilde voor deze grote omgeving graag SMS leveren en heeft tientallen procenten extra korting gegeven om onder de business case met Nagios uit te kunnen komen. Met Cisco heb ik het meegemaakt dat zij zelf de conclusie trokken dat de TCO met hun oplossing niet opwoog tegen de te behalen voordelen en ze zich terugtrokken. Maar het sterkste wapen is toch wel de inzet van en communicatie over een open source-alternatief gebleken. In heel wat situaties blijkt open source eenvoudig genoeg te zijn om de gestelde behoefte in te kunnen vullen. Bij die conclusie worden commerciële aanbieders heel nerveus en zijn zij vaak ineens genegen het standaard licentiemodel open te breken. Als klant laat je zo zien wat voor jou de waarde van hun product is en wat je bereid bent er voor te betalen; de wereld is ineens omgedraaid! Laat dat nu een geweldig gevoel zijn… Kortom, met de juiste voorbereiding en deze aanpak is gebleken dat investeringen in software te verantwoorden zijn naar de business of als breekijzer naar de leveranciers werkt.