Bespaar geld door inzet Smart IT

In tijden van crisis kijken bedrijven vaak hoe er op de kosten bespaard kan worden. Ict biedt hierbij vaak een helpende hand door bijvoorbeeld bepaalde processen te automatiseren. 'Smart IT' noemen we dat en de experts van dit nieuwe topic geven tips hoe ict kan bijdragen tot besparingen.

Eva Pellens-Dohle, business informatie analist, Rabobank Nederland, Betalen&Sparen

Vanuit mijn werkveld business intelligence zie ik de volgende besparingen in een organisatie. Veel rapportages worden nog steeds handmatig gemaakt. Vaak is dit begonnen als een tijdelijke oplossing of omdat de ict-systemen (datawarehouses) hier nog niet op waren ingericht. Veel tijd gaat hierdoor verloren in het handmatig maken. Tip: inventariseer eens per jaar welke rapportages handmatig gemaakt worden en kijk of deze niet door een datawarehouse of ander systeem geautomatiseerd kunnen worden. Dan hou je meer tijd over voor analyse. De kwaliteit van deze rapportages verbetert ook, omdat er handmatig vaak kleine foutjes in kunnen sluipen en ook omdat je nu verplicht wordt om goed na te denken wat je wilt tellen. Het mes snijdt aan twee kanten, sneller, controleerbare en een kwalitatief hoger product. Dit geeft weer minder discussies over de cijfers. Let wel op om de echte ict'ers hierbij te mijden.

Christiaan Heidema, senior technologie specialist, Sogeti Nederland

Sinds zijn ontstaan heeft ict een goede bijdrage geleverd aan het geautomatiseerd uitvoeren van het menselijk handelen. Toch zie je nog vaak dat bij de ontwikkeling van nieuwe diensten en producten nog regelmatig nieuwe documentstromen ontstaan die menselijk handelen noodzakelijk maken. Hoewel activiteiten als het beëindigen van een abonnement, een wijziging in de persoonlijke situatie of het aanpassen van een lening elektronisch (via een website of e-mail) doorgegeven kunnen worden, zijn nog vaak handmatige acties noodzakelijk om dergelijke verzoeken te verwerken. Reduceer kosten op personeel door deze handelingen volledig te automatiseren.

Henri Koppen, it-consultant, Kennis Momentum

Google Gmail heeft een gratis variant voor bedrijven. In plaats van een eigen Microsoft Exchange-server nodig te hebben kan al de zakelijke mail door Google worden afgehandeld. Vijftig accounts en een mailbox van 7 (!) GB zijn gratis. Het koppelen aan een eigen domeinnaam is zo gebeurd en werkt praktisch op dezelfde manier als met Outlook, ook wat betreft agenda en gedeelde agenda's. Dit spaart hardware, licentiekosten op software uit en een hoop technische kennis die nodig is voor Exchange-beheer. De enige investering is het migreren van de huidige mailboxen, maar hier zijn tools voor. Het belangrijkste wat er (nog) niet is betreft een restore-mogelijkheid bij het definitief weggooien van e-mail.

Andréas Prins, senior testcoördinator, Sogeti Nederland

Een investering in applicatiebeveiliging is besparing voor imagoschade. Juist in deze tijden kan men zich onderscheiden naar klanten door te zorgen dat de applicatiebeveiliging volledig op orde is. Vertrouwen en betrouwbaarheid zijn hierbij sleutelwoorden. Hier zo vroeg mogelijk mee beginnen tijdens ontwikkeling van software is noodzakelijk. Een applicatie veilig maken brengt extra kosten met zich mee. Deze kosten zijn echter al snel terug verdiend als je bedenkt wat voor imagoschade je kunt oplopen met tien minuten Radar of NOS Journaal. Angst mag geen drijfveer zijn maar wel een motivator. Daarnaast komen de kosten voor reparaties achteraf te vervallen en kan deze vroege investering nare kosten van claims, vanuit wet- en regelgeving, voorkomen. Investeer daarom zo vroeg als mogelijk in dit kwaliteitsaspect.

Robbrecht van Amerongen, projectmanager, Amis Services

Bij Smart IT wil ik vooral de nadruk leggen op 'Smart' en minder op 'IT'. Mijn tip om te besparen op IT is het meer gebruiken van de software in jouw bovenkamer en minder vertrouwen op slimme en vooral uitgebreide en dure oplossingen die door leveranciers worden aangeboden. Begin met de 'vijf -keer-waarom'-regel van Kaizen-goeroe Taiichi Ohno. Vraag bij alles vijf keer waarom. Waarom zijn onze ict-kosten zo hoog? (omdat we duren licenties hebbent), Waarom hebben we dure licenties? (omdat we enterprise-producten hebben draaien), Waarom enterprise? (onze softwareleverancier schrijft dit voor), Waarvoor? (voor de uitgebreide authenticatie) en 'waarom uitgebreide authenticatie? (geen idee, gewone authenticaite is ook voldoende). Denk zelf na en bespaar zelf kosten.

Dimitri Tzoumas, eigenaar, Ermis ICT Diensten & Producten

Met ict-besparen kan ook met een kleine beurs. Een mkb-ondernemer met twee personeelsleden en veel verschillende klanten, particulieren, eenmanszaken, woningstichtingen, etc. heeft veel last van het niet volledig informeren van klanten, het niet tijdig terugbellen na een offerte en correcte aftersales. Post-it's en mailtjes over en weer maken het alleen maar complex. Door een online open source crm aan te bieden met daarin het adresboek, agenda en afspraken met de klant is de efficiency verhoogd en kunnen ze meer klanten met minder werkuren/overuren bedienen. En iedereen weet, tijd is geld. Mkb'ers zijn nu ook bezig met projecten via dit systeem te laten lopen om zo nog meer overzicht te hebben op het klantproces.

Ewald Roodenrijs, solution & innovation manager, Sogeti Nederland

In de ict wordt kwaliteit als belangrijk ervaren. Dit wordt nu voornamelijk opgepakt door het testen van applicaties. Door echter bij het opstellen van documenten deze al te controleren op onder andere juistheid, functionaliteit, traceerbaarheid en testbaarheid kunnen veel onjuistheden in de documentatie al worden gevonden. Deze controle heet 'toetsen'. Wanneer deze onjuistheden in dit stadium al zijn opgelost worden ze zodoende niet verwerkt in de code, testen en implementatie, waardoor er een kostenvoordeel ontstaat met een kwaliteitsvoordeel. 80 procent van de fouten kan namelijk al in de documentatie worden gevonden. Dus met toetsen kan 80 procent van de fouten al uit het product worden verwijderd zonder duur testproces.

Jan-Ot Dijkstra, business consultant, Perfect for People

Organisaties geven in het algemeen veel te veel geld uit aan faciliteiten zoals werkplekken, telefoonabonnementen, leaseauto's en softwarelicenties. Met name in decentraal ingerichte organisaties wordt op verschillende niveaus veiligheidsvoorraden aangelegd van dit soort artikelen. Nieuwe medewerkers moeten immers zo snel mogelijk alle middelen hebben om hun werk te doen. Deze veiligheidsvoorraden zijn voor de organisatie erg kostbaar. Door een goede administratie van deze faciliteiten en het decentraal beschikbaar stellen van deze informatie, kan veel geld worden bespaard. Waarom een nieuwe laptop inclusief software aanschaffen, als er elders in de organisatie middelen vrij zijn? Ict helpt bij contractbeheer, bij het inzicht te geven in alle beschikbare faciliteiten en bij het toekennen van deze faciliteiten aan medewerkers.

Maurice van der Woude, strategic business information manager, NetSourcing

Besparingen met ict kunnen bereikt worden door zich herhalende bedrijfsprocessen zoveel mogelijk te automatiseren. Voorwaarde daarvoor is natuurlijk wel dat de eigen bedrijfsprocessen op orde zijn en dat de bewaker ervan deze ook periodiek toetst aan de realiteit van alledag. Het is een trend om zoveel mogelijk applicaties met elkaar te verbinden. de xml-taal speelt daar een belangrijke rol in. Inmiddels zijn er zoveel organisaties te vinden die zich hierin gespecialiseerd hebben, dat het helemaal niet een langdurig en kostbaar proces is om dit te realiseren. Sterker nog, het kan ook zo zijn dat bepaalde processen die op maandbasis uitgevoerd worden, uitbesteed zijn en dat juist de automatisering van die processen substantiële besparingen op kan leveren. Een simpel voorbeeld hiervan is urenregistratie die gekoppeld wordt aan salarisadministratie. Door de uren geautomatiseerd te verzamelen en de output van dit verzamelproces per medewerker door te schieten naar de salarisadministratie is de eerste hobbel hierin al genomen. De enige procesvoorwaarde die hieraan gesteld moet worden is dat medewerkers hun uren bijtijds inleveren.

