Test: Archiveren van Exchange-mail

Bedrijven hebben alleen al uit juridisch oogpunt een sterke behoefte aan archivering van hun e-mail. GFI MailArchiver 6 biedt archivering voor Exchange mailservers. Eindgebruikers kunnen het mailarchief raadplegen vanuit Outlook.

Sinds e-mail een juridisch statuut gekregen heeft en dus bruikbaar is als bewijsmateriaal, moet het net als andere bedrijfscorrespondentie gearchiveerd worden. Een goed mailarchief dient natuurlijk onder meer om bewijsmateriaal te kunnen terugvinden en verzamelen bij disputen. Er is echter nog meer. Het kan ook een belangrijke bron van (historische) informatie over het bedrijf zijn voor bevoegde medewerkers.

Losse verzameling

Microsoft Exchange slaat e-mail niet op in een keurig gestructureerde database, maar als een nogal losse verzameling data. Dat maakt die e-mail moeilijk doorzoekbaar. Exchange kan e-mail indexeren en laten doorzoeken, maar een functie voor archivering is standaard niet aanwezig. Dat laat de markt vrij voor softwareproducenten die archiveringssoftware als aanvulling op Exchange aanbieden. Veel van deze archiveerders werken met zogenaamde ‘stubs'. De software vervangt de gearchiveerde mails in Exchange door een soort samenvatting. Die ‘stub' bevat de hoofding plus wat data om de mail te kunnen terugvinden in de Exchange-database. Microsoft raadt deze methode af, omdat ze de Exchange-server te zwaar belast.

GFI MailArchiver for Exchange gebruikt geen stubs, maar een eigen database. Omdat Outlook standaard alleen met Exchange kan werken, zijn de gearchiveerde mails niet langer beschikbaar voor de clients – ook niet voor zoekopdrachten. Daar moest GFI dus een oplossing voor vinden. Die oplossing bestaat uit een connector voor Outlook. Die verbindt Outlook met GFI MailArchiver zonder Exchange extra te belasten. GFI gebruikt standaard een Firebird-databaseservertje. Optioneel kan ook Microsoft SQL Server 2005 of hoger worden gebruikt. GFI heeft naar eigen zeggen wereldwijd tienduizend klanten die deze oplossing verkozen, vooral dan MKB's. In dat marktsegment claimt GFI het marktleiderschap voor Exchange-archivering.

Samen op dezelfde hardware

GFI MailArchiver heeft in principe geen eigen server nodig. Je mag de software op de Exchange Server installeren. Dat kan zolang die een clienttoegangsrol heeft en de IMAP-dienst actief is. Als je nog andere GFI software hebt draaien, zoals GFI MailEssentials of GFI MailSecurity, dan mag je MailArchiver desgewenst ook op de server te installeren waarop deze pakketten al draaien. IMAP is overigens alleen nodig om toegang te kunnen krijgen tot de journaliserende mailbox die opgeslagen is op een Exchange server met mailboxrol. GFI voorziet daarnaast PST Exporter software om post opgeslagen in bestaande pst-bestanden (pst = personal storage table) in het archief te waren. Op die manier ben je ook veel minder afhankelijk van deze nogal problematische pst-bestanden, die immers alleen lokaal op elke gebruikerscomputer worden opgeslagen. Verder heeft de server waarop je MailArchiver installeert ook Microsoft IIS nodig met geregistreerde ASP.NET. MailArchiver gebruikt dat voor zijn webbeheerinterface. Active Directory is eveneens een vereiste. Bij Exchange moet je de journalisering van de e-mailopslag aanzetten. Je schakelt ook liefst de enveloppe-journalisering in. Dan kan MailArchive de volledige berichthoofdingen verwerken. GFI raadt aan om de indices en database van MailArchive voor betere prestaties op aparte servers te huisvesten.

Schaalbaarheid

GFI biedt zowel een 32-bit als een 64-bit versie van de software. Er is een rollengebaseerde softwaredistributie. Die is bedoeld voor grote bedrijven met veel e-mailverkeer. In dat geval kun je verschillende instanties van de software op verschillende servers installeren die elk hun eigen rol spelen. De rollen die GFI voorziet zijn: centrale configuratiedienst, datavergaring, opslag, zoeken en indexeren, gebruikersinterface en beheer en ten slotte een importeerdienst voor data.

Zodra je al het voorbereidend werk achter de rug hebt, kun je MailArchive installeren op de gekozen server. De installatie van de software begint met een eenvoudige wizard die je een paar dingen laat invullen of kiezen. Je kunt de licentiesleutel in het eerste wizardscherm ingeven of achteraf, als alles geïnstalleerd is. Het laatste scherm brengt je op de hoogte van databaseschemabijwerkingen die uitgevoerd moeten worden. Totdat dit gebeurd is, zullen alle functies in verband met het ophalen en archiveren van mail uitgeschakeld zijn op de Exchange server. Na afloop start je vanaf de beheerinterface een archiveeropslagwizard.

GFI MailArchiver verbindt zich met de journaliserende mailbox op de Exchange server en kan daardoor alle e-mails ophalen die in deze mailbox opgeslagen worden door Exchange. MailArchiver verplaatst deze mails naar zijn eigen database. De gebruiker kan via Outlook (en een MailArchiver connector) of via een webinterface via MailArchiver zoeken naar specifieke gearchiveerde e-mails. Gevonden e-mails kunnen dan bekeken worden, maar niet gewijzigd. Omdat het licentieschema van MailArchiver op basis van het aantal gearchiveerde mailboxen werkt, is enige verduidelijking hier op zijn plaats. Het gaat om alle gebruikers in Active Directory met e-mailmogelijkheid en wiens mails gearchiveerd worden. Dat is het aantal mailboxen waarvoor je een licentie nodig hebt.

Eenvoudig beheer

In de eenvoudige beheerinterface vinden we vier hoofdrubrieken: Configuratie, Auditing, Conversaties en Hulp. In Configuratie bepaal je wat en voor wie er gearchiveerd wordt. Via reglementen leg je vast hoe lang e-mails worden bijgehouden en hoe ze worden ingedeeld in categorieën. Verder kun je parameters instellen voor de zoekindexering. Omdat de licentie werkt met het aantal gearchiveerde mailboxen, kun je ook gebruikers uitsluiten van archivering. Verder leg je in deze hoofdrubriek de beheer- of gebruiksrechten voor gebruikers vast. Wizards helpen je bij het opstellen van retentie- of categorisatiereglementen met behulp van logische OF- en EN-voorwaarden. Ook voor de hoofdrubriek Auditing zijn er wizards die helpen met het kiezen van databases en het samenstellen van auditing-regels.

Conversaties

Zowel beheerders als gebruikers zien de hoofdrubriek Conversaties. Daarin bevindt zich alle e-mailcorrespondentie. Je kunt erin bladeren, opzoekingen doen, zoekmappen aanmaken en beheren, noem maar op. Via rapporten kun je e-mails verzamelen op basis van 'threads' en categorieën. Een opgevraagde e-mail kun je bewaren of afdrukken. Dat geldt ook voor bijlagen. Als je de benodigde rechten hebt, kun je ook als een andere gebruiker inloggen om diens berichten te bekijken of te doorzoeken. Een gebruiker kan de webinterface van MailArchiver als nieuwe folder onder Outlook aanmaken en gebruiken.