Arme verkoper van de eerste fax. Hoe slijt je zo’n ding als nog niemand er één heeft? Datzelfde geldt voor de digitale factuur. Je kan er wel één sturen maar wat als je klant voorkeur geeft aan een papieren exemplaar. Of je staat wel open voor het ontvangen van een elektronische rekening maar je leverancier stuurt ze niet. Op het tweede Factuurcongres dat kortgeleden in het Evoluon in Eindhoven gehouden werd, werd in elk geval duidelijk dat de verkoper van elektronisch facturen(software) er niet alleen voor staat. Er is aanbod en er is ook vraag gezien het druk bezochte congres.
E-factureren groeit, blijkt uit gegevens van Factuurwijzer.nl. Tussen 2000 en 2007 nam het aantal e-facturen toe met 12 tot 15 procent. Het afgelopen jaar alleen al was er een groei te zien van 10 procent. Friso de Jong, directeur van Factuurwijzer.nl die het congres organiseerde, en voorzitter van Platform Elektronisch Factureren (Platform Elfa), verwacht dat in 2017 80 procent van facturen elektronisch wordt verstuurd.
Overheid voert de boventoon
De overheid zette daarin ook een kleine maar belangrijke stap. Op 7 april tekenden drie staatssecretarissen met het bedrijfsleven een convenant waarin staat dat de overheid volgend jaar één miljoen van alle binnenkomende facturen elektronisch wil ontvangen en verwerken (10 procent). Toch is dat slechts een beperkt aantal van alle facturen (papieren en elektronisch) die in Nederland verstuurd worden. Bedrijven onderling sturen zo'n 75 miljoen exemplaren, en naar consumenten naar schatting een vijfvoud daarvan. Bij een overstap naar e-facturatie kunnen volgens optimistische schattingen bedrijven in de zakelijke sector gezamenlijk zeshonderd miljoen euro besparen en op de consumentenmarkt drie miljard.
De overheid is op de facturatiemarkt dus een relatief kleine speler, toch is ze wel de grootste ontvanger en verzender van facturen. In die zin is het besluit om e-facturatie te promoten een verkapt economisch stimuleringspakket, zegt Friso De Jong. De overheid zet recent nadrukkelijk haar stempel op e-factureren, zegt hij. 'Bedrijven zijn al tien, vijftien jaar bezig met dit onderwerp. De overheid verspreidt de nieuwe boodschap nog maar een jaar, en noemt iets te uitdrukkelijk maar één formaat; UBL 2.0.'
De overheid wil met de voorkeur voor één formaat duidelijkheid scheppen. 'Maar het is de grootst mogelijke leugen te claimen dat we in de toekomst via één enkel standaardformaat dit soort berichten gaan uitwisselen," zegt De Jong. "Er zal nooit één systeem of formaat zijn. Windows beheerst dan wel de markt, maar er zijn altijd systemen naast. Dat geldt ook voor e-factureren.'
Gebrek aan garanties
Omdat de overheid geen waarborgen eist in e-facturen, levert dat in de nabije toekomst problemen op, verwacht De Jong. Een factuur kent twee juridische niveaus: het fiscale niveau (BTW) en het handelsrechtelijk niveau (overeenkomst). Nu een factuur niet meer gewaarborgd hoeft te zijn, – zo mag een digitale handtekening ontbreken – is het de vraag of het wel geldt als bewijs bij de incassorechter. Want de factuur kan van iedereen afkomstig zijn. 'Stel dat een leverancier een fiets levert en de klant betaalt niet. De klant kan zegggen dat hij de factuur niet heeft gekregen of dat hij niet van jou afkomstig is. Een factuur speelt dus een rol in de handelsrechtelijke bewijslast', zegt De Jong die in de advocatuur werkzaam is geweest.
Het gebrek aan waarborgen schaadt ook het imago en de reputatie van het bedrijf. De Jong adviseert dan ook facturen te borgen. 'Het zou bedrijven niet misstaan, het geeft net een beetje meer overtuiging en dat is goed voor het imago.' De recente fiscale basis die de overheid voor elektronisch factureren heeft gelegd, is op zich goed, maar de uitwerking mag meer doorwrocht, stelt de voorzitter van Platform Elfa. 'Ik vind dat de lange-termijnconsequenties nog beter moeten worden onderzocht.'
