NEN stelt basislijst documenttypen samen

Het Nederlands Normalisatieinstituut (NEN) stelt een basislijst op van de zestig meestgebruikte documentsoorten binnen gemeenten. Er circuleren nu lijsten met vijfduizend documentsoorten.

NEN (Nederlands Normalisatieinstituut) start een werkgroep die een basislijst opstelt van de zestig meestgebruikte documentsoorten bij gemeenten. Het gaat om documentsoorten die gemeenten gebruiken binnen ruim zeshonderd werkprocessen. Het aantal documentsoorten dat in de basislijst komt kan in een later stadium worden uitgebreid of ingeperkt. Er circuleren nu lijsten waarop maximaal vijfduizend verschillende documenttypen voorkomen.

De lijst met normen moet de interoperabiliteit tussen applicaties en de omgevingen waarin bestanden worden opgeslagen verbeteren. Daarbij dient NEN 2082 basis. In die norm zijn eisen vastgelegd over functionaliteiten in de software voor informatie- en archiefmanagement. De classificatie moet ook het koppelen van verschillende werkprocessen eenvoudiger maken. Volgens NEN is een eenduidige benaming bovendien van belang als dezelfde gegevens in verschillende processen gebruikt worden.

In de basislijst wordt per documentsoort informatie opgenomen zoals: beschrijving (vrije tekst), minimale set metagegevens, personen en organisaties die bij het document zijn betrokken (actor, auteur en geadresseerde), processen en de omgeving waarin het document een rol speelt, de vorm van de documentsoort, synoniemen en voorbeelden van specifieke proces- en documenttypes.

Metagegevens die van belang zijn voor specifieke applicaties of werkprocessen worden niet opgenomen.

Bedrijfsleven

De basislijst wordt gebaseerd op documenttypen die gebruikt worden door gemeenten, maar de werkgroep heeft als uitgangspunt dat het normdocument ook bruikbaar is voor het bedrijfsleven. De werkgroep staat onder verantwoording van de normcommissie Informatie- en Archiefmanagement. Momenteel zijn de afdeling Mediastudies van de hogeschool en universiteit van Amsterdam en Centric lid van de werkgroep.