De afgelopen periode ben ik een soort mentale tijdsreis aan het maken. Een reis die me meeneemt vanaf begin jaren ’90 naar nu waarbij erp-implementaties de rode draad vormen. Erp, in de meest brede zin van het woord, zit in mijn bloed. Ik hou van erp en het was liefde op het eerste gezicht. Toch moet ik constateren dat ik minder gelukkig ben dan voorheen met mijn liefde. Tijd voor relatietherapie en een spiegel.
Toen mijn vriendin me laatst vroeg wat ik nu had meegenomen na zeventien jaar erp-ervaring schoot ik in de lach: 'Grijze haren van alle zorgen!', riep ik bijna direct. 'Nou, heb je die na zeventien jaar ervaring dan nog steeds?', was haar vraag. En zo begon mijn reis…
Meerdere heb ik er geïmplementeerd: BPCS op een IBM S/36, SAP R/3 in een cluster, Oracle, Damgaard, Microsoft Dynamics en nog een enkele kleinere erp-softwareoplossingen. Voor allen ben ik op een zeepkist gaan staan, heb ze met vuur en vlam verdedigd en tijdens zware stuurgroepmeetings soms geclaimd dat er geen slechte software meer bestaat, enkel slechte implementaties. Ik heb al die tijd genoten en geniet nog steeds van de forse uitdagingen die bedrijven aangaan als ze een integrale erp-oplossing gaan implementeren. Waarom dan deze relatiecrisis?
Het is niet van gisteren, dat groeiende onbehaaglijke gevoel. Grote falende erp-implementaties worden breed uitgemeten in de pers en de aangevallen ceo's van softwareleveranciers pareren door te stellen dat er meerdere partijen (klant en eventuele implementatiepartners) verantwoordelijk zijn en niet enkel de softwareleverancier. En zie daar, de hakken gaan in de grond om maar moeilijk weer los te komen. So what else is new?
Die befaamde hakken in de grond heb ik bij elke implementatie gezien. Natuurlijk niet in het begin, dan staan we met zijn allen te oreren hoe goed onze business case wel niet is, hoe mooi de software aansluit bij de bedrijfsstrategie of dat we nu eens echt een mooie ROI krijgen! Vol energie gaan we aan de slag met een tig-pagina's tellend functioneel ontwerp, een wellicht nog dikker technisch ontwerp, geheel in lijn met de best practices, ITIL, Regatta, Sure Step, AIM, of andere implementatiemethodologie. Uiteraard gaan we er heel pragmatisch mee om om kosten te besparen. Allemaal zonder weerstand…
Nee, die weerstand komt pas later in het project waarin, al dan niet geschapen 'verwachtingen', niet (kunnen) worden waargemaakt. En dan gaan de hakken diep. Dodelijk voor een project en het kost je veel energie (lees tijd en geld) om dit weer recht te trekken tot een acceptabel niveau. Om over draagvlak nog maar niet te beginnen. Vraag maar eens op een verjaardag wie er gelukkig is met hun bedrijfssoftware. Dikke kans dat het er maar weinig zijn.
Ik zie de reacties op dit artikel al voor me: zorg voor inzicht en transparantie, maak duidelijk afspraken, houd je aan de scope, zet alles op papier, enzovoort enzovoort. Allemaal oud nieuws en we weten het allemaal. Een paar uur goed zoeken op het web levert elke aspirant erp-koper genoeg informatie op om het allemaal voor te zijn en de juiste vragen te stellen.
Ik denk ook dat het niet meer in de software zit of in de gekozen implementatiemethodologie. De beschikbare erp-software is in al die jaren enorm verbeterd en geclaimde integratie, in zowel keten als processen, is nu reëel en geen buzzwoord meer. We kunnen alles koppelen aan alles en zijn inmiddels zo flexibel dat het eigenlijk geen standaardsoftware meer mag heten! Daarnaast is verticalisatie nu zo ver dat er voor de meeste branches wel een add-on is te krijgen. Allemaal pluspunten waardoor het een 'piece of cake' moet zijn om dit a. te vermarkten en b. succesvol te implementeren.
Nee, ik durf hier nu te stellen dat het in de 'verwachtingen' zit, op alle niveaus van een organisatie, en dan met name het uitspreken naar elkaar toe ervan. Vroeger ging alle energie in het voltooien van de implementatie volgens het afgesproken plan. Daar heb ik ook die grijze haren van gekregen. Inmiddels ben ik wijzer en stop veel meer energie in het toetsen en actueel houden van het gezamenlijke plan en het actueel houden van de verwachtingen over dat plan.
Terug naar het begin van dit artikel. Ik ben verliefd geworden met een roze bril op. De tijd leert me dat erp geen supersoftware is en mijn inziens veel te specialistisch is gepositioneerd door de jaren heen. Het is geen wondermiddel. Door dit te durven uitspreken al in het begin van elk erp-traject voorkom je, als je dan eindelijk de zware call hebt gemaakt voor een forse strategische investering, dat de hakken op den duur in de grond komen te staan vanwege niet gerealiseerde verwachtingen. En heb je uiteindelijk wat minder grijze haren.
Bij lange na is niet elk bedrijf wel zo 'uniek' is als ze zelf willen geloven. Er is vaak helemaal geen behoefte aan een duur maatpak, met bijzondere mouwen, geïntegreerd met speciale schoenen (lees erp met add-ons, add-ins en maatwerk). Want dat maatpak creëert verwachtingen die wellicht niet waar worden gemaakt. Of enkel tegen uitzonderlijke kosten. Het zijn veelal ongegronde, goed bedoelde, inzichten ontstaan door tunnelvisie. Dat moet je echter wel durven in te zien en dat is vaak een inzicht wat veelal hard aankomt. Maar dat inzicht levert je wellicht forse besparingen op, houdt de hakken uit de grond en brengt je terug naar het automatiseren van de basics van je bedrijfsvoering in een standaard erp-pakket.
John Aalders
John,
Gefeliciteerd met een mooi en vermakelijk artikel! Ik krab erdoor even aan mijn (nog niet zo grijze) hoofd. 😉
Dag John,
Met heel veel genoegen je artikel gelezen.
Kan me goed vinden in je conclusie dat veel problemen bij erp implementaties van intermenselijke aard zijn. Verwachtingen en visies die in het voortraject worden opgebouwd, zijn (zelfs) niet in (kleine) lettertjes te vangen. Als vervolgens de software vorm krijgt, begint ook de visie pas echt vorm te krijgen. Dat is het moment dat ook de verschillen van inzicht pas echt goed naar voren komen en dus inderdaad het moment dat de hakken in het zand gaan.
Jouw oplossing is standaard software, ben ik ook altijd een voorstander van geweest. Maar iedereen komt van een bestaand pakket, en vrijwel niemand zal bereid zijn zijn hard bevochten maatwerk op te geven voor de nieuwe ‘standaard’ oplossing.
Wellicht moeten we accepteren dat inzichten zich ontwikkelen met de software. Geen standaard oplossing naar binnen rijden maar in kleine projecten met fixed time & budget maar met een flexible scope de oplossing laten ontstaan onder de handen van klant en leverancier.
Je voormalige ‘partner in crime’
Hi John,
Heb nog geen 17 jaar ervaring in de erp (heeft ook zijn voordelen!)
Ik kan mij vooral hierin vinden:
‘Bij lange na is niet elk bedrijf wel zo ‘uniek’ is als ze zelf willen geloven. Er is vaak helemaal geen behoefte aan een duur maatpak, met bijzondere mouwen, ge?ntegreerd met speciale schoenen (lees erp met add-ons, add-ins en maatwerk). Want dat maatpak cre?ert verwachtingen die wellicht niet waar worden gemaakt. Of enkel tegen uitzonderlijke kosten. Het zijn veelal ongegronde, goed bedoelde, inzichten ontstaan door tunnelvisie. Dat moet je echter wel durven in te zien en dat is vaak een inzicht wat veelal hard aankomt. Maar dat inzicht levert je wellicht forse besparingen op, houdt de hakken uit de grond en brengt je terug naar het automatiseren van de basics van je bedrijfsvoering in een standaard erp-pakket.’
Dit is dan ook het gene wat ik in grote lijnen aan mijn potentiele klanten vertel. Ik ben verliefd op het product en de branche die ik vertegenwoordig (MS Dynamics AX). Toch probeer ik wel kritisch en objectief te blijven.