Tom Ederveen, directeur-eigenaar, PrimoPosto Internet Marketing

Zorg voor een goed leesbare website voor zoekmachines. Dit betekent dat er per pagina specifiek metadata voor zoekmachines moet worden opgegeven. Deze metadata bestaan minimaal uit een paginatitel, een paginaomschrijving en keywords per pagina. Nota bene, de paginatitel en paginaomschrijving binnen de metadata hoeven dus niet gelijk te zijn aan de titel en de tekst op de website. Door de omschrijving los te trekken van de content op de website kan deze veel meer wervend worden ingezet voor marketing en verkoop.

Dennis Kuipers, consultant, AnylinQ

Bij besparen met ict denk ik aan automatiseren en efficiënter werken. Het meeste effect wordt bereikt met het uitbesteden van het 'standaard' serverbeheer. Dit is het beheer van ijzer tot en met het beheerde besturingssysteem. De 'pay per use' is transparant en glashelder. Focus kan verschuiven naar de toegevoegde waarde voor de interne klant. Risico's worden beperkt. Kies een partij die bij jouw cultuur past omdat de leverancier echt moet willen samenwerken voor jouw klanten.

Gilbert Silvius, lector Business, ICT en Innovatie, Hogeschool Utrecht

Een goeie manier om geld te besparen met ict is het verschuiven van marketinguitgaven van traditionele 'offline' instrumenten naar online instrumenten. Nu is online marketing niet per definitie effectiever dan offline marketing, experts zijn het erover eens dat een slimme mix van online en offline waarschijnlijk het beste resultaat geeft, maar online marketing biedt vooral betere mogelijkheden voor meting van de effectiviteit. Door de betere managementinformatie die beschikbaar komt, kunnen de marketinguitgaven gerichter en met meer resultaat worden ingezet.

Dick van Elk, directeur, Advidata

Ruim vijftig jaar geleden kwam de eerste computer in Nederland en bijna dertig jaar geleden de eerste personal computer. Is de bijdrage van ict maximaal geweest? Ik dacht het niet! Is de bijdrage dan optimaal geweest? Daar kun je van mening over verschillen, maar ik dacht het niet… De grootste trends: het mainframe van vijftig jaar geleden, had het imago van moeilijk en ontoegankelijk. Ondanks de glazen ruimte was het moeilijk om er in buurt te komen. Dat werd zijn coma; nee, niet zijn dood. De pc (eerst nog de mini, maar wie weet dat nog) werd zijn glorieuze vervanger. Ook die kreeg, op een paar enkele uitzondering na, het imago van moeilijk en ontoegankelijk. De cloud, dé uitvinding van de laatste jaren belooft opnieuw de computerhemel op aarde. Voor wie het geloven wil.

Voor de ongelovigen onder ons moet het anders. Innovatie van ict is wat anders dan innovatie met ict. Innovatie van ict leidt van enkele mainframes via miljoenen autonome pc's tot één groot 'mainframe' met het imago moeilijk en ontoegankelijk of beter nog: niet democratisch. Innovatie met ict zou moeten leiden tot een betere wereld. Weg honger, weg eenvoudig te verhelpen ziektes, weg oorlog, weg milieucrisis. We moeten alleen nog even de doelstellingen duidelijk in beeld krijgen. Dan wordt ict van een fantastisch doel weer een prachtig hulpmiddel met ongekende mogelijkheden. We hadden in de jaren zeventig twee computers met elkaar moeten verbinden via de hotline tussen het Witte Huis en het Kremlin. Met een schietspel en uiteraard een resetknop voor een nieuwe wereld wanneer de oude verwoest was.