Wat maakt een business case en de uitvoering ervan tot een succes? Hoe zorg je ervoor dat een business case serieus wordt genomen door de juiste managementlagen en geaccepteerd door de stakeholders? Vragen waar leveranciers maar ook interne afdelingen zich het hoofd over kunnen breken.
Het spreekt voor zich dat een business case antwoord moet geven op de vraag hoe een nieuwe service, functionaliteit of re-organisatie moet worden gefinancierd en aangepakt binnen de mogelijkheden van het bedrijf in een bepaalde situatie. Belangrijk onderdeel is de terugverdientijd van de benodigde investeringen welke ten alle tijden als een horizon zichtbaar moet blijven om zodoende vertrouwen te geven aan de op dat moment nog onzichtbare voordelen die een business case moet bieden op de langere termijn.
Hoofdvoorwaarde van een business case is natuurlijk dat het waarde moet toevoegen aan de bedrijfsvoering en op een of andere manier de winstgevendheid moet herstellen of verbeteren. Daarbij mogen de implementatie risico's niet worden genegeerd. Het is alom bekend dat senior managers, zeker in deze onzekere tijden, allergisch zijn voor verrassingen en risico's die niet juist, of helemaal niet, zijn ingeschat. Het is daarom zaak om volledig open kaart te spelen en een gedegen risico en haalbaarheidsonderzoek te doen. Schroom daarbij niet om de eigen tekortkomingen te onderkennen en de oplossingen daarvoor te bespreken met het management. Maak duidelijke afspraken en bied aan om als partners het project aan te gaan, dat geeft meer vertrouwen dan een mooi verkooppraatje en een roze kijk op de wereld.
Voor veel ict-investeringen geldt dat risico's moeten worden genomen met betrekking tot het mogelijk overhoop halen van de huidige bedrijfsprocessen. Personeel zal in veel gevallen opnieuw opgeleid moeten worden en in het ergste geval zal zelfs de bedrijfscultuur een verandering moeten ondergaan.
Sluitende afspraken moeten worden gemaakt over de scope van een business case en over de kwaliteit van het projectmanagement. Daarbij mag niet worden vergeten dat de kwaliteit, inzet en beschikbaarheid van operationeel personeel een belangrijke succesfactor zal zijn voor het slagen van het project. Het bepalen van meetpunten die een directe relatie hebben met de doelstellingen uit de business case en het voortdurend rapporteren hierop zal, indien nodig, tijdig ingrijpen mogelijk maken en mogelijke schade beperken.
Een goede business case beschrijft of het project past in de bedrijfstrategie en het beschikbare budget en organisatie. Alle alternatieven om dezelfde bedrijfsdoelstellingen te halen moeten zijn onderzocht en beschreven (ook niets doen!). Zijn de benefits duidelijk; kan het bedrijf in de huidige situatie de investering wel betalen en implementeren zonder al teveel risico te nemen? Is het mogelijk om de doelstelling bij te stellen zonder het uiteindelijke doel van de business case aan te tasten als de omstandigheden daarom vragen? Het gaat te ver om hier alle zaken die een business case moet bevatten te beantwoorden. Uiteindelijk gaat het erom dat de business case alle invalshoeken op een realistische manier belicht en zodoende het goede gevoel te creëren bij het senior management. Een persoonlijke en open communicatie tussen leverancier of indiener en afnemer (inclusief achterban) zijn hier belangrijke randvoorwaarden.
Beste business case van 2009
De redactie van Computable zoekt naar de beste business case van het jaar 2009. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar.
Via een invulformulier kunnen bedrijven hun business case bij Computable aandragen. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.
Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.
