Karel is projectmanager bij een financieel concern. Prince2 gecertificeerd en goed thuis in de interne organisatie. Hij is projectmanager geworden van Integratie LevensLoopZakelijk & Particulier (LeLoZaPa). Een belangrijk project. Maar soms…soms lukt het gewoon niet. Om zijn gedachten te ordenen schrijft Karel dan in zijn Daily Log onder het motto Dear dailylog…, can you help me?
Tijdens mijn ochtendwandeling naar de koffie corner loop ik Jan (Hoofd Applicatie Beheer) tegen het lijf. "Karel, dat is goed dat ik je zie! Ik zou graag iets met je willen bespreken. Schikt het je even tijdens een kop koffie?" Jan geeft aan dat hij van Joost heeft vernomen dat er een onderzoek wordt gestart naar het integreren van de LevensLoop-systemen van de afdelingen particulier en zakelijk. "Toevallig draaien beide systemen op een OraSQL omgeving. Het zou efficiënt zijn als Joost gelijktijdig in het project ook de geplande upgrade naar OraSQL2013 uitvoert. Vanuit de leverancier is aangegeven dat ondersteuning over een paar maanden niet meer wordt gegeven, dus uitstellen is geen optie. Het is gewoon een kwestie van een nieuwe versie installeren en stelt niets voor," aldus Jan. "Bovendien is vanuit de directie duidelijk de opdracht gegeven zoveel mogelijk kosten te besparen ‘ivm de crisis enzo…..' Dus het samenvoegen is echt de enige mogelijkheid." Jan geeft aan dat hij het verhaal vandaag nog in een mail zet richting mij en of ik het dan even wil bevestigen.
De emails
Weer aangekomen bij mij bureau vind ik in mijn mailbox een drietal nieuwe mailtjes: van Tanja, Pieter en natuurlijk Jan. Tanja geeft in haar mail aan dat ondanks de diverse workshops, ze het absoluut niet ziet zitten om het LevenLoop Zakelijk-systeem te gaan gebruiken. Zolang er geen garanties worden gegeven, dat alles wat nu in het Particulieren-systeem zit ook in het Zakelijk-systeem komt, gaat ze niet verder. Er wordt bij Levensloop Particulieren nu eenmaal informatie vastgelegd in specifieke velden, dat is wellicht altijd handig mocht in de toekomst ooit gekoppeld gaan worden met andere systemen. Dat Levenloop Zakelijk ervoor gekozen heeft deze informatie voorlopig ter informatie in een opmerkingenveld te zetten, vind ze kortzichtig en kan ze niet begrijpen. Hoewel er van te voren duidelijk is aangeven dat er uit kosten overweging één standaard systeem gekozen dient te worden, is maatwerk toch echt de enige optie, aldus Tanja.
Pieter geeft in zijn mail aan dat hij alvast met enkele collegae een studie is begonnen naar de aanschaf van een tweetal nieuwe servers. Van Jan had hij namelijk vernomen dat er een OraSQL upgrade actie uitgevoerd gaat worden binnen het project. Hij heeft ook alvast hierop vooruitlopend het servicecontract van de huidige machines opgezegd.
Ingrijpen en bijsturen …
"Dat gaat de verkeerde kant op, tijd voor actie!" denk ik. Ik grijp de telefoon en bel mijn opdrachtgever Stevin. Nadat ik de situatie heb uitgelegd, stel ik voor om op korte termijn een stuurgroep te beleggen. Hij is not amused en gaat akkoord.
Hierna volgen een drietal korte telefoontjes naar Jan, Tanja en Pieter. Ik leg uit waarom hun voorstellen niet passen binnen de scope van dit project en dus ook niet uitgevoerd gaan worden zonder toestemming van de stuurgroep. Tenslotte verzoek ik ze vriendelijk om hun change voorstellen als voorbereiding op de komende stuurgroep verder uit te werken en nij mij aan te leveren.
Arjan Jonker, KWD Resultaatmanagement
Vijf tips voor scope management:
1. Stem een duidelijke change procedure af tijdens de start van je project en breng de betrokken op de hoogte van de spelregels.
2. Verdiep je inhoudelijk genoeg om hoofd en bijzaak te kunnen onderscheiden.
3. Gebruik de business case in geval van discussie over scope.
4. Gebruik de mogelijkheid van een ‘project follow up' lijst of een eerste release na go-live
5. Laat de stuurgroep (niet jij als projectmanager !) een besluit nemen over scope uitbreidingen op basis van impact en risico's. Wel even goed documenteren natuurlijk.
Vijfde aflevering
Dit is de vijfde aflevering van een serie van tien artikelen over de perikelen van een projectmanager bij een ict-project. Volgende week de aflevering over de kostenschattingen.
Eerdere delen zijn:
