Test: Bedrijfskennis vergaren, bewaren en delen

Wie wiki zegt, denkt meteen aan Wikipedia. Binnen bedrijven kan een wiki echter ook heel erg nuttig zijn. Bijvoorbeeld om kennis die essentieel is voor de goede werking van een bedrijf vlot te vergaren, te bewaren en te delen.

Het woord 'wiki' komt uit het Hawaïaans en betekent zoveel als 'snel'. Een wiki is een snelle manier om kennis te vergaren en ter beschikking te stellen. Je kunt het zien als een soort van superwoordenboek of superencyclopedie in elektronische vorm. Een wiki bevat een verzameling van artikels waarin iedereen die toegang heeft informatie kan opzoeken met behulp van trefwoorden. De artikels zelf komen tot stand door de gebruikers zelf. Elke medeweker die de nodige rechten heeft, kan informatie toevoegen, aanvullen of wijzigen.

Bijdragen

Een bedrijfswiki heeft als voornaamste voordeel dat soms essentiële kennis van individuele medewerkers breed ter beschikking komt en makkelijk opzoekbaar is. Het is wel noodzakelijk dat je dit ook communiceert naar gebruikers toe. Als die inzien dat een wiki in hun eigen voordeel werkt, zullen ze vlugger bereid zijn om zelf ook bijdragen te leveren. Moedig gebruikers ook aan de wiki te koppelen aan elk nieuw project. Ze zullen vlugger geneigd zijn de wiki te gebruiken bij iets nieuws dan bij routinetaken. Een bedrijfswiki zal zelden voor gans het bedrijf gelden, al kan dat natuurlijk wel. Vaker zal het voorkomen dat wiki's worden opgezet per project of per afdeling. Die kunnen natuurlijk later wel aan elkaar worden gekoppeld mocht dat nodig zijn. Medewerkers die op een ander project zitten of in een andere afdeling werken, kunnen soms wel interessante bijdragen leveren. Moedig mensen dus aan geen schroom te hebben. Elke bijdrage kan een winst betekenen.

Nieuwe bijdragen kunnen bestaan uit nieuwe inhoud. Maar ze kunnen ook nieuwe verbanden tussen bestaande artikels leggen. Beide zijn essentieel voor het ontstaan van een bruikbare wiki. Leg wel de nadruk op betrouwbaarheid en geloofwaardigheid. Op het web hangt dat samen met de reputatie van een bijdrageverlener. Vaak zijn er ook redacteurs die informatie checken of verbeteren. In een bedrijf is het aantal deelnemers veel kleiner en dus is er niet meteen een equivalent van reputatie. Zelfregulering is dus de boodschap. Bij grotere bedrijven en/of succesrijke bedrijfswiki's met veel bijdrageverleners, leidt zelfregulering al vlug tot toenemende vervuiling van de wiki. In dat geval stel je best moderatoren of beheerders aan die een oogje in het zeil houden. Ze zullen waar nodig ingrijpen en wiki-inhoud aanpassen of verwijderen.

Niet doorsnee

Een wiki voor een bedrijf moet aan een paar kenmerken voldoen die kunnen verschillen van die voor een doorsneewiki. Zo is het handig als we Office-documenten kunnen verwerken in de wiki zelf. Interessant is ook als een beperkte mate van lay-out mogelijk is zonder dat er HTML-code gebruikt moet worden. Al willen we dat wel kunnen als we dat handig zouden vinden. Alleen geregistreerde gebruikers kunnen artikels genereren of aanpassen. In een bedrijf zijn dat de traditionele geauthenticeerde gebruikers. Het ligt dus voor de hand, dat we graag willen dat de wiki gekoppeld kan worden aan het in het bedrijf gebruikte directory- of identiteitsbeheersysteem.

Stagnatie

Medewerking is absoluut cruciaal om een wiki leven in te blazen en daarna ook levend(ig) te houden. Zelfs als gebruikers enthousiast lijken bij de introductie van een wiki en zich bereidwillig tonen om nieuwe inhoud aan te maken, bestaat er een groot risico dat het enthousiasme als een pudding in elkaar zakt als de 'wittebroodsweken' achter de rug zijn. Dan dreigt het spook van de stagnatie. Een wiki moet constant gevoed worden, anders droogt hij op. Dat kan alleen met volle medewerking van alle medewerkers. Sensibiliseringscampagnes die uitleggen waarom de wiki nuttig is en aandacht verdient, zijn een mogelijk instrument daarvoor. Niet te streng reglementeren en enige vrijheid toestaan in de creatie van nieuwe inhoud zou een ander instrument kunnen zijn.

Er zijn een paar afdelingen in het bedrijf waarvan het nogal overduidelijk is dat ze van een wiki zouden profiteren. Een eenmaal gestarte wiki kan dan met succes uitbreiden vanwege de voortdurende aandacht van de afdelingsleden. Technische afdelingen zijn daar een voorbeeld van. Er is meer dan voldoende technische informatie die in een wiki bijgehouden kan en moet worden. Omdat echter ook heel wat andere afdelingen zouden kunnen profiteren van een wiki dien je wel in de gaten te houden wie wat uitbreidt. Anders zou je wel eens een zeer succesvolle wiki kunnen hebben die voor 95% gevuld wordt door een technische afdeling terwijl de rest hem niet of nauwelijks gebruikt.

Vormen

Een wiki is beschikbaar in drie vormen: lokaal te installeren software, een gehoste dienst, of een wiki-appliance. Dat kan natuurlijk drie keer dezelfde software zijn. Welke vorm je kiest, is afhankelijk van je behoefte. Wens je de wiki niet zelf te installeren en te beheren (buiten de inhoud dan), dan kun je beroep doen op een hoster. Wens je de wiki toch lokaal te draaien maar wil je niets installeren, dan is een appliance een mogelijkheid. Op zo'n appliance staat alles al voorgeinstalleerd. Het is natuurlijk alleen de vraag of je gemakkelijk een appliance vindt met de specifieke wiki die je interesseert. De meest uitgebreide en zekerste keuze heb je  natuurlijk, als je de wiki zelf installeert en onderhoudt.

Vragen die je je kunt en moet stellen wanneer je op zoek gaat naar wikisoftware zijn onder andere:
– Installatievereisten en installatiegemak. Hoe gemakkelijk is het de wiki te installeren als je geen roottoegang hebt? Is een sql-database vereist? Indien ja, kan de wiki een voorgedefinieerde tabelprefix gebruiken? Dat is handig bij gehoste systemen waarbij je niet zelf nieuwe databases kunt aanmaken maar wel nieuwe tabellen.
– Versiebeheer. Ondersteunt de wiki dat of moet je gebruik een extern versiebeheersysteem gebruiken?
– Opmaaksyntaxis. Gebruiksvriendelijkheid, rijkdom van de opmaak, is insluiting van enkele html-codes mogelijk? Zijn er nuttige metatags of macro's voorzien?
– Bijlagen en uitbreidingen. Ondersteunt de wiki bestandsbijlagen of -aanhangsels? Zijn er installeerbare uitbreidingen of plug-ins van derden beschikbaar?
– Authenticaties en autorisaties. Is er gebruikersbeheer? Is aansluiting mogelijk op bedrijfsdirectory's of identiteitsbeheersystemen? Is er permissiebeheer, eventuele andere authenticatie- en autorisatiemogelijkheden?
– Beveiligingen. Voorziet de wiki paginavergrendeling, weerstand of blokkering van spambijdragen? Is er netwerktoegangscontrole? Andere beveiligingen?
– Taalondersteuning. Kunnen we alle vereiste talen ondersteunen? Inclusief weergave van nationale tekens en symbolen? Is er ondersteuning voor UTF-8?

In de tabel die bij dit artikel hoort (zie kader Tabel) vind je meer informatie over de features van de besproken wiki's.

