ICT versnelt vernieuwing overheid

Bij de huidige herstructurering van de overheid lijkt ict een grotere rol te gaan spelen. We horen allemaal over 'het nieuwe werken' en 'ambtenaar 2.0' waarbij interactie en participatie met burgers en bedrijven de boventoon voert. Daarnaast hebben we ook programma's op het gebied van ketens om de overheid als een geheel te laten functioneren. Maar hoe krijgen we die veranderingen nu doorgevoerd? Onze overheidexperts aan het woord.

Wout Hofman, senior consultant, TNO

Er zijn twee aanpakken voor verandering die relevant zijn voor de overheid, namelijk het afdwingen van veranderingen en evolutie van die veranderingen. Deze aanpakken zijn schoksgewijs en evolutionair. Als we veranderingen willen afdwingen lijkt hier een centrale sturing nodig op ict. Een tweede aspect is natuurlijk altijd geld. We richten dan vaak een centrale organisatie in die ict-middelen verschaft. Ict moet een dienst als gas en elektriciteit worden; betalen in relatie tot afname. De overheid moet een keuze maken tussen of alles zelf willen doen of vanuit een tactisch kader de inrichting van operationele maatregelen aan te sturen.

Dick van Elk, eigenaar, Advidata

Er is een andere manier van denken nodig, gevolgd door het anders, beter toepassen van ict. We vergeten te vaak dat ict slechts een hulptechnologie is. Ict moet 'het proces' ondersteunen. Nog beter is het om met behulp van ict de huidige processen te vernieuwen. De nadruk zou moeten liggen op procesinnovatie. Ict als meet- en regeltechniek voor primaire bedrijfsprocessen. De grote en logge administratieve toepassingen worden vervangen door volcontinue processen. Het is een grote uitdaging deze innovatie aan te pakken, zeker bij de departementale drielagenstructuur van de overheid. Het kan een nog grotere beloning betekenen: een SLA met een servicetijd van 52x7x24!

Tjerk van Dijk, zelfstandig adviseur, Prover

Het is zo dat de centrale overheid snel grijpt naar het middel van wet- en regelgeving om veranderingen door te voeren bij lokale overheden. Hierbij bestaat het gevaar dat projecten bij lokale overheden zich al snel toespitsen op het voldoen aan deze wet- en regelgeving en daarbij het oorspronkelijke doel uit het oog verliezen. Zo was het uit kunnen geven van een BSN bedoeld om de eenmalige vastlegging en uitwisseling van persoonsgegevens te faciliteren. Inmiddels kunnen alle gemeenten BSN's uitgeven, maar hebben nog maar weinig gemeenten geregeld dat persoonsgegevens op één plaats worden vastgelegd en worden uitgewisseld (of gekoppeld) op basis van het BSN. Bij veel gemeenten ontbreekt het zelfs aan initiatieven hiertoe.

Specifiek voor overheden is dat ze een 'marktprikkel' moeten missen. Misschien is het tijd om het financieringsmodel van de overheid in de strijd te gooien om te komen tot de gewenste veranderingen. Financiering uit bijvoorbeeld het gemeentefonds is gebaseerd op statische kenmerken als het aantal inwoners of de oppervlakte van de gemeente. Of een gemeente het nu goed doet of niet, zij wordt hier niet extra voor beloond door meer financiële armslag. Het koppelen van de uitkeringen uit het gemeentefonds aan de prestaties van de gemeente dwingt betrokken partijen om af te spreken wanneer een lokale overheid het goed doet en hoe dit meetbaar te maken. Tegelijkertijd wordt er voor de centrale overheid een effectief stuurmechanisme gecreëerd.

Bart Omlo, business unit manager engineering, HintTech

Er wordt gesuggereerd dat de overheid een keus moet maken op welke wijze veranderingen moeten worden doorgevoerd. Ik ben echter van mening dat niet de wijze van veranderen maar de omvang van de verandering debet is aan de langzame ontwikkeling. De grote hoeveelheid vernieuwingen die op alle niveaus worden ontwikkeld creëren een soort verlamming in organisaties en maken het lastig om de juiste prioriteiten te stellen. Overheden beschermen zichzelf door een eigen koers te varen en externe ontwikkelingen maar mondjesmaat te accepteren. Goede focus op een aantal speerpunten die op alle niveaus worden omarmd kunnen zorgen voor de nodige versnelling.

