De Nijmeegse woningbouwcorporatie Talis probeert het weer met SAP. Nadat een eerste poging, waarbij Capgemini als partner betrokken was, niet slaagde, werkt Talis nu samen met MyFood/Mybrand. Ditmaal worden de bedrijfsprocessen aangepast aan SAP in plaats van andersom.
Dit jaar wil woningbouwvereniging Talis (bijna 15.000 verhuurbare eenheden) uit Nijmegen de eerste SAP-modules in gebruik nemen. De basis ervan vormt de financiële functionaliteit die SAP biedt. ‘De invoering loopt nu wel goed’, zegt Peter Eisinga, hoofd automatisering van Talis. ‘Er zijn twee fasen: begin oktober willen we live gaan met het nieuwe systeem en begin 2010 wordt er extra functionaliteit opgeleverd. Denk aan het ondersteunen van klant- en mobiliteitsprocessen en het koppelen van modules aan onze telefooncentrale. Een monteur die op pad is kan dan bijvoorbeeld via zijn mobiele apparatuur klant- en onderhoudsgegevens opvragen.’
Wocas/X namaken
Het eerste implementatietraject rond SAP met Capgemini als it-partner werd eind 2007 afgerond. Maar het systeem kende in de praktijk de nodige tekortkomingen, vertelt Eisinga. ‘De insteek is verkeerd geweest. Capgemini wilde aan de hand van ons project een op SAP-gebaseerde standaardoplossing voor de corporatiemarkt neerzetten om het daarna breed te kunnen verkopen. Capgemini zei tegen Talis”: ‘wij richten SAP in precies zoals jullie het willen hebben.’ Alleen, SAP is geen ontwikkelomgeving om een systeem geheel naar eigen wens te bouwen. Het is juist andersom: SAP is een best practices-systeem waarop je je bedrijfsprocessen moet aanpassen. Als dat is gebeurd, kun je het systeem afstellen op specifieke Talis- danwel corporatie-aspecten.’
‘Je moet accepteren dat als je SAP wilt gebruiken, dit systeem voortaan de kern vormt van je primaire bedrijfsprocessen’, vervolgt Eisinga. ‘Wat wij in het eerste implementatietraject deden was het oude Wocas/X-systeem van Centric, waaraan de hele organisatie gewend was, namaken in een SAP-pakket. Dat werkte niet.’
Meer begrip
Talis besloot niet te stoppen met SAP maar koos medio 2008 voor een herstart. Niet meer met Capgemini, want die partij trok zich terug uit de corporatiemarkt; de automatiseerder zag geen heil meer in het exploiteren van zijn SAP-template. Als partner kwam na een selectieproces Mybrand uit Geertruidenberg in beeld, een kleinere SAP-dienstverlener voor advisering en functioneel beheer. Ook zusterbedrijf MyFood kreeg een rol, omdat die partij als ‘value added reseller’ (VAR) een onderhoud- en licentiepartner van SAP is (à la Capgemini). Een andere ‘zuster’ van Mybrand, MoveBeyond, levert een verandermanager.
De omvang van deze nieuwe partners past goed bij Talis, vindt het hoofd automatisering. ‘Wij zijn meer gebaat bij een kleinere dienstverlener. Er bestaat dan meer begrip voor elkaars situatie, waardoor je betere service krijgt dan van een grote leverancier.’
In de herstart is gekozen voor een aanpak die grofweg uit drie stappen bestaat’, licht Eisinga toe. ‘Stap één is het helder in kaart brengen van de bedrijfsprocessen in relatie tot het strategisch beleid van Talis, de tweede stap behelst de invoering van de standaard SAP-implementatie en de maatwerkaanpassingen, en de derde stap betreft het verandermanagement dat nodig is om de organisatie met het nieuwe systeem te laten werken.’
SAP is geschikt
Het gebruik van SAP leidt tot veel discussie binnen de sociale volkshuisvesting. Corporaties en concurrerende softwareleveranciers betwijfelen of het standaardpakket wel geschikt is en niet te duur is voor deze branche. Inmiddels zijn vier grote woonbedrijven – Ymere, Haag Wonen, Vivare en Talis – ermee aan de slag. Eisinga noemt SAP een geschikt pakket om de primaire processen van woningcorporaties te ondersteunen. ‘Het heeft een brede dekking, ook vanwege de vastgoed-functionaliteit die er al in zit. Wanneer SAP is geïntegreerd in je financiële huishouding ben je al een heel eind op streek met het ‘afbeelden’ van je bedrijfsvoering in het pakket.’ En zolang je geen uitgebreid maatwerk in SAP maakt en moet onderhouden, zijn de kosten voor SAP goed te vergelijken met die voor vergelijkbare corporatiesoftware, vindt Eisinga.
Hij benadrukt dat Talis ondanks de valse start nooit heeft overwogen om te stoppen met SAP en een andere oplossing te kiezen. ‘Talis heeft in een selectietraject weloverwogen de keuze voor SAP gemaakt. De overwegingen die aan die beslissing ten grondslag lagen, zijn niet veranderd. Het probleem zat ook niet in het SAP-systeem, het lag aan de inrichting en de te verwachten resultaten.’ De woningbouwvereniging is ook niet naar de rechter gestapt voor een schadeclaim tegen Capgemini. ‘Dat is een professionele partij die de contractontbinding netjes heeft afgehandeld. Daarbij hebben wij ook kritisch gekeken naar onze eigen rol in dit traject. We zijn uiteindelijk met een welgemeende handdruk uit elkaar gegaan.’
Over de kosten van de SAP-implementatie wil de it-directeur van Talis, nu het project nog loopt, geen uitlatingen doen. ‘Na afloop van het project zullen wij daar in alle openheid verantwoording over afleggen.’ Eisinga zegt verder niet te kunnen aangeven wat de vertraging in het eerste traject met Capgemini precies heeft gekost, omdat de gevolgen voor de bedrijfsvoering niet te kwantificeren zouden zijn en er geen informatie over beschikbaar is.
Hoge verwachtingen
Ronald Smitjes, de inmiddels vertrokken manager Financien van Talis, was in 2007 een van de initiatiefnemers van een nieuw bedrijfsinformatiesysteem. In een huisorgaan uit dat jaar van de toenmalige it-partner Capgemini, zegt hij: ‘We moeten zelf de financieringen doen, we krijgen te maken met prijsconcurrentie en we moeten rekening houden met marktwerking. In feite lijken woningcorporaties steeds meer op commerciële bedrijven.’ Smitjes vond het Wocas/X-systeem van Centric voor deze nieuwe rol verouderd. ‘Die automatisering is bottom-up gebouwd, waardoor je het niet op een strategische manier kunt inzetten. ‘Hij zocht naar een nieuw pakket waaraan je dezelfde eisen kan stellen als bij een ‘normaal bedrijf’. Daarbij ging het volgens hem niet om het incasseren van de huur of de mutaties aan de balie – standaardtaken van een corporatiepakket – maar om software die ook inkoop, projectmanagement, risico- en marktanalyses en kapitaalverstrekking ondersteunt. En het pakket moest leiden tot een efficiënte facturenstroom en geïntegreerde procesverwerking waarbij informatie niet uit allerlei systemen gehaald hoeft te worden.
Smitjes kwam op SAP uit. Hij had al eerder een SAP-implementatie begeleid in de industriesector. In zijn ogen is een groot voordeel van deze standaardsoftwaremaker boven de traditionele leveranciers de voortdurende technologische ontwikkeling. Daar waar je bij andere partijen na vijf of zes jaar een nieuw systeem moet aanschaffen, hoef je dit bij SAP tot in lengte van dagen niet te doen, stelde hij in het artikel.
