Gateway in de voetsporen van ITIL

Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties wil het controlemechanisme Gateway gebruiken om ict-projecten van meer dan 20 miljoen euro tot een goed einde te brengen. De rijks-cio Maarten Hillenaar hoopt dat het van oorsprong Engelse Gateway in de voetsporen van ITIL treedt en algemeen gebruikt gaat worden.

De reviewmethode Gateway is ontwikkeld door het Office of Government Commerce (OGC), een zelfstandig uitvoeringsorgaan van het Britse ministerie van Financiën. Tijdens een ambtelijk werkbezoek in Londen twee jaar geleden kwam Maarten Hillenaar, tegenwoordig de rijks-cio, voor het eerst in aanraking met Gateway. De methode stamt uit het jaar 2000. OGC is tevens de kraamkamer van Prince2 en MSP (Managing Succesful Programs). Dit gegeven ontlokt de uitspraak van Martin de Graaf, programmamanager bij Het Expertise Centrum (HEC), dat het zo handig is dat de begrippenkaders van Prince2 en Gateway zo op elkaar lijken.

Hillenaar werkte tijdens het bezoek nog bij het HEC. Ook De Graaf bevond zich in het gezelschap. Hillenaar was vast van plan de methode over het Kanaal te trekken. "Hij heeft gewerkt bij Pink Elephant dat destijds ITIL uit Engeland heeft gehaald en groot heeft gemaakt. Nederland heeft met ITIL min of meer het stokje overgenomen van de Engelsen en Hillenaar hoopt iets dergelijks met Gateway te bewerkstelligen", vertelt De Graaf.

Pool van reviewers

Sinds 2007 is het HEC bezig Gateway in Nederland te introduceren. Sindsdien zijn er al zeventien reviews geweest. Onder andere van het project Kilometerbeprijzing en de Rijkswerkplek, het veelbesproken project GOUD. De proefpersonen waren vol lof over de gehanteerde methode.
Het resultaat van de proefnemingen is dat het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) Gateway gaat voorschrijven bij projecten die minstens 20 miljoen euro kosten.

Minister Guusje ter Horst van BZK hoopt van harte dat andere departementen de reviewmethode ook gaan gebruiken. Inmiddels is er een Bureau Gateway, met ongeveer tien mensen, gevormd dat het werk overneemt van het HEC en de administratieve taken die met een review te maken heeft, gaat uitvoeren. Dit bureau zal ook vaststellen uit welke (drie tot vier) personen de reviewgroep zal bestaan. Er wordt een pool gevormd van mensen die als reviewer in aanmerking komen.

De Graaf zit er niet mee dat BZK het stokje overneemt van het HEC. "Dat is eigenlijk van meet af aan de bedoeling geweest", zegt hij. Jaap Uijlenbroek, DG Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk bij BZK, verwacht dat Gateway ook toepassing gaat vinden bij andere overheidslagen en andere projecten dan ict. Hij zei het niet met zoveel woorden, maar hij gaf aan dat Gateway een louterende rol kan spelen bij de aanleg van de Noord-Zuid lijn in Amsterdam.

Gesprekken met sleutelfiguren

De samenstelling van het review-team is bepalend. Het bijzondere aan de methode is dat de studie wordt uitgevoerd door peers (sparringspartners): collega-bestuurders, -managers en/of onafhankelijke deskundigen binnen de overheid die veelal op hetzelfde terrein werkzaam zijn van het bewuste project. De opdrachtgever (in rijkstermen de sro: senior responsible owner) blijft verantwoordelijk voor het project. De peers beoordelen het aan de hand van documentatie en gesprekken met sleutelfiguren op zaken als:

• De levensvatbaarheid van de business case;
• De financiering van de business case;
• Besturing, organisatie en bemensing van het project;
• Planning en kritieke pad van het project;
• Draagvlak voor het project en betrokkenheid van belanghebbenden.

Het is overigens geen vereiste dat de peers gedegen ict-kennis hebben. Het gaat er veeleer om dat zij in staat zijn de levensvatbaarheid van een project en de gevolgde en te volgen aanpak ervan kunnen beoordelen, aldus Uijlenbroek. Hij vertelt geen problemen te verwachten bij het vullen van een pool van reviewers. "We hebben al een lijst met kandidaten."

Die lijst moet behoorlijk groot zijn, om te voorkomen dat steeds dezelfde mensen als reviewer aan de slag gaan. Omdat overheidsprojecten specifieke eigenschappen hebben (en Gateway daarop is afgestemd) zal in eerste instantie in rijksgelederen naar reviewers worden gezocht, maar deelname van mensen uit het bedrijfsleven is eveneens wenselijk.

Rapport is vertrouwelijk

Het rapport dat de review oplevert, is vertrouwelijk. Hier is een spanningsveld met de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). Want wat moet je doen met een project dat de kleurcode ‘rood' meekrijgt? ‘Rood' betekent dat het project een forse ingreep nodig heeft. ‘Oranje' duidt op benodigde aanpassingen, maar minder urgent. En ‘Groen' wijst erop dat het project afstevent op een goede afloop. Overigens worden alle transcripties van gesprekken die tijdens de review plaatsvinden, vernietigd. Alleen het rapport is tastbaar, maar vertrouwelijk. In beginsel is dit op te vragen via de WOB.

Phil Kemp van het OGC vertelt dat dit onderwerp ook in het Verenigd Koninkrijk speelt. "Het kan gevoelig liggen. Een voor ‘gate' 4 of 5 verrichte review maak je meteen openbaar, maar als er voor een vroegere ‘gate' een rode beoordeling ligt, kunnen leveranciers daarop reageren door met een hogere prijs te tenderen."

Controletoren

De vrees bestaat onder ambtenaren dat Gateway een extra onderdeel is van de zogenoemde controletoren van de overheid (interne controle, toezicht afdeling Financieel Economische Zaken, departementale Auditdienst, directie Coördinatie Auditbeleid Departementen, en Algemene Rekenkamer).

Volgens De Graaf en Uijlenbroek is dit geenszins het geval. "Een Gateway-review is bedoeld om vooruit te kijken, niet om na te gaan of aan alle wettelijke regelingen en voorschriften is voldaan, zoals bij een audit het geval is. De twee sluiten elkaar niet uit, maar vullen elkaar juist aan."