Open of gesloten

Er bestaan open source wiki's die perfect bruikbaar zijn voor bedrijven. Er bestaan ook gesloten commerciële wiki's. Die laatste bieden meestal specifieke functionaliteit die ontbreekt in de gratis wiki's. En ze zijn natuurlijk ook voorzien van ondersteuning. Gesloten wiki's kunnen specifiek afgestemd zijn op een ander commercieel product. Zo bestaan er wiki's die integreren met Exchange of Lotus Notes/Domino.

Gezien het enorme aantal beschikbare en geschikte gratis open source wiki's versus een in verhouding daarmee eerder bescheiden aantal commerciële wiki's, hebben we een keuze moeten maken welke software we in dit artikel wilden behandelen. Omdat we graag dingen gratis hebben als dat kan en verdedigbaar is, besloten we ons voornamelijk te richten op de gratis open source wiki's. Als tegenwicht hebben er een gesloten commerciële wiki tegenover gesteld van GFI.

GFI d-works

GFI heeft d-works eigenaardig genoeg voor een keertje niet op Microsoft en met name Exchange gericht, zoals vrijwel alle andere producten die GFI verkoopt, maar op IBM en Lotus Notes/Domino. We vermoeden dat het open source gehalte van Lotus Notes daar voor iets tussenzit. Op basis van het Eclipse platform kan nieuwe software immers heel makkelijk volwaardig geïntegreerd worden in Lotus Notes. IBM heeft dat zelf ook al gedaan met OpenOffice.org, dat omgewerkt werd tot een Eclipse-applicatie die dus keurig integreert in Lotus Notes. De suite heeft toen wel een andere naam gekregen: IBM Symphony. En GFI levert daar dus een wiki voor. De naam d-works is afgeleid van 'Domino Workspace'. Het gaat dus om een verzameling Lotus Notes Domino applicaties die je toelaten een compleet intranet te bouwen.

D-works omvat blogs, wiki's en aankondigingen, meerdere thema's, een WYSYWIG-editor met ondersteuning voor doortypen (typeahead) en tagging via tagclouds, klik-en-sleep van afbeeldingen, gemakkelijke bestandenuploads, meerdere d-worksomgevingen op een server, en integratie met elke webpagina, externe applicatie of e-mailsysteem met losse http-koppeling of Ajax. Er is zelfs een mogelijkheid om gemeenschappelijke applicaties te delen voor hulp- of foutopsporingsdoeleinden. Een speciaal CSS-systeem genaamd 'dw-flex' zorgt ervoor dat je het volledige uiterlijk van een d-worksapplicatie heel snel kunt wijzigen.

Je kunt online een demo van d-works bekijken. Die geeft je bijvoorbeeld een themakeuze waarmee je het gewenste thema krijgt iedere keer dat je de demosite bezoekt. Voor deze demo moet je eerst een gebruikersaccount aanvragen bij GFI, maar dat is gratis. De integratie met de Lotus-omgeving betekent dat je de wiki-inhoud kunt aanmaken en gebruiken vanuit Office (Symphony) documenten, mails (Notes), maar ook kalenders en agenda's. En d-works ondersteunt meteen alles wat de Notes/Domino omgeving ondersteunt.

Beoordeling

Als je met een Lotus Notes/Domino en SameTime omgeving werkt, biedt d-works je de meest rijk uitgebouwde werkruimteomgeving met doorgedreven integratie in alle functies van die omgeving (mail, chat, UC, kalenders, agenda's). Het omvat behalve een wiki ook blogs en forums, allemaal modulair opbouwbaar binnen d-works. We kunnen dit bijgevolg warm aanbevelen, hoewel de wiki-functionaliteit wat te wensen over laat in vergelijking met de vele open source wiki's.

Open source wiki’s

Voor de open-source producten kozen we Wikis die ook in het Nederlands, Frans en Duits beschikbaar zijn, die met een database werken, een paginageschiedenis met versiecontrole onderhouden en WYSYWIG-editeren ondersteunen. Ze moeten bovendien zelf installeerbaar zijn, dus geen gehoste diensten of appliances. De wikisoftware moet bovendien in de laatste paar maanden nog bijgewerkt zijn en regelmatig bijgewerkt worden. Daarmee hielden we er nog vijf over: Mindtouch Deki, JSPWiki, MediaWiki, TikiWiki en WackoWiki. Tenzij anders vermeld, vereisen al deze wiki's Apache2, MySQL5 en PHP5 als basis. Deze basis kun je draaien onder Linux en elke andere Unix-achtige, onder Windows 2000 of hoger of onder Mac OS X.

Mindtouch Deki

De Amerikaanse firma Mindtouch biedt Deki volledig gratis en als open broncode aan het grote publiek aan. De basisversie heet Deki Standard, maar er is ook nog een Deki Enterprise. Beide versies kun je ook aanschaffen met bijbehorend onderhoudscontract. De licenties starten vanaf 50 gebruikers, werken degressief en er is een onbeperkte licentie beschikbaar. Deki Enterprise omvat alles van de Standard-editie, maar biedt bedrijfsmashups en extra adapters. Zo zijn er adapters met databaseconnectiviteit, met CMS-, CRM- en ERP-connectiviteit, voor aansluiting op sociale samenwerkingssystemen zoals forums, blogs, profielen, en zo meer. Er is bovendien een behoorlijk uitgebreide rapportagemodule. Ook krijg je dashboards. Er is ook nog Deki Platform voor hosters die meerdere klanten tegelijk willen ondersteunen. Indien je als klant Deki niet zelf wil draaien maar gebruik wil maken van een gehoste oplossing, is er Deki On Demand. Deze dienst wordt gehost door Mindtouch. Je zou natuurlijk ook gebruik kunnen maken van een lokale hoster die Deki Platform heeft draaien.

Deki Standard biedt een WYSIWIG-interface met gebruiksvriendelijke editor om wiki-pagina's aan te maken, te bewerken en te delen. Daarbij kun je ook bestanden- en multimediabijlagen gebruiken. Versiebeheer en verschillende gebruikers met eigen permissies behoren ook tot de mogelijkheden. Deki kent daarnaast zoekfuncties over alle wiki-pagina's en hun bijlagen heen. Een leuke bijzonderheid is dat er standaardonersteuning aanwezig is voor RSS/Atom-feeds. Je kunt bewakingslijsten opmaken om projecten op te volgen, of de bijdragen van een bepaald persoon.

Beoordeling

Deki is een heel gebruiksvriendelijke wiki met ondersteuning voor allerlei authenticatiesystemen. Ze is bovendien uitbreidbaar naar een enterprise-editie toe met behoorlijk geavanceerde functionaliteit. Het enige wat we echt misten, is een opvolgingssysteem of tenminste statistieken voor gewenste (nog niet bestaande verwijzingen vanaf andere pagina's) en verweesde pagina's. Ondersteuning voor kalenders, blogs, forums en dergelijke moet je via plugins regelen. Mindtouch biedt gemakkelijk te installeren installatiepakketten voor Windows en Ubuntu/Debian/RedHat/SuSE Linux. Er is bovendien ook een VMWare appliance beschikbaar: dan heb je helemaal geen installatiewerk!

JSPWiki

De Apache Software Foundation is een stichting die nog heel wat meer gratis en open source software sponsort dan alleen de wereldberoemde Apache webserver waaraan de organisatie ook zijn naam dankt. JSPWiki is ook hun geesteskind en het steunt volledig op Java. Het goede nieuws is, dat JSPWiki geen root-toegang vereist voor de installatie. Wel moet er natuurlijk een nieuwe database aangemaakt worden. Met behulp van plugins kun je JSPWiki laten werken met eender welke databaseserver. JSPWiki ondersteunt geen markering van kleine wijzigingen, geen zusterwiki's, geen kalender en geen beeldbewerking. Veel andere functies zijn wel mogelijk via plugins, maar niet standaard aanwezig. Zoals WYSWIG-editing, bijvoorbeeld. Die plugins zijn echter ook allemaal gratis.

Het voordeel van werken met plugins is, dat JSPWiki erg modulair opgebouwd is. Een basiswiki kan zo erg snel gepubliceerd raken, en alles wat geen basisnoodzakelijkheid is voegen we dan later toe via plugins. Er kunnen ook aparte ploegen werken aan plugins. Bij andere wiki's moet meestal alles tegelijk voorzien en gecoördineerd worden.

De beveiliging is gebaseerd op het krachtige JAAS (Java Authentication and Autorization Service). De grafische interface werkt met sjablonen. Daardoor kan het hele uiterlijk in een mum van tijd aangepast worden. Met behulp van CSS kun je skins aanmaken. JSPWiki schijnt net als veel andere wiki's door te groeien naar een meer volwaardige CMS, vermits er meer ondersteuning komt voor internationalisatie (momenteel slechts acht talen, waaronder gelukkig wel Nederlands, Frans, Duits en Engels) en voor workflows.

Beoordeling

JSPWiki wordt gesteund door de mensen achter Apache en schijnt uit te groeien naar een compleet CMS. Zeker je aandacht waard.

MediaWiki

MediaWiki is wellicht de meest bekende wiki van allemaal. Het is namelijk de software die gebruikt wordt door en voor Wikipedia, waarschijnlijk de populairste wiki op deze planeet. Het spreekt vanzelf dat MediaWiki bij uitstek geschikt is voor wiki's met extreem hoog verkeer. Wikipedia klokt af op meer dan 2500 aanvragen per seconde. Het is ook bruikbaar voor kleine sites, maar de configuratie is nogal ingewikkeld. Dat komt omdat MediaWiki specifiek voor Wikipedia ontwikkeld wordt en dus allerlei opties en configuratieonderdelen aan boord heeft die specifiek voor Wikipedia bedoeld zijn. Als je MediaWiki gratis gehost wil hebben, kan dat bij Wikia.

Op de site van MediaWiki is men erg eerlijk over wat deze wiki niet zo goed doet. Zo is er geen beperking van toegang tot sommige onderdelen van de wiki, is er niet gekeken naar schijfruimte- of geheugengebruik ten voordele van bandbreedtebesparing en werksnelheid, en er is geen echte koppeling met bestaande forum- of blog-software. Niettemin kan dat uiteraard wel als iemand het schrijft. Als je MediaWiki in je eigen bedrijf wenst te gebruiken, dan zul je zelf manueel verwijzingen moeten inbouwen in alle webpagina's waarin je termen wil laten verklaren door de wiki. Bij een wiki met koppeling kan dat makkelijker of zelfs automatisch.

Om nieuwe inhoud aan te maken, kun je rubriceren en werken met een beheerder. Er zijn in totaal zes gebruikersrollen, waarvan de laagste de anonieme gebruiker is. Maar moderatoren zijn niet echt mogelijk. Dat hangt weer samen met het principe van 'open content' (open inhoud), waarbij iedereen vrijelijk mag en kan bijdragen waarop ook Wikipedia gebaseerd is.

Er is helaas geen WYSIWIG-editor, maar de opmaakcodes die MediaWiki gebruikt zijn gelukkig niet moeilijk aan te leren en gemakkelijk te onthouden.

Beoordeling

MediaWiki ondersteunt geen vertraagde indexering of toegangscontrole om spammers tegen te werken. Koppeling met blogs is niet voorzien en een WYSWIG-editor is er ook al niet. Maar de eigen opmaakcodes van MediaWiki zijn niet moeilijk te onthouden of onder de knie te krijgen. Functioneel kom je eigenlijk niks tekort. Als het echter vooral spotgemakkelijk moet zijn, kijk je best elders.

Tikiwiki CMS-Groupware

Tikiwiki is de enige uit deze groep die al uitgegroeid is tot meer. Verschillende andere wiki's die we hier bekijken vertonen een neiging om uit te groeien tot een CMS, al dan niet gecombineerd met een forum of een blog. Tikiwiki heeft die stap al een tijdje geleden gezet. Het is geen wiki meer, maar een wiki gecombineerd met een CMS en groupware-voorziening. Tiki staat trouwens voor 'Tightly Integrated Knowledge Infrastructure'. Als basis dient PHP, ADOdb-databaseabstractie en de themamotor Smarty. Naast ADOdb ondersteunt Tiki rechtstreeks een aantal bekende databaseservers, zoals MySQL, PostgreSQL, Oracle en SQLite. Het is vertaald in meer dan 30 talen, waaronder Nederlands, Frans, Duits en Engels.

De functionaliteit is omvangrijk. Het bevat zowat alles wat we verwachten van een dynamische informatiewebsite: artikels, nieuwsberichten, discussies, nieuwsbrieven, blogs, galerijen met plaatjes en bestanden, formulieren en helpdeskondersteuning, directory's, enquêtes en onderzoeken, quizzen, FAQ's, reclamebeheer, kalender, geografische kaarten, ondersteuning voor mobieltjes en RSS-feeds, categorisatie, workflows, gebruikersbeheer met groepen en permissies, een ingebouwde zoekmotor, ondersteuning voor externe authenticatie en nog veel meer.

In verband met het weren van spammers is het wel vreemd dat Tikiwiki geen zwarte lijst kan bijhouden, geen vertraagde indexering ondersteunt en ook geen 'nofollow'-ondersteuning biedt. Dat laatste zorgt ervoor dat zoekmachinerobots zoals die van Google geen gespamde links gaan volgen.

Er zitten alle mogelijke statistieken in, maar eigenaardig genoeg geen analyse van het sitegebruik zelf.

Beoordeling

Dit is een van de meest omvangrijke oplossingen, maar hij heeft wel al zowat alles aan boord. Als je momenteel geen wiki hebt en van nul af een dynamische informatiewebsite voor intern gebruik moet bouwen, werp je best eens een blik op Tikiwiki. Veel goedkoper dan gratis kan immers niet en functioneel hebben we niets gevonden dat meer kan.

WackoWiki

Deze wiki schijnt vooral Russische ontwikkelaars te hebben en de enige beschikbare commerciële ondersteuning is ook van een Russische firma. WackoWiki is een afsplitsing van WakkaWiki, waarvan de ontwikkeling in 2003 gestaakt werd. De bedoeling van WackoWiki is een 'klein maar fijn'-aanpak met een kleine codebasis, ontworpen voor snelheid en uitbreidbaarheid. Standaard ondersteunt de wiki meerdere sites vanaf dezelfde installatie: dat is handig als je meerdere domeinen wil voorzien van wiki's en die allemaal op dezelfde server wil draaien. Er is een geïntegreerd gebruikersbeheer, maar geen koppeling naar directorysystemen toe. Je kunt wel beveiligingen met toegangscontrolelijsten die per pagina werken. Er is een WYSIWYG-editor, maar daar is duidelijk nog wat werk aan. Er is versiebeheer en een ingebouwde paginacommentaarfunctionaliteit. Handig is ook de automatische inhoudstabelgeneratie.

WackoWiki ondersteunt alleen MySQL als databaseserver, maar je kunt daarvan afwijken via de database-abstractie die PDO (PHP Data Objects) biedt. Root-toegang is niet vereist voor installatie. Je kunt je eigen wiki-uiterlijk bepalen met behulp van skinpakketten of thema's. Drie daarvan zitten standaard al in de installatie.

WackoWiki kan je op de hoogte houden van gewenste en verweesde pagina's, maar niet van recente bezoekers: dat laatste is een nogal eigenaardige tekortkoming, vermits alle andere wiki's dat wel kunnen. Via plugins kun je een kalender en plaatjesgalerijen ondersteunen, maar uitbreiding van de wiki met forums of blogs zijn niet mogelijk.

Beoordeling

WackoWiki is zowat de kleinste wiki die we bekeken. Er zijn een paar verrassende tekortkomingen, maar er is ook verrassend veel functionaliteit. Als je het klein, compact en simpel wil houden is WackoWiki iets waar je naar moet kijken.