Dat business cases regelmatig te positief worden ingeschat, komt doordat er te veel mensen een belang bij hebben. Een ict-leverancier wil een goede business case maken, zodat voor zijn software wordt gekozen. Een projectmanager hoopt op een snelle start van het project. Dat zeggen Computable-experts. Een oplossing is dat de business case wordt opgesteld door een onafhankelijk persoon, iemand die geen belang heeft bij het doorgaan van het project.
Het te positief inschatten van een business case, komt omdat te veel betrokkenen daarbij belang hebben. Dat zeggen Computable-experts. Volgens hen komt een te rooskleurige business case regelmatig voor. "Het te rooskleurig inschatten gebeurt wanneer er belang bij is om een beslissing over budgetten te forceren. Maar veel vaker ligt de oorzaak elders", aldus directeur Jos Struik van Dataccent.
"Bijvoorbeeld bij het te optimistisch inschatten van de opbrengsten, bij te veel discussies of vergaderingen en bij te lang polderen. Daardoor lopen planningen uit en is een deel van de externe inhuur maar weinig productief, maar wordt wel betaald", aldus Struik. Algemeen directeur Marc Drost van High Concept vindt dat een businesscase moet worden opgesteld door een onafhankelijk persoon. "Iemand die geen belang heeft bij het doorgaan van het project."
Offerteprijs
Volgens Fred van den Berk, algemeen directeur van Arrendum Groep, zal een ict-bedrijf alles aangrijpen om de offerteprijs te verlagen om een aanbesteding te kunnen winnen. "Wie op de helft van de reële prijs en de helft van de reële levertijd gaat zitten, doet tenminste nog mee. Want ja – het gaat om de verkoop, dan is de bonus binnen en mogen de ‘technici' het onmogelijke proberen voor elkaar te krijgen. Geen wonder dat rooskleurige business cases schering en inslag zijn", zegt senior manager Jurgen van der Vlugt van het bedrijf Noordbeek.
Het heeft overigens niet alleen te maken met geld, zegt directeur Mat Maas van DTP@Work. "Wil men het project toch graag starten, dan is het natuurlijk goed om deze rooskleuriger voor te doen dan men daadwerkelijk denkt dat hij is. En komt men er gedurende het traject achter dat de oorspronkelijke business case te rooskleurig was, dan hebben ze vaak al zoveel geld uitgegeven dat het afblazen van het project een dusdanige destructie van investering vergt dat men het project toch maar afmaakt."
Beste business case 2009
De redactie van Computable zoekt naar de beste business case van het jaar 2009. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar.
Via een invulformulier kunnen bedrijven hun business case bij Computable aandragen. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.
Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.
Hallo zeg!
Nog niet zolang geleden werden verhitte discussies gevoerd over het feit dat ROI van (BI) trajecten niet haalbaar zijn of onvoldoende duidelijk zijn (welles en nietes….weten we nog?), zo zou uit een onderzoek zijn gebleken.
Nu lees ik dat persoonlijke belangen ervoor kunnen zorgen dat we elkaar aan het beduvelen zijn, tenminste….als het waar is….
Worden leveranciers soms door klanten gedwongen dit soort fratsen uit te halen? Als dat zo is dan moet ook de klant eens een keer goed in de spiegel kijken (Zelfreflectie, verrekte moeilijk soms). De Nederlandse mentaliteit is overigens wel nog steeds ‘voor een dubbeltje op de eerste rij willen zitten’. Dan krijg je dit soort akties inderdaad ook.
Ik ga voor open communicatie tussen klant en leverancier, wie volgt? En kwaliteit heeft uiteindelijk zijn prijs.
Ik mag hopen dat er ook ‘eerlijke klanten en leveranciers zijn’ die op een integere manier zaken met elkaar willen doen.
joh, dat is toch menselijk!
Een “normale” projectleider/manager bouwt in zijn voorstellen en plannen van aanpak alle benodigde ruimte om het project binnen ZIJN GEPLANDE BESCHIKBARE tijd en geld op te leveren.
99 van de 100 keer zijn de agenda’s van de opdrachtgevers anders ivm afspraken andere stackhoulders…. het moet sneller , het moet goedkoper of ze hebben al afgespraken gemaakt met leveranciers wanneer het operationeel moet zijn en de geplande bezuinegingen al ingeboekt.
Veel te vaak wordt er door de opdrachtgevers op jouw regiestoel gezeten en worden politiek gemaakte beslissingen je deelgenoot. De optie is om dan het project niet te doen….., maar hoeveel projectleiders / managers hebben die optie als interne medewerker al helemaal niet….. als gedetacheerde wordt het als omzet gezien en als het fout gaat, nog meer omzet….
