De ict-afdeling van het Waterbedrijf Groningen, Waterleidingmaatschappij Drenthe en Waterlaboratorium Noord beheerde voor elke organisatie afzonderlijk eigen applicaties en een eigen infrastructuur. Sectormanager Paul Bremer vond dat dat anders kon. Samen met dienstverleners Ordina en Yacht bouwden de waterbedrijven een portal.
Toen sectormanager Paul Bremer aan de slag ging bij het Waterbedrijf Groningen, werd hij geconfronteerd met een ict-afdeling die voor drie bedrijven de ict regelde. 'Elk bedrijf had zijn eigen stukje ict', zegt hij. De afdeling regelde niet alleen de automatisering voor het Waterbedrijf Groningen, maar ook voor Waterleidingmaatschappij Drenthe en Waterlaboratorium Noord.
Bremer besloot alles te standaardiseren. Een van de stappen was over te gaan op een nieuw platform voor de interne en externe communicatie. Een portal moest daar invulling aan geven. Hij klopte daarvoor aan bij dienstverlener Ordina en hij stelde projectmanager Roland Hiemstra van Yacht aan. 'We wilden een persoon die onafhankelijk is van de leverancier, maar ook van de drie bedrijven. Je kunt een externe partij beter beheren met een externe partij', vindt hij.
De eerste stap die de drie waterbedrijven naar een gezamenlijk portal zetten, was het reduceren van de applicaties. 'We hebben tegen de betrokkenen gezegd dat er niet over de applicaties gesproken mag worden, alleen maar over functionaliteiten. De ict-afdeling zoekt er dan wel de juiste applicaties bij', zegt Bremer. De projectorganisatie zorgde ervoor dat allereerst werd gesproken over applicaties 'waar toch al pijn zat'.
Door een nieuwe versie met meer functies aan te bieden, werden gebruikers eerder enthousiast. Daarnaast gebruikte het waterbedrijf een rekenmodel om gebruikers die een applicatie moesten inleveren te compenseren. 'De beheerwinst die we behaalden door over te gaan op een applicatie werd betaald aan het bedrijf dat de applicatie moet inleveren.'
Applicaties zijn niet interessant
De strategie om alleen maar over functionaliteiten te praten, hanteerde de organisatie niet alleen bij gebruikers, maar ook met leveranciers. 'Je dwingt op die manier de leverancier op een andere manier naar het totaalproduct, namelijk de portal, te laten kijken', zegt projectleider Hiemstra. Overigens waren de applicaties voor de gebruikers helemaal niet interessant. 'Door de schil die erboven ligt ziet de gebruiker helemaal niet meer in welke applicatie hij werkt', zegt Bremer.
Na de eerste reductie van de applicaties ging een deel van de portal snel live. Dat was de koppeling met het mailsysteem Microsoft Outlook en de facilitaire applicatie Topdesk. Later volgde de koppeling met Agresso, het urenregistratiepakket en documentaireinformatiesysteem Corsa. 'Als gebruikers zien wat een portal kan, dan hebben ze ook weer zin om te praten', zegt de sectormanager.
Inmiddels is de portal voor de medewerkers klaar. De volgende stap is het in de lucht brengen van een portal voor klanten. Ook hieraan worden interne applicaties gekoppeld. Zo kunnen klanten zien wat hun verbruik is. 'Die functionaliteiten bieden we nu al aan. We willen nu dat het gaat werken met Sharepoint', zegt Hiemstra.
Meer functionaliteiten
Het waterbedrijf kan niet met harde cijfers zeggen wat de standaardisatie en de koppeling heeft opgeleverd. 'We hebben meer functionaliteiten gekregen en de exploitatie is iets goedkoper geworden', zegt Bremer. Daarnaast is de nieuwe applicatie-infrastructuur veel flexibeler, meent Hiemstra. 'We kunnen nu veel sneller reageren op vragen van klanten. Vroeger moest een klant zes jaar wachten voordat er een nieuwe website stond. We hebben een nieuw portal voor samenwerking met andere waterbedrijven binnen twee weken op kunnen leveren', aldus Bremer.
Het bouwen van de portal nam niet de meeste tijd in beslag, zeggen de twee heren. Bremer: 'Het bouwproces is het grootste kunstje niet.' Volgens Hiemstra moet een bedrijf vooral investeren in de zachte kant om een dergelijk project te doen slagen. 'We hebben behoorlijk wat tijd besteed in het creëren van draagvlak. We hebben goed gekeken waar de informatiebehoeften liggen', zegt Hiemstra. Ook werd veel aandacht besteed aan de communicatie naar gebruikers toe. Zo legde het waterbedrijf aan de gebruikers uit wat een portal was. 'Maar goed communiceren betekent ook nee zeggen en helder zijn waarom je het niet kunt doen, bijvoorbeeld omdat het te duur is', aldus Hiemstra. Bremer: 'Eigenlijk is het niet eens grotendeels ict.'
