Doordat elke divisie van de Bam Groep zijn eigen active directory had, was onderlinge samenwerking tot begin 2009 lastig. Tussen de bedrijfsonderdelen worden echter veel applicaties en documenten gedeeld. Als een medewerker toegang wilde tot een applicatie in het netwerk, moest een systeembeheerder dat handmatig regelen. Daarom besloot de technisch dienstverlener de verschillende active directories te centraliseren.
'Je moest een trust aanleggen in de active directory. Als er mensen vertrokken of nieuwe mensen bij een werkmaatschappij kwamen werken, dan werd deze werknemers de toegang tot ons netwerk ontzegd of juist verleend', zegt projectverantwoordelijke Jan de Bont. In de active directory, een product van Microsoft, kunnen beheerders de rechten en instellingen in het netwerk beheren.
De ict-managers van Bam besloten enkele jaren geleden tot één active directory, centrale opslag en mailomgeving voor alle werkmaatschappijen. Bij het bedrijf wordt steeds meer ict gecentraliseerd. Inmiddels is er een gezamenlijk netwerk met een gezamenlijke internetkoppeling, wordt centraal met leveranciers onderhandeld en is er een gezamenlijk ict-beleid. Een centrale active directory en mailomgeving is de volgende stap. 'Het is veel goedkoper en efficiënter om samen te werken', zegt ict-manager Rolf Soeten van Bam Techniek.
Full clients
Bam Techniek was de niet de eerste werkmaatschappij binnen de Bam Groep die overstapte naar de centrale active directory en mailomgeving. Toch kon de divisie niet echt leunen op de ervaringen van eerdere migraties. 'Wij maken zoveel mogelijk gebruik van Citrix om applicaties beschikbaar te maken. Meer dan de helft van de 1100 gebruikers werkt op een thin client. De andere werkmaatschappijen werken vooral met full clients', zegt Soeten.
Dat betekende dat Bam Techniek niet, zoals de anderen, de migratie gefaseerd kon uitvoeren. 'We moesten wel kiezen voor een big bang', zegt De Bont. 'Dat betekent meer voorbereidingstijd.' Bovendien deden de andere werkmaatschappijen tijdens de soms vier maanden durende migratie nieuwe ervaringen op. 'Zij schakelden al lerende steeds een nieuwe full-client over', zegt de projectverantwoordelijke.
Een eerste schatting van de uren die de ict-afdeling nodig zou hebben van de ingehuurde dienstverlener Sylis, bleek achteraf helemaal niet te kloppen. 'We dachten vijfhonderd tot zeshonderd uur nodig te hebben. Dat was een grove schatting. Uiteindelijk hebben de externe medewerkers hier twaalfhonderd uur gewerkt', zegt Soeten. Deze tijd is vooral in de voorbereiding gaan zitten. Soeten: 'De uiteindelijke migratie duurde korter dan gedacht. Die nam uiteindelijk een week in beslag.'
Totaalprijs
Sylis en Bam Techniek spraken een totaalprijs af voor de geleverde diensten. Soeten: 'Zo concentreerden beide partijen zich tijdens het project op de inhoud. Gesteggel over geld werd voorkomen. Dat geeft rust.' De dienstverlener werd gekozen omdat zij al meerdere jaren opdrachten uitvoeren bij de werkmaatschappij Techniek. Soeten: 'Zij zijn sinds 2003 betrokken bij het beheer van onze Citrix-omgeving. Deze mensen kennen onze ict-omgeving goed.'
De twee mannen zijn tevreden over het verloop van de migratie. 'Natuurlijk is het niet objectief, maar we zouden het verloop van de migratie een 7,5 geven', lacht Soeten. De telefoontjes die de dag na de migratie kwamen, gingen vooral over de nieuwe wachtwoorden. Soeten: 'We hadden wel inlogpapieren op de bureau's gelegd. Ook in de weken vooraf werd op allerlei manier gecommuniceerd dat we gingen migreren. Zo hingen er bijvoorbeeld papieren aan de deuren. Maar de ervaring leert dat niet iedereen dit even goed leest.'
Bouwvak
De ict-afdeling was daarop voorbereid. De migratie werd uitgevoerd tijdens de bouwvakvakantie. In de weken daarna kwamen de medewerkers gefaseerd terug van de vakantie. 'Dat houdt in dat je de telefoontjes over de weken verdeeld. Het nadeel is dat de periode dat je telefoontjes krijgt, langer is', zegt de ict-manager.
Het is nog niet te voorspellen wat de migratie naar een gezamenlijke active directory de ict-afdeling precies oplevert. 'Dit jaar zijn we zelfs duurder uit', denkt Soeten. 'Nu heb je de servers nog staan en doe je zelf het beheer. Volgend jaar gaan we de voordelen merken, als we de servers niet meer hoeven beheren.'
