Acht manieren om te besparen op ICT-beheerkosten

Nu het economisch minder goed gaat en minder winst worden geboekt, willen veel bedrijven besparen op hun beheerkosten. In dit artikel worden acht manieren gepresenteerd om op een verantwoordelijke wijze te besparen op de ict-beheerkosten. Op een verantwoordelijke wijze houdt in dat de kostenbesparing niet ten koste gaat van de effectiviteit van de bedrijfsprocessen maar juist een goede totstandkoming van een efficiënte en slanke basisstructuur van de ict-beheerorganisatie bevordert ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen.

Organisatie van de informatievoorziening

1 – Organiseer het beheer van de informatievoorziening

Het beheer van de informatievoorziening is bij veel organisaties niet op orde. Ict is de afgelopen jaren een steeds grotere component geworden van de totale bedrijfsvoering. Delen van de ict zijn uitbesteed aan verschillende toeleveranciers, terwijl andere delen onlosmakelijk zijn verbonden met de primaire bedrijfsprocessen. Ontwikkelingen volgen elkaar in een hoog tempo op en worden gestuurd vanuit verschillende eenheden. Het resultaat is vaak een uiterst complexe ict-organisatie waarbij het overzicht lastig te behouden is. De risico's die een organisatie loopt als het beheer van de informatievoorziening niet goed is geregeld zijn groot. Medewerkers werken los van elkaar aan verschillende beheertaken, verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk belegd en verspreid over verschillende afdelingen. Contacten met leveranciers en opdrachtgevers zijn niet centraal belegd met als gevolg dat de kennis versnippert en er geen regie kan worden gevoerd over de ict-leverancier. Het overzicht van aanwezige apparatuur, programmatuur, gebruikers en overige middelen gaat verloren. Los van de kansen die een organisatie mist door het niet op orde zijn van het beheer van de informatievoorziening is dit gebrek ook een bron van extra kosten en onnodige uitgaven. Door de organisatie van het beheer van de informatievoorziening te verbeteren, kunnen:

– medewerkers efficiënter worden ingezet doordat de beheertaken duidelijk zijn belegd;
– apparatuur en programmatuur efficiënter worden ingekocht doordat er een duidelijk overzicht bestaat van beschikbare apparatuur, programmatuur en middelen;
– delen van de ict goedkoper worden uitbesteed doordat exact duidelijk is wat de organisatie zelf doet en wat wordt verwacht van de leverancier(s).

Het beheer van de informatievoorziening kan worden georganiseerd door de opzet van een goede beheerstructuur met bijbehorende beheerprocessen, het onderkennen en beleggen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom informatiesystemen en het investeren in de opleiding van medewerkers.

Projectbeheersing

2 – Maak gebruik van een projectbeheersingsmethode

Door gebruik te maken van een projectbeheersingsmethode kan worden voorkomen dat projecten zonder toegevoegde waarde worden gestart of halverwege het traject ontsporen. In beide gevallen kan een aanzienlijke besparing van de kosten worden bereikt. Bij een projectbeheersingsmethode zoals Prince2 moet in een vroeg stadium een zogenaamde business case worden gemaakt. In deze business case moet de meerwaarde van het project duidelijk worden aangetoond. Vervolgens wordt een Project Stuurgroep ingesteld. De stuurgroep controleert periodiek of de planning en het budget niet worden overschreden. Ook kijkt de stuurgroep of er voldoende aandacht wordt besteed aan de risico's die door de projectleider in kaart zijn gebracht.

Systeemontwikkeling

3 – Ontwikkel en gebruik een referentiearchitectuur

Een referentiearchitectuur is een verzameling van een aantal kaderscheppende uitgangspunten en principes. Een referentiearchitectuur is een hulpmiddel om het ict-beleid te vertalen naar de inrichting van de beheerorganisatie (het beheermodel). Een referentiearchitectuur is een leidraad. Dat betekent dat de principes en uitgangspunten die beschreven zijn in de referentiearchitectuur worden gevolgd tenzij er een goede reden is om ervan af te wijken. Een referentiearchitectuur is een stuurmiddel voor de inrichting van de beheerorganisatie en systeemontwikkelingtrajecten.

Voorbeelden van principes die deel kunnen uitmaken van een referentiearchitectuur zijn:

– in systeemontwikkelingtrajecten wordt alleen gebruik gemaakt van open source producten;
– wijzigingen worden alleen doorgevoerd na toestemming van de change advisory board;
– alle datacommunicatievoorzieningen worden gekoppeld via netwerk X;
– alleen geregistreerde apparatuur kan worden aangesloten op het interne netwerk;

Door het consequent bijhouden en handhaven van de referentiearchitectuur kan structuur worden bereikt in ontwikkeling en beheer. Naast de voordelen die dit met zich meebrengt voor de organisatie van de informatievoorziening en de structuur binnen de organisatie heeft dit op termijn ook grote financiële voordelen.

Indien consequent wordt gekozen voor dezelfde producten en ontwikkelmethoden kan schaalvoordeel worden behaald doordat meerdere projecten gebruik kunnen maken van deze producten en methoden. De opgeleverde producten kunnen efficiënter worden beheerd omdat slechts kennis van een beperkt aantal productlijnen benodigd is. Als er niet gewerkt wordt volgens een referentiearchitectuur of richtlijnen voor ontwikkeling en beheer, is de kans op wildgroei van producten en systemen en de bijbehorende kosten groot.

4 – Voorkom fouten in de exploitatiefase

Naarmate het langer duurt voordat een fout wordt ontdekt in het systeemontwikkelingtraject des te hoger zijn de kosten die moeten worden gemaakt om de fout te herstellen. Een goede manier om op de kosten te besparen is dan ook om zoveel mogelijk te voorkomen dat fouten pas worden ontdekt in de exploitatiefase. Deze wetenschap is op zich al genoeg aanleiding om in het begin van het systeemontwikkelingtraject of bij acceptatie van op te leveren producten door de beheerorganisatie goed te testen. De praktijk is vaak anders. Het gebeurt maar al te vaak dat de beheer- of gebruikersorganisatie het nieuwe systeem of de nieuwe functionaliteit pas aan het eind van het systeemontwikkelingtraject onder ogen krijgt. Besparing van de ict-kosten is te realiseren door de ontwikkelaar vóór oplevering en dus gedurende het ontwikkeltraject regelmatig te controleren op het zorgvuldig testen van de nieuwe software en door het uitvoeren van een uitgebreide acceptatietest door de beheerorganisatie.

5 – Ontwikkel en gebruik een acceptatietest gebaseerd op acceptatiecriteria en business requirements

Een vijfde manier om kosten te besparen sluit aan op de hiervoor omschreven acceptatietest door de beheerorganisatie. Het op juiste wijze testen van een nieuw systeem of gewijzigde functionaliteit is geen sinecure. Door het ontwikkelen en hanteren van acceptatiecriteria is de beheerorganisatie in staat de wensen van de opdrachtgever of eindgebruiker en haar eigen wensen nauwkeurig te vertalen in eisen aan het systeemontwikkelingtraject. Generieke acceptatiecriteria kunnen eenmalig worden ontwikkeld en daarna op elk systeemontwikkelingtraject worden toegepast. Specifieke acceptatiecriteria (business requirements) moeten per informatiesysteem worden vastgesteld op basis van de specifieke eisen die het bedrijfsproces aan het ontwikkeltraject stelt. De praktijk wijst uit dat de specifieke acceptatiecriteria lastig zijn op te stellen. Het opstellen van deze specifieke acceptatