Voorsorteren op keuzevrijheid

Open ource desktop wordt door veel organisaties gezien als een goedkoop alternatief voor dure softwarelicenties. Maar hoe moeilijk is het om open source software te implementeren? Het blijkt vaak minder makkelijk dan gedacht; de organisatie had bijvoorbeeld ruim van te voren stappen moeten zetten om haar architectuur aan te passen.

Wanneer een organisatie een volledig open source desktop wil invoeren of slechts een aantal applicaties, komen diverse aandachtspunten naar voren:

-Technisch gezien kan, als er wordt uitgegaan van een ‘green field’-situatie, een volledige open source desktopomgeving worden ingericht.
– Echter, meestal is er sprake van een of ander programma dat in stand gehouden moet worden, maar dat niet compatible is met welke open source oplossing dan ook.
– Organisatorisch is men er vaak niet op voorbereid dat open source ook geld, middelen en inzet van menskracht kost en daardoor niet vanzelfsprekend goedkoper is dan closed source software. Vooral de kosten voor de migratie worden in eerste instantie wel eens over het hoofd gezien.
– Een migratie naar open source programmatuur blijft nog steeds een migratie met consequenties voor compatibiliteit, de leercurve en de overige uitdagingen die het met zich meebrengt.

Toch wil men het vaak proberen om later meer keuzevrijheid te hebben in de aanschaf van software of ter vervanging van bestaande programmatuur.

Technische haalbaarheid ‘green field’

Een volledige open source ict-omgeving is, al enkele jaren, haalbaar, als mag worden uitgegaan van volledige nieuwbouw. De uitdaging zit dan meer in het laten wennen van gebruikers, beheerders én management aan een nieuwe omgeving. Om een praktisch voorbeeld te noemen: ze moeten leren om functioneel te vragen naar een tekstverwerker in plaats van specifiek naar ‘Microsoft Word' of 'OpenOffice.org Writer' of 'WordPerfect'. Voor gebruikers blijkt het vaak lastig, ze zullen hierin moeten worden geholpen. Helaas komt deze ideaal situatie in de praktijk zelden tot nooit voor.

Technische obstakels bestaande, te handhaven, programmatuur

Een andere uitdaging ligt in de compatibiliteit van programmatuur. Hoe omgaan met applicaties die wel gehandhaafd moeten blijven, maar die niet integreren met open standaarden en open source? Veel gebruikte argumenten om vast te houden aan die applicaties zijn:

– Het is beleid om programma ABC te gebruiken voor functionaliteit XYZ.
– Er is een lange termijn investering in de programmatuur gedaan.
– De functionaliteit is dusdanig specialistisch en specifiek dat het alleen met programma Z uitgevoerd kan.

Sleutelwoorden uit de bovenstaande drie zaken zijn vet gedrukt. De sleutelwoorden duiden er echter op dat het niet zozeer technisch vraagstukken zijn, maar organisatorische. Deze problemen zullen dus ook in eerste instantie in de organisatie moeten worden opgelost en niet in de techniek.

Voorsorteren op keuzevrijheid

De organisatie moet gaan voorsorteren. Strategische en tactische ict-beslissingen moeten worden gebaseerd op het feit dat open standaarden ingezet moeten worden bij de aanschaf of ontwikkeling van nieuwe programmatuur. Standaard te gebruiken programmatuur zal in dit licht opnieuw bekeken en geëvalueerd worden.

Het betekent ook dat voor de inzet van open standaarden en/of open source op de desktop geïnvesteerd moeten worden voor:

– Het oplossen van de technische obstakels, bijvoorbeeld door de bouw van een stuk maatwerk of door de aanschaf van een toepasbare 'converter'.
– De conversie van de data en documenten.
– Het opleiden van beheerders. Het beheren van een Linux-/Unix-omgeving is tegenwoordig niet zo zeer moeilijker dan wel vooral anders dan in een Windows-omgeving.
– De opleiding of gewenning van gebruikers. Zoals bij elke migratie of upgrade van software zullen de gebruikers moeten accepteren dat de programmatuur die ze voorgeschoteld krijgen anders is dan dat ze voorheen gewend waren.

Deze investeringen gaan zich terug betalen bij een volgende migratie van software. Dan is immers vanwege het grotere gebruik van open standaarden ook meer keuzevrijheid in programmatuur. Ook de overstap naar andere programmatuur wordt gemakkelijker omdat er gebruik wordt gemaakt van open standaarden.

Migratiescenario’s voor open source desktop

Voor organisaties die toch, op relatief korte termijn, een open source desktop willen invoeren zijn er een drietal scenario's.

Scenario 1: Het nu reeds inzetten van open source programmatuur in de bestaande omgeving. Denk bijvoorbeeld aan de inzet van OpenOffice.org en Firefox om zodoende voor documenten en intranet al gebruik te maken van open standaarden.

Scenario 2: Een scherpe breuk maken met het verleden. Feitelijk wordt hiermee een ‘green field'-situatie gecreëerd. Dit betekent waarschijnlijk een grote desinvestering in bestaande programmatuur en is derhalve vooral nuttig als de meeste licenties toch aan vervanging toe zijn.

Scenario 3: Een gemixte omgeving. Voor moeilijkere programmatuur is er de optie om deze als server based computing (SBC) in te zetten. Hierdoor kunnen moeilijke applicaties (niet open source) op de server worden gedraaid, zonder dat aanpassingen aan de overigen open source werkpleken nodig zijn. Het is op deze manier bijvoorbeeld heel goed mogelijk om een op Linux gebaseerde thin client te bouwen die door middel van een SBC-client (Citrix, NoMachine, VNC) gebruik maakt van applicaties op de server.

Met name dit laatste scenario kan tot een snel succes leiden. Echter, zonder de hiervoor genoemde vooraf geschapen randvoorwaarden blijft het vaak steken bij een haalbaarheidsstudie of een technische proof of concept.

Externe uitwisseling van documenten

Wanneer overwogen wordt om een open source desktop te gaan gebruiken, zal aandacht moeten worden besteed aan het uitwisselen van documenten met externe partijen.

Zeker oudere werkplekken zijn nog vaak uitgerust met programmatuur die uitsluitend 'gesloten standaarden' documentformaten aankan. Het kan dan nuttig zijn om ervoor te kiezen om documenten te versturen als PDF. Een ander alternatief is om links mee te sturen waar programmatuur gevonden kan worden die wel met de open standaarden overweg kan, zoals document viewers of een conversie website.