Op de informatiemarkt tijdens het Factuurcongres werd duidelijk dat een deel van de aanbieders zich ook richt op kleine zelfstandigen. Zo kan je bij factuursturen.nl (op het congres winnaar van een Gouden Factuur) voor veertig cent een digitale rekening de deur uit laten doen, met een maximum van tien euro per maand.
Cijfers
Factuurwijzer.nl bracht dit jaar voor de tweede maal een Factuurmonitor uit, met overzichten van de ontwikkelingen in het afgelopen jaar. Enkele cijfers:
De Factuurmonitor 2008 ging over het gebruik en de adoptie van elektronisch factureren, die van dit jaar geeft het aanbod van producten en diensten op het gebied van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland in statistieken weer. Het is jammer dat de monitoren uit 2008 en 2009 over twee verschillende groepen gaan, zodat cijfers niet makkelijk te vergelijken zijn. Volgend jaar komt een Factuurmonitor waarbij de gegevens uit Factuurmonitor 2008 worden vergeleken met 2010. De monitor van 2011 gaat weer over hetzelfde onderwerp als die van dit jaar.
De dienstverleners geven aan de meeste klanten te hebben in de sectoren zakelijke dienstverlening, ict en financiële diensten. Elektronica, consumentenproducten en de categorie ‘overig' vormen het kleinste deel van de klanten van deze dienstverleners. Interessant is dat de aanbieders van producten en diensten zich duidelijk internationaal oriënteren. 89 procent kijkt ook naar andere landen, waarvan de helft zich ook richt op landen buiten de Europese Unie. Noord- en Zuid-Amerika kunnen zich bijvoorbeel verheugen in de belangstelling van respectievelijk 30 en 22 procent van de Nederlandse dienstverleners.
De meeste dienstverleners kunnen volgens de Factuurmonitor worden beschouwd als ‘supervertalers'. Zij kunnen elk willekeurig formaat e-factuur ontvangen en verspreiden. Vrijwel alle dienstverleners bieden PDF-facturen aan (92 procent), en XML (eveneens 92 procent). UBL, het systeem dat de overheid promoot, is en XML-variant. Andere formaten die veel gefaciliteerd worden zijn HTML (76 procent) en EDI-formaten (73 procent) en de mogelijkheid om elektronische facturen via de post te verzenden (76 procent). Welke formaten daadwerkelijk het vaakst gebruikt worden door notaverzenders, maakt de Factuurmonitor 2009 niet duidelijk.
Wat ontvangers met de factuur doen, kunnen verzenders voor een groot deel ook nadoen. 86 procent van de dienstverleners geeft feedback over de ontvangst van een elektronische factuur aan de ontvanger. 76 procent kan zien of de factuur door de ontvanger is geopend. 76 procent kan aantonen of de factuur is gelezen en/of geprint.
Niet:
Friso de Jong, [..] verwacht dat in 2014 80 procent van facturen elektronisch wordt verstuurd.
Maar:
De overheid heeft de ambitie uitgesproken dat in 2014 80 procent van de facturen aan de overheid elektronisch wordt verzonden.In 2017 moet dat percentage 100 procent zijn.
Overigens: het zou natuurlijk wel geweldig zijn als in 2014 en 2017 dat percentage gehaald wordt.
Het is maar de vraag of de regelgeving rondom de elektronische handtekening, van voor de afschaffing, uberhaupt correct was. Een self-signed certificaat, dat iedereen op zijn computer kan maken was immers voldoende. “Het gebrek aan waarborgen schaadt ook het imago en de reputatie van het bedrijf.” vind ik in dat opzicht een onterechte uitspraak.
Daarnaast is de vergelijking van “windows” met UBL 2.0 behoorlijk uit de lucht gegrepen. Windows als “standaard” is een totaal ander iets dan een document standaard als OpenXML, HTML of UBL 2.0. In principe zou iedere software pakket in de toekomst met UBL documenten overweg moeten kunnen. In Denemarken werkt de standaardisatie van UBL prima, zie https://www.computable.nl/artikel/ict_topics/overheid/2686452/1277202/overheidsdoel-efactureren-is-haalbaar.html We moeten als aanbieders en instanties vooral niet al te tegendraads gaan worden. Wel is voor mij de vraag of er een UBL subset komt. De Scandinavische landen hebben een zogenaamde Northern European Subset, te vinden op http://www.nesubl.eu
Een overzicht van aanbieders van online facturatiepakketten, waaronder ook moneybird.nl en factuursturen.nl is te vinden op http://www.factuurgids.nl