Erik Hartman, adviseur, spreker en analyst, Hartman Communicatie

Er is momenteel te veel onduidelijkheid en verschil van mening over (de rol van) de e-overheid. Wat dat betreft verwacht ik veel van de nieuwe rijks-CIO, die hopelijk de regierol op zich mag nemen. Op voorwaarde dat hij de informatie vooropstelt en niet de technologie of de vele websites waarover de overheid nu al beschikt. Hopelijk vindt hij een evenknie bij de lokale overheid. Laat overheidsorganisaties van elkaar leren, zij hebben al veel zelf gedaan. Belangrijk is dat er rekening wordt gehouden met de volwassenheid van de overheidsorganisaties. Uiteindelijk draait het om de burger. Die wil een antwoord op zijn vraag en met dat antwoord is het nog droevig gesteld.

Willem Beelen, directeur publieke sector, Inter Access

Het vermogen om te veranderen en daarmee toekomstbestendig te zijn en te voldoen aan de eisen die de maatschappij, de klanten en de politiek aan de overheid stelt, vraagt om een visie rond de impact van technologie op de samenleving en op de herontdekking van architectuur als basis voor de inrichting van organisaties en bedrijfsprocessen.

Een heel praktische oplossing om te versnellen naar vernieuwing kan ook 'de inktvlekmethode' zijn. Kopieer dat wat goed functioneert naar andere (overheids)-domeinen en etaleer dat. Een actueel voorbeeld is het SUWI-domein waar momenteel het Digitaal Klant Dossier wordt ingevoerd voor de keten UWV Werkbedrijf, gemeentelijke Sociale Dienst en de werkzoekende met als resultaat eenmalige, eenduidige registratie en meervoudige uitvraag in de keten. Een concept dat morgen kan worden toegepast voor het zorgdomein in de keten van CIZ, zorgaanbieder, gemeente, zorgverzekeraar en de zorgconsument. Een must bezien in het licht van de vergrijzing dat veel effect kan ressorteren op het vlak van efficiency, doelmatigheid, administratieve lastenverlichting en last, but not least het voorkomen van ergernis bij de zorgconsument.

Berry de Vos, senior business consultant, Capgemini

Veranderen van de overheid wordt vaak geplaatst in de context van 'de overheid' alsof er sprake is van een overheid en dus van een concern. Indien we ict als belangrijkste enabler beschouwen in de verandering naar de bijdetijdse overheid, dan staan we gesteld voor meervoudige uitdagingen. Laten we in deze reactie ict als een van de uitdagingen nemen.

Elke overheidsorganisatie (ongeveer 1600 instellingen) kent haar eigen wijze van bedrijfsvoering en daarmee dus ook een eigen ict-inrichting. Er is dus sprake van zogenaamde ict-silo's die zich moeten gaan transformeren naar ketens (denk aan basisregistraties) en daarmee worden overheden afhankelijk van elkaar door de informatieverplichtingen die ze elkaar opleggen. Eenvoudig gezegd: ict vergt daarmee een verandering van ontkoppelen van de eigen inrichting, naar bouwen volgens standaard normen en aansluiten op de keten. Dat vergt dus een set van afspraken over de wijze waarop de informatieverhouding tussen overheden wordt georganiseerd. Dergelijke afspraken gaan dan over bijvoorbeeld standaarden en architecturen. Leg dergelijke afspraken bij de wet vast. Zijn we er dan? Absoluut niet, maar verleg de focus van domeinen naar relaties. De winst van ict (e-overheid) zit nu eenmaal in de weg tussen overheden en niet zozeer binnen de overheid als enkelvoudige organisatie.

Hans Reterink, managing consultant, Berenschot Public Management

Een bekend principe in de architectuur is 'form follows function'. Dat geldt ook in aangepaste vorm voor ict binnen de overheid: ‘ict volgt de organisatie'. Ict wordt gemaakt door en voor een concrete overheidsorganisatie. Ict volgt niet vanzelf beleidsdoelstellingen, processen, architectuur of goede gedachten hoe het beter kan. De keuze bestaat daarom niet alleen tussen afdwingen en evolutie.  Puur afdwingen leidt al gauw tot problemen met motivatie en uitvoerbaarheid in de organisatie waar het moet worden toegepast. Een evolutie kan heel lang duren.

De Belastingdienst gebruikt DigID dat voortkomt uit een langdurige ontwikkeling zoals de digitale kluis en Europese ontwikkelingen, maar kon uiteindelijk zelf bepalen hoe burgers de belastingaangifte kunnen indienen. Om vernieuwingen te versnellen is intensieve samenwerking tussen verschillende organisaties essentieel. De nieuw te ontwikkelen ict kan dan de nieuwe samenwerkingsorganisatie volgen. Daarvoor is het nodig dat de samenwerkende organisaties mandaat geven aan de gezamenlijke organisatie, dat experts uit de organisaties er in gaan samenwerken en dat er gezamenlijk budget wordt toegekend. Als je dat realiseert, kun je versnelling bereiken.