Karel is projectmanager bij een financieel concern. Prince2 gecertificeerd en goed thuis in de interne organisatie. Hij is projectmanager geworden van Integratie LevensLoopZakelijk & Particulier (LeLoZaPa). Een belangrijk project. Maar soms…soms lukt het gewoon niet. Om zijn gedachten te ordenen schrijft Karel dan in zijn Daily Log onder het motto Dear dailylog…, can you help me?
Kreeg vanmorgen een emailtje van ene Eugene Socks. Medewerker van de afdeling Corporate Audit. (Intern noemen wij dat de 'projectpolitie'). Door de beursnotering aan Wallstreet zijn we SOX-plichtig. En daarom moeten projecten die impact hebben op de financiële systemen een lijstje met SOX-able documenten produceren. De integratie van twee financiële systeem voldoet aan dat criterium en is dus SOX-plichtig. Of meneer Socks even uiterlijk morgen het door de Project Executive getekende PID mag hebben en ook de door de Enterprise Architect getekende (Project Start Architectuur) PSA. En uiteraard conform de Corporate Audit richtlijnen versie 4.2 zoals te vinden op hun website.
Tja, een Project Initiating Document (PID) heb ik zeker geschreven. En ook laten bespreken in de stuurgroep. De stuurgroep was akkoord. Toen. Maar daarna is er het één en ander gebeurd. En een handtekening heb ik niet gehaald. Dat heb ik ook nog nooit eerder gedaan.
Een PSA. Dat doen we bij de ontwikkeling van een nieuw informatiesysteem of implementatie van een pakket. Maar voor het in elkaar schuiven van twee afdelingen? Waarbij we waarschijnlijk één van de bestaande systemen handhaven en de andere saneren.
Tenslotte, de project documentatie richtlijnen versie 4.2. Oei, die staan niet op de site van onze afdeling. Wij werken nog met versie 3.9. En om nu alle gemaakte projectdocumentatie aan te gaan passen.
Na stevig nadenken ben ik tot een besluit gekomen. Ik ga twee parallelle acties in gang zetten. De eerste actie is richting de SOX-meneer. Hem zijn eigen bureaucratische bos in sturen. Daarvoor heb ik een mooi e-mailtje gedefinieerd. Met een paar leuke vragen: ik ben gestart toen versie 3.9 geldig was, waarom moet ik nu voldoen aan versie 4.2? Of een PSA ook moet bij de integratie cq opheffing van systemen? En waar dat dan staat En tenslotte: wat er echt fout gaat als ik het een weekje later oplever? De andere actie is richting opdrachtgever. Met hem heb ik een goede band opgebouwd. Ik ga hem bellen en vragen om de PID te tekenen. Met terugwerkende kracht zeg maar. Ben blij dat ik heb geïnvesteerd in een goede relatie met de opdrachtgever.
Arjan Jonker, KWD Resultaatmanagement
Vijf tips voor het omgaan met de formele aspecten van projectmanagement:
1. Procedures zijn een middel, geen doel. Houd dat altijd voor ogen.
2. Maak een kopie van de geldende regels op het moment dat jouw project start. Dat voorkomt dat je later moet voldoen aan tussentijds toegevoegde spelregels.
3. Akkoord op documenten? Zelf bevestigen met emails naar de betrokkenen.
4. Een goede projectmanager beheerst de 'bureaucratie' en past deze beheerst toe.
5. Formele momenten (projectteam meetings, stuurgroepen, review sessies) blijven belangrijk. Dus inplannen!
Vierde aflevering
Dit is de vierde aflevering van een serie van tien artikelen over de perikelen van een projectmanager bij een ict-project. Volgende week de aflevering over Scope-griep creep.
Eerdere delen zijn:
Leuke serie om te lezen.
Ik begrijp de initiele reactie wel van de techneuten.
“weer een project wat mijn beheerbelang buiten de scope gaat plaatsen, en mijn beheer manager pakt het signaal dat er iets moet gebeuren niet op.”
Hopelijk weet karel de mensen positief (zeg maar uit hun slachtoffer rol te halen)te motiveren, ben benieuwd.