En daar zit je dan als storage/systeembeheerder, je ziet de data dagelijks groeien, back-up windows zijn 24-uurs back-ups geworden en een nieuwe aanvraag voor 50 GB ligt op je bureau onder de aanvraag van 70 GB. Hoe moet je in deze crisistijden aan je manager uitleggen dat je storage-uitbreiding nodig hebt, want het bijplaatsen van schijven lukt niet meer. En oh ja, nog een extra virtuele tape library (VTL), want die data moet toch ook geback-uped worden. Nog maar te zwijgen van de extra tapes die nodig zijn om alle back-ups tot in het oneindige te bewaren.
Het heeft even geduurd om uiteindelijk alle leveranciers goed met elkaar te vergelijken. Peren werden appels, appels werden bananen, maar uiteindelijk heb je de goedkoopste leverancier gevonden. En met een goed financieel onderbouwd plan stap je het kantoor van je manager binnen.
Daar zit je dan, je gaat vertellen dat je anderhalve ton aan storage en toebehoren nodig hebt om de datagroei binnen het bedrijf op te vangen. En opeens trek je bleek weg… Hoelang kan ik met de huidige investering eigenlijk de datagroei te lijf? Hoe ziet de groeiprognose er eigenlijk uit voor de komende twee à drie jaar? Is deze investering eigenlijk wel nodig, want als ik ongebruikte data verwijder dan redt ik het misschien wel? En waarom back-uppen we nu eigenlijk alles, is dat echt nodig?
Vastberaden kijk je je manager aan en zegt 'Ik ga anderhalve ton voor jou besparen en misschien nog wel meer'. En dit zijn van die schaarse momenten dat je echt de volledige aandacht van je manager hebt. Je begint je pleidooi, met het laten zien van je plan, waarin helder staat beschreven dat als er geen actie wordt ondernomen de huidige storage-omgeving over twee maanden tot de nok vol zit. Vervolgens laat je de financiële cijfers zien van de investering welke gedaan moet worden om de storage-omgeving uit te breiden, volgens de denkwijze van de afgelopen jaren. Juist ja, schijven bijplaatsen en als dat niet lukt een extra doos kopen waar nog meer schijven in passen.
Je vervolgt je pleidooi dat het beter is om vanuit een information lifecycle managent (ILM-)gedachte naar de data te kijken. Op dit moment kijkt je manager enigszins wazig uit de ogen, dus ga je snel verder met vertellen dat het slim is om data welke niet meer nodig is, te verwijderen. Dat de type bestanden .mp3, .avi, .wav en .jpg voor sommige bedrijven best belangrijk kunnen zijn, maar voor dit bedrijf hoogst waarschijnlijk niet. Dat als inzichtelijk wordt gemaakt wat wel en wat niet geback-uped kan worden, en niet te vergeten wat er daadwerkelijk tot in de oneindigheid bewaard dient te worden, men weer kan praten over back-up windows in plaats van 24-uur back-ups. Dat als data een bepaalde periode niet gebruikt wordt, deze automatisch verplaats wordt naar een goedkopere, langzamere maar vooral energiezuinigere opslag. Bij het noemen van het woord archivering zie je een blik van herkenning in de ogen van je manager. En dat archivering van de bedrijfse-mail het mogelijk maakt om die ellendige pst-files van de persoonlijke directories te verwijderen, omdat de inhoud van de pst-files in het centrale e-mailarchief komt te staan. Dat dus e-mailarchivering ontzettend veel bijdraagt aan het terugkeren van het back-up window en het verminderen van het storagegebruik.
Het enthousiasme van je manager begint toe te nemen, dus nu met alle remmen los vertel je met volle overtuiging en enthousiasme verder hoe belangrijk het is om ILM deels op te nemen binnen de BiSL-processen, de architectuur en zelfs de strategie van het bedrijf. Dat het bedrijf nu bewust kan voldoen aan wet- en regelgeving betreffende contracten, gevoelige bedrijfsinformatie. En niet alleen het bewaren van data, maar ook het verplicht verwijderen van data. Dat de data-, maar beter gezegd de informatiegroei voorspelbaar wordt, in plaats van ad hoc wat nu het geval is. Dat door dataclassificatie bepaald kan worden welke data het bedrijf bijvoorbeeld alleen mag verlaten via een usb-stick, maar dan wel encrypted en welke data eigenlijk nooit het bedrijf mag verlaten. En welke e-mails met bepaalde content zeker gearchiveerd moeten worden en welke het bedrijf niet eens uitkomen. Zaken waar de securitymanager al jaren van droomt, controle over bedrijfsinformatie!
Met opgeheven hoofd kijk je je manager aan en sluit je pleidooi door te vertellen wat het belangrijkste is om ILM van te grond te laten komen en dat is de business. Want alleen zij kunnen aangeven welke data/informatie echt belangrijk is om bijvoorbeeld tot in de oneindigheid te bewaren en welke data niet. Nog nooit had je zo'n teleurstelling in de ogen van je manager gezien, tja business en ict, geen goed eind van het pleidooi. Je haalt het plan weer tevoorschijn, schuift het naar je manager en loopt de kamer uit.
De moraal van het verhaal is dat het wellicht verstandig is, dat men eens serieus gaat kijken naar de eigen data binnen het bedrijf. En wat de mogelijkheden en verplichtingen zijn met betrekking tot deze data, in plaats van alleen schijven bij plaatsen. Dit ‘kijken' kan ervoor zorgen dat men met de huidige storage-infrastructuur de storagegroei langer op kan vangen en misschien wel met een minder hoge TCO dan voorheen voorspelt was.
Zonder de business erbij te betrekken kan operationeel ict zich deels richten op de toenemende storagegroei en deels op de toenemende TCO. Door het archiveren van ongebruikte data en e-mail, kan gebruik gemaakt worden van goedkopere disken, welke tevens energiezuiniger zijn. En door het archiveren van e-mail worden de aanwezige pst-files van de persoonlijke directories verwijderd, wat zeker het back-up window ten goede komt.
Het samenspel tussen de business en operationeel ict zorgt ervoor dat de stap gemaakt wordt naar ILM, waardoor het mogelijk gemaakt wordt om de juiste acties voor de juiste informatie/data uit te voeren. Wat zeker interessant is gezien vanuit wet- en regelgeving, security en TCO-beheersing.
