Succes met ERP

Vanaf nu is ook het expertpanel op het Topic ERP live. Naar aanleiding van verschillende mislukte erp-projecten is er een discussie ontstaan hoe erp wel tot een succes te maken. Verschillende facetten zoals verandering, betrokkenheid, mensen en standaardisatie komen aan bod. Onze nieuwe experts aan het woord.

De opiniebijdrage ‘Succes ERP-implementatie hangt van verandering af' gaat in op mislukte erp-projecten, zoals van SAP, en op hoe erp-succes gerealiseerd kan worden. Een van de belangrijkste redenen van het wel of niet slagen van een erp-implementatie is of de koper rekening houdt met toekomstige veranderingen in de organisatie en de mogelijkheden om het pakket daaraan aan te passen. Organisaties vragen zich af hoe flexibel het erp-systeem na de implementatie nog is. Wat kost een update qua investering, maar ook in tijd voor de eigen organisatie? Hoe snel kan een update uitgerold worden en wat is de doorlooptijd? Met andere woorden: wat kost een verandering voor mijn organisatie en hoe snel kan dit plaatsvinden? In hoeverre sta ik als ondernemer zelf aan het roer? Daarnaast is het verstandig dat een eindgebruiker zich op voorhand goed laat informeren over wat de implementatie aan tijd van de eigen organisatie gaat verlangen en of dit wel past bij de organisatie en ict-afdeling: kun je het wel verteren en is het na de implementatie door de organisatie nog wel te herkauwen? Kijk verder dan het opgegeven aantal implementatiedagen voor het initiële project.

Peter Slager, projectmanager, Logica

"Bedrijven kopen in het algemeen een erp-pakket om geen maatwerkapplicaties te hoeven bouwen. De consequentie van deze keuze is dat de standaard (meestal op best practice gebaseerde) bedrijfsprocessen gebruikt moeten worden. Organisatieverandering is een belangrijk aspect bij een erp-implementatie. Als de organisatie niet verandert, zal de erp-implementatie nooit succesvol worden. Benader dit soort projecten niet vanuit een technisch oogpunt en zorg ervoor dat je in je project altijd een change manager of business architect hebt. Hij/zij kan de organisatie bij de hand nemen om te zorgen dat je erp-implementatie een succes wordt en dat er weinig maatwerk gebouwd hoeft te worden. Hiermee voorkom je, soms onnodig, hoge kosten bij het doorvoeren van patches en upgrades."

Martijn Delahaye, product marketing manager, Afas ERP Software

"Ik denk dat er twee elementen een essentiële rol spelen: kies de juiste erp-software en zorg voor betrokkenheid. Stop erp in de organisatie in plaats van andersom! Maak van de klant een profit center en automatiseer niet alleen de bestaande processen. Kies voor gebruiksvriendelijke en flexibele software en accepteer de best practices in deze software. Selecteer een betrouwbare leverancier die support en implementatie zelf verzorgt. Zet daarnaast actief in op betrokken medewerkers. Zijn externen noodzakelijk? Laat ze de bestaande werkzaamheden overnemen. Eigen medewerkers dienen met de verandering bezig te zijn. Een kleine groep hoofdgebruikers is een groot gedeelte van hun tijd bezig met deze verandering, niet vice versa. Zorg voor een sterke rol van de chief financial officer als sponsor van de verandering. Toon lef en maak keuzes om de gewenste verandering te forceren."

Renske van der Weijden, accountmanager, IFS Benelux

"Een erp-implementatie heeft een grotere kans van slagen met de juiste mensen. Deze mensen moeten voldoende gemotiveerd zijn, de juiste plek en rol in het projectteam hebben en realistisch (dus niet ‘binnen vier tot zes maanden zijn wij makkelijk live') en pragmatisch zijn. Verder moeten ze de mentaliteit hebben van ‘niet lullen maar poetsen' of de Feyenoord-slogan ‘geen woorden maar daden' hoog in het vaandel hebben. De mensen in het projectteam moeten zich realiseren dat ze verantwoordelijk zijn voor het succes van de implementatie. Verder dient er een realistische projectplanning te zijn en die begint al bij de pakketselectie (deze dien je niet erdoor te ‘jassen'). Een erp-implementatie is een veranderingstraject dat door mensen gedaan moet worden, geef ze daar ook de tijd voor."

Aart van Berk, managing consultant, Atos Origin

"In dit geval heb ik twee keer een beeldspraak over erp. De keuze voor erp is als boodschappen doen voor het avondeten. Je maakt een boodschappenlijstje (scope), maar laat je bij het boodschappen doen niet afleiden door andere leuke en lekkere producten. Anders geef je uiteindelijk veel meer geld uit en kom je ook nog te laat thuis. Een erp-implementatieproject is als rijden in een Formule 1-auto. Ook al kan je autorijden (projecten doen), een Formule 1-auto rijden vergt goede instructie en begeleiding. Zorg dat je het circuit goed kent (planning), dat je de kracht van de auto (functionaliteit) kent en zorg voor een goede pit crew (implementatiepartner). Het ongeschonden halen van de finish is het doel, nummer 1 worden het streven."

Ricardo Passchier, business development manager, IDS Scheer

"De introductie van erp-systemen zou gericht moeten zijn op stroomlijning, harmonisatie of zelfs standaardisatie van bedrijfsprocessen. Het slagen hiervan staat of valt met een configuratie die het proces volgt, een implementatie die conform specificaties is en een voldoende acceptatiegraad heeft bij gebruikers. Een klassiek probleem in ict is de discrepantie tussen documentatie, implementatie en executie. Tussen ontwerp en realisatie ontstaan al snel interpretatieverschillen. De uitdaging ligt in het synchroon houden van deze werelden. Een eerste succesfactor is een procesgedreven erp-implementatie. Bedrijfsprocessen zouden leidend moeten zijn, niet functionaliteiten. Een tweede succesfactor is een modelgedreven aanpak, waarbij de business zijn wensen en eisen tot uitdrukking brengt in procesmodellen in plaats van ongestructureerde documenten en de modellen overdraagt aan ict voor de technische inrichting van het erp-systeem. Zo kan men telkens teruggrijpen op de keuzes die ten grondslag liggen aan de inrichting, ook bij veranderingen. Bovendien spreken business en ict dan een gemeenschappelijke taal."