Drechtsteden voegen acht ICT-afdelingen samen

In het Servicecentrum Drechtsteden worden acht ict-afdelingen van zes gemeenten en twee regionale organisaties samengevoegd. De operatie moet een miljoenenbesparing opleveren. Volgens de projectmanager loopt de klus gesmeerd doordat medewerkers zich betrokken voelen bij de samenvoeging.

Het is geen gemakkelijke klus die het Servicecentrum Drechtsteden zich op de hals heeft gehaald. Zij voegen acht ict-afdelingen samen tot een afdeling. Die nieuwe afdeling verzorgt de automatisering voor zes gemeenten, waaronder Dordrecht en Sliedrecht en onder andere de brandweer. De nieuwe ict-organisatie gaat het beheer voeren over 3300 werkplekken. Toch zijn Matt Muijres, cio Drechtsteden en Fred Hilvers, manager van de nieuwe ict-afdeling erg positief. ‘Het is een heel dankbare omgeving om veranderingen in door te voeren. Vanuit de organisaties en werknemers is er veel bereidheid om mee te werken.'

Binnen de betrokken organisaties is een paar jaar geleden het idee ontstaan voor een gezamenlijk servicecentrum. Dat betekende een samenvoeging van alle ondersteunende afdelingen, ook de ict-afdeling. 'Voorheen werkte iedere lokale afdeling met zijn eigen softwarepakket. Dat betekende acht softwarepakketten voor de financiële administratie, voor de personeelsadministratie en zo verder. Zo'n jungle aan pakketten is niet te beheren door een nieuwe ict-afdeling. Daarom brengen we het aantal systemen terug naar een pakket per afdeling.  Dat is in augustus 2009 klaar', zegt Muijres.

Applicaties reduceren

Daarnaast moeten ook de betrokken gemeenten en organisaties hun applicaties reduceren. Dat verloopt vrij soepel, vinden Hilvers en Muijres. ‘Ongeveer zestig procent van de applicaties verdwijnt na een goed gesprek. Dat komt ook omdat er bij veel ict-afdelingen een achterstand was. Zij hebben een lage bezetting daardoor hebben ze nooit de kans gehad om de applicaties op te schonen', zegt Muijres.

Ook zijn de acht infrastructuren tot een samengevoegd. Muijres: ‘Er is een nieuw regionaal rekencentrum gebouwd in Dordrecht waarop de acht organisaties eind 2010 moeten zijn aangesloten.' Het aansluiten gebeurt groepsgewijs.  'We richten ons eerst op het migreren van de vijf kleinere gemeenten en starten later in 2009 met de voorbereidingen voor Dordrecht en de gemeenschappelijke regelingen.'

Het nieuwe servicecentrum, de gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen gaan gebruik maken van een glasvlezelnetwerk. ‘Dat lag er al', zegt Muijres. Eerst zijn de gemeenten verbonden, straks volgt de rest van de organisaties. In september moeten alle organisaties aangesloten zijn. ‘We zijn daar dan twee jaar mee bezig geweest. Dit netwerk gaan we gebruiken voor ons data- en telefonieverkeer (voip)', aldus de cio.  

Design office

Binnen het servicecentrum is er een design office dat de ict-architectuur in de gaten houdt. De afdeling wordt bemand door drie architecten. ‘Die toetsen en adviseren bij een veranderingen in de architectuur. Zij zijn onafhankelijk van projecten. Dat zorgt wel eens voor felle discussies, maar zij denken goed mee als het anders moet. Ik heb dergelijke adviseringsgroepen wel vaker gezien, maar binnen Drechtsteden is heel goed toegepast', zegt Hilvers.

In 2010 moet alles gereed zijn. Alvast terugkijkend, is Muijres erg te spreken over de netwerkdirectie. ‘Hoe die de organisatie heeft neergezet, dat is uniek. Zij beschikken over genoeg zelfkennis om risico's in te schatten en zonodig de juiste mensen in te schakelen', zegt hij. Volgens hem is de goede basis van de samenwerking in 2000 al gelegd, toen de gemeenten en de organisaties gingen samenwerken. Niet alles ging goed. Er werd te vroeg op de voordelen van de samenwerking gerekend in de gemaakte businesscase. Daarom moeten alle aangesloten organisaties 2,5 miljoen euro extra betalen. Het samenvoegen van de verschillende afdelingen van de zes gemeenten moet vanaf 2011 tussen 6,5 en 7,5 miljoen euro per jaar gaan opleveren.

Externen

De nieuwe beheerorganisatie gaat bestaan uit veertig medewerkers. Nu werken er zo'n zestig mensen bij de afdeling. ‘Dat komt omdat we externen hebben ingehuurd voor kennis, maar ook omdat er extra werk verzet wordt. De winkel blijft open, maar er vinden wel allerlei veranderingen plaats, zegt Muijres. Het is nog niet helemaal duidelijk of er medewerkers on site bij de gemeenten komen te zitten. ‘De regio is compact. Met de fiets ga je zo van de ene gemeente naar de andere.' Voor de betrokken medewerkers vraagt de samenvoeging ook een verandering in werkwijze, zegt Hilvers. ‘Zij waren eerder verantwoordelijk voor de gehele ict binnen een gemeente. Nu is er een strikte functiescheiding. De generalist wordt specialist.'