Lean en agile zijn twee begrippen die voor elkaar en door elkaar worden gebruik, maar zijn ze in tweestrijd met elkaar of vullen ze elkaar juist aan? Ik ben van mening dat de combinatie lean en agile leidt tot minder kosten, hogere kwaliteit en tevreden klanten. Lean en agile lossen niet alle problemen op, maar zijn wel een krachtige combinatie om de slagkracht van het hele bedrijf te vergroten. Nu en in de toekomst.
Bij Toyota werd elke auto pas gebouwd als een klant hem had besteld. Dit ‘lean' werken vond zijn oorsprong in de jaren '50 in de autofabrieken van Toyota. Middelen waren schaars bij het toen nog kleine Toyota. Efficiëntie kon niet bereikt worden door hoge volumes te produceren, zoals gebruikelijk was, maar door de wachttijd voor de klant zo kort mogelijk te maken. Deze, nog steeds vrij unieke focus op een snel en hoogwaardig proces, heeft Toyota zestig jaar later gebracht tot de meest succesvolle autofabrikant ter wereld. Vanwege dit succes nemen veel bedrijven, waaronder grote Nederlandse ondernemingen, de laatste jaren de lean -aanpak over.
Snelheid met kwaliteit
It wordt niet vaak ervaren als erg lean. Traditionele it-projecten hebben lange aanloopfases en er wordt pas na maanden of zelfs jaren concreet bedrijfsresultaat geboekt. Als de opdrachtgever een ‘agile' project start, is dat heel anders. Dan worden de eisen en wensen alleen op hoog niveau geïnventariseerd. Een agile werkend team kan door intensieve samenwerking met de opdrachtgever in enkele maanden een bruikbaar product opleveren. Zo weet de klant zeker dat het product dat hij krijgt past bij zijn concrete behoeften. Een agile proces is gericht op snel en goed, niet op veel en voorspelbaar. Het geheim van agile-projecten zit hem daarnaast in het ontwikkelproces: wijzigingen kunnen makkelijk doorgevoerd worden en de klant kan tijdens het hele project aanpassingen doen met behoud van de snelheid en kwaliteit van het product. Dat maakt agile tot de perfecte basis voor een lean implementatie. Agile wordt daarom ook wel lean software development genoemd.
Logische combinatie
De scope van agile is het bouwen van software, lean gaat over de complete bedrijfsvoering. Een aantal agile werkwijzen en principes zijn vergelijkbaar of voeren terug op lean principes. Agile en lean delen bijvoorbeeld het idee dat mensen op de werkvloer het best weten hoe het werk beter uitgevoerd kan worden. Het opleveren in korte cycli is een goed begin van een continue stroom van waardetoevoeging door het hele bedrijf. En omdat er niet te ver vooruit gewerkt wordt, is het afronden van een agile project in iedere fase mogelijk. Het voortijdig beëindigen van een agile project doet dus minder pijn dan een traditioneel project. Dat is precies de wendbaarheid waar een lean-proces om vraagt.
Agile up, lean down
De it-afdeling heeft een dubbelfunctie: operatie en vernieuwing. Operatie vraagt stabiliteit, vernieuwing vraagt wendbaarheid. Veel it-afdelingen zijn doorgeschoten in het proceduredenken dat hoort bij stabiliteit. Daarbij wordt de it-afdeling uiteindelijk als struikelblok ervaren vanwege een (te) sterke focus op voorspelbaarheid en stabiliteit. De behoefte niet bezig te zijn met procedures en wachten, maar waarde te leveren voor de klant geeft vaak de impuls om projecten met agile principes uit te voeren. Alle betrokkenen (klant, analist, architect, programmeur, et cetera) zijn op deze manier gericht op het leveren van een bruikbaar eindproduct. In periodes van enkele weken wordt een werkend product opgeleverd, klaar voor terugkoppeling.
Als alle werkprocessen op elkaar zijn afgestemd, bereik je de beste flow van activiteiten. Lean, daarentegen, wordt vaak door het management top-down ingevoerd. Lean dient als handvat om bedrijfsbreed tot optimale processen te komen. In organisaties waar veel verschillende afdelingen of disciplines nodig zijn, stelt lean de waarde voor de klant (weer) centraal. Knelpunten en onnodige procedures worden verwijderd totdat het hele bedrijf als één man werkt. Een lean bedrijf doet het daardoor vaak tientallen tot zelfs honderden procenten beter dan de concurrenten. Hiervoor moet wel elk organisatieonderdeel mee in de lean implementatie. Niet vaak zal een top-down initiatief zo warm worden onthaald als een lean implementatie door een agile it-afdeling.
Lean beheer is snel beheer
Een goed voorbeeld van de krachtige combinatie van agile en lean is te zien in de beheerfase van een softwareproduct. De omgeving en wijzigingen zijn relatief voorspelbaar en reactietijd is belangrijker dan in de projectfase. Elke vraag om een wijziging van het softwaresysteem is als de auto die gebouwd wordt bij Toyota: goed getest en razendsnel. De hoge kwaliteit van agile software maakt deze snelheid mogelijk. De markt vraagt snelle en betrouwbare it-oplossingen. Bedrijven kiezen steeds vaker voor de lean methode om haar efficiëntie en slagkracht te verbeteren. De verhoogde eisen aan wendbaarheid en kwaliteit die een lean implementatie vragen, kunnen bereikt worden met een agile it-afdeling. Ik stel voor om lean volledig te omarmen en de slogan van Toyota over te nemen: Today, Tomorrow, IT.
Machiel Groeneveld is senior consultant bij Xebia BV
De kernbegrippen van lean
Lean bestaat uit een verzameling principes en hulpmiddelen voor het verbeteren van de bedrijfsprestaties en kostenreductie. Het voornaamste principe is het uitbannen van alle activiteiten die geen waarde toevoegen, dus alle verspillingen.
* Flow: de klantvraag glijdt door het bedrijf van de ene afdeling naar de andere zonder onderbreking of overbodige activiteiten.
* Just-in-time: het starten van een proces op het laatst verantwoorde moment. Daardoor kan het bedrijf als geheel snel inspelen op veranderende behoefte van de klanten.
* Standard work: de basis van het verbeteren van het werkproces is het vastleggen en correct uitvoeren van de huidige beste manier om een taak uit te voeren.
* Continual improvement: op dagelijkse basis wordt gekeken naar verhogen van efficiency.
De kernbegrippen van agile
Agile heeft een duidelijke verwantschap met lean en richt zich vooral op wat goed werkt in IT-projecten. De belangrijkste aandachtspunten van agile zijn:
* Interactie tussen mensen. It-projecten moeten vaak resultaat leveren in een complexe omgeving. Die complexiteit is alleen te beheersen als alle betrokkenen optimaal communiceren en gericht zijn op hetzelfde doel.
* Focus op het product. De complexiteit van de techniek maakt het lastig om een project in van tevoren in detail te overzien. It-projecten zijn daarom het best te sturen als er voortdurend een werkend product wordt opgeleverd.
* Werk samen met de klant/opdrachtgever. Risico's moeten in samenwerking beheerst worden. Agile Contracten helpen de leverancier en klant problemen gezamenlijk op te lossen waardoor juridisch getouwtrek wordt voorkomen.
* Anticipeer verandering. Ervaring leert dat gedurende een project inzichten kunnen verbeteren of omstandigheden veranderen. Agile-projecten zijn altijd voorbereid op veranderingen door de focus op kwaliteit en eenvoud.