Dus…. blijf realistisch….. dat zijn de enigste vormen op een goede afronding van een project en maak je begrotingen op kontroleerbare gegevens….. gokken vraagt altijd om tegenslagen….
Het opstellen van een business case is geen garantie voor een goed project.
Als een opdrachtgever zijn opdrachtgeverschap niet serieus neemt en een leverancier kost wat het kost gaat voor het binnenhalen van de opdracht (korte termijn), dan willen we elkaar dus allemaal voor de gek houden. Daar is geen businesscase voor nodig.
Het aanwijzen van een onafhankelijke derde persoon voor het opstellen van een businesscase vind ik nu het toppunt van polderen. De volgende stap is het opstellen van een onafhankelijke commissie die deze goede man/vrouw weer gaat beoordelen….
Een nieuwe onafhankelijk persoon is dus geen oplossing. Dat is het verplaatsen van het echte probleem. De belangen van beide partijen komen dan uiteindelijk weer bij deze derde persoon terecht die vervolgens wel heel stevig in zijn schoenen moet staan om niet mee te gaan met de “eisen” van zijn partijen.
Als een opdrachtgever wil voorkomen dat hij een te rooskleurig traject verkocht krijgt, zal hij ten eerste zelf realistisch moeten zijn. Dat betekent weten wat je nodig hebt en weten wat dat reeel genomen kost. Een aloude gezegde zegt “If you pay peanuts, you get monkeys”.
En als je als opdrachtgever niet de juiste kennis hebt, dan zal je de juiste kennis in huis moeten halen. Daarmee kunnen de aanbiedingen van de leveranciers op de juiste waarde worden geschat.
Professioneel opdrachtgeverschap kan er ook voor zorgen dat het project na gunning ook goed aangestuurd wordt en dat de leverancier levert wat hij belooft.
Dit artikel is waarschijnlijk oorzaak van het mislukken van projecten in de komende tijd.
De business case is niet van een onafhankelijke, niet van een leverancier en niet van een projectmanager. Hierin worden de bedrijfsbelangen geformuleerd. Dus is het eigendom van de opdrachtgever, of belangrijker, de klant organisatie.
De klant organisatie heeft ergens een business behoefte. Er is wat nodig, waar ze efficientie mee moeten kunnen behalen, winst mee kunnen maken, etc. Dus zij geven aan waar de eindoplossing aan moet gaan voldoen. Daarna gaat in het project dit worden gerealiseerd, en na realisatie kan de klant organisatie beoordelen, aan de hand van hun business case, of het projectresultaat wel 100% aansluit bij die business case.
Als een andere persoon dit gaat doen, anders dan de verantwoordelijke binnen het bedrijf, dan komen er niet de bedrijfsbelangen van de klant in te staan. En daar was het ze toch om te doen!?
Ik ben het eens met de opmerking van Sander Maarleveld, professioneel opdrachtgeverschap is van belang. Sterker nog: leiderschap in plaats van management.
Overigens, ik kom in veel overheid, onderwijs en zorg vaak business cases tegen die een oplossing moeten bieden, en na het opleveren van het project wordt er een passend probleem bij gezocht.
Dit in tegenstelling tot veel MKB bedrijven, waarbij de opdrachtgever vaak ook de eigenaar of directeur was. Die weet als geen ander zijn eigen business belang. Dus als iets daar niet aan bijdraagd, wordt het afgeschoten. Dus de beste opdrachtgevers zijn de mensen die de pijn voelen als het project niet slaagt.
Tja? de valkuilen. Een subjectieve business case, opgesteld door niet-onafhankelijke partijen, brengt het risico met zich mee dat uitgangspunten worden bepaald op basis van (eigen) belangen. Objectiviteit is daarom inderdaad een (meer dan) belangrijke voorwaarde voor een goede business case.
En zo zijn er nog vele valkuilen. Ik noem er 2: te summiere vastlegging en actualiteit.
Te summiere vastlegging. Een kort en bondig business plan is ideaal, maar ook dit brengt het risico mee dat belangrijke zaken onvoldoende worden onderzocht en vastgelegd. Zo wordt er bijvoorbeeld vaak gestart zonder dat de verwachtingen goed worden vastgelegd – met als gevolg dat er teveel onduidelijkheid is bij de aanvang van een project of dat de verwachtingen vervolgens uiteenlopen tijdens de uitvoering.
Actualiteit. In de praktijk wordt een business case toch nog al eens gezien als statisch document dat eenmalig wordt opgesteld. Met alle (beheers) risico?s van dien. Het is en blijft toch een dynamisch document dat tijdens het project bij elke fase weer actueel zal moeten worden gehouden.