Hoe gezond is je ERP-systeem?

Een gezonde organisatie is er een die zich snel kan aanpassen aan veranderende marktomstandigheden. In een wereld die wordt gedomineerd door continue verandering, is aanpassingsvermogen aan nieuwe situaties noodzakelijk om te overleven. Wie dat niet kan, zal onherroepelijk kansen mislopen. Dat is een risico dat veel organisaties zich nu niet kunnen permitteren.

De huidige economische teruggang heeft de noodzaak tot veranderen alleen nog maar aangewakkerd, voor bedrijven in alle sectoren en groottes. Nu budgetten en omzetcijfers onder druk komen te staan, zijn reorganisaties, herstructureringen, fusies en overnames aan de orde van de dag. Het aanpassen aan deze nieuwe werkelijkheden brengt nog een uitdaging met zich mee: ict-systemen die met deze veranderingen mee kunnen.

Symptomen van ict-rigiditeit

Maar al te vaak vormen rigide ict-systemen een obstakel als organisaties zich moeten aanpassen aan verandering. Voor de implementatie leek alles mogelijk, maar de verlammende werking van het systeem blijkt pas als het al lang en breed in gebruik is. Een organisatie die lam is, zit pas echt diep in de problemen. De symptomen van deze ict-inflexibiliteit zijn gelijk voor alle organisaties. Om er een paar te noemen:

1. Vertraging van financiële cijfers
Als financiële resultaten te laat worden gepubliceerd, is dit een teken dat het erp-systeem hapert. Meestal gebeurt dit na een reorganisatie, fusie of overname; een erp-systeem dat niet is ontworpen om aan te passen aan nieuwe omstandigheden of om veranderingen te ondersteunen kan dan zorgen voor een flinke vertraging van de financiële cijfers.

2. ‘Nee, sorry'
Een rigide systeem vormt pas echt een bedreiging voor de organisatie als het in de weg staat van nieuwe kansen en daarmee het succes negatief beïnvloedt. Een organisatie moet altijd in staat zijn om de visie van de leidinggevenden uit te voeren. Als een nieuw initiatief op wat voor manier dan ook wordt gehinderd door het erp-systeem, dan is dat een gevaar voor de bedrijfsvoering.

3. Ict-personeelsproblemen
Een ander signaal dat een rigide erp-systeem de winstgevendheid in gevaar brengt, is wanneer ict-personeel van belangrijke projecten moet worden afgehaald om informatie uit het erp-systeem te halen. Het spreekt voor zich dat ict-medewerkers die het eigen erp-systeem moeten aanpassen, niet beschikbaar zijn voor projecten die echt toegevoegde waarde bieden voor de organisatie.

4. Overuren
Een vierde symptoom dat duidt op erp-uitputting is als het systeem duurder is dan noodzakelijk. De oorzaak hiervan kan zijn het inhuren van dure externe consultants die aanpassingen maken aan een systeem. Maar ook de overuren van het eigen personeel dat informatie moet verzamelen die eigenlijk uit het erp-systeem moet komen. Beide situaties zijn een gevaar voor de gezondheid van een bedrijf. Als software een buitenproportioneel groot deel van het budget opslokt om alleen maar te kunnen blijven draaien, dan is het tijd een ander systeem te overwegen. Organisaties die afhankelijk zijn van prijzige consultants of de kostbare inzet van ict-personeel om aanpassingen te maken aan hun systeem, zijn gedoemd tot een vicieuze cirkel van behoeften en uitgaven. De enige die daarvan profiteert is de erp-leverancier.

5. Twee keer aan dezelfde steen
Het lijkt misschien irrationeel gedrag, maar veel zakelijke gebruikers hebben een sterke voorkeur voor hun huidige erp-leverancier Zelfs al zijn ze eerder geconfronteerd met torenhoge kosten na de implementatie. Volgens een recent onderzoek van IDC geeft  83 procent van de middelgrote organisaties aan opnieuw software te willen kopen bij de huidige leverancier, ondanks slechte ervaringen met de onmogelijkheid om veranderingen door te voeren na vorige implementaties. Een mogelijke verklaring is dat ict-managers al zo veel hebben geïnvesteerd in hun systemen, dat ze denken dat het geen zin meer heeft om over te stappen. Of dat ze simpelweg vast willen houden aan hun aanvankelijke investeringsbeslissing. Er is vaak een ramp voor nodig voordat organisaties hun erp-strategie heroverwegen. Hoe komt het toch dat erp-aankoopbeslissingen zelden lijken te zijn gebaseerd op rationele overwegingen?

Het idee is om een gezondheidscheck te ontwikkelen die de vinger op de zere plek legt. De vragenlijst helpt gebruikers de tekortkomingen van hun erp-systemen boven water te krijgen en te bepalen of de kosten van de overstap naar een flexibel erp-systeem opwegen tegen het in de lucht houden van een ‘rigide' systeem. Of een organisatie nu vastgeketend blijft aan een bestaand systeem vanwege hopeloosheid of door ongebreideld optimisme; vaak loont het de moeite om een return on investment af te wegen van een alternatief dat wel flexibel is.

De erp-gezondheidscheck bestaat uit tien vragen die ict-managers helpt om de waarschuwingssignalen te herkennen. Ook leert de test welke alternatieven er zijn. In tien vragen geeft de checklist een beeld van de erp-gezondheid. In minder dan vijf minuten kunnen gebruikers zien aan welke symptomen van erp-ziekte ze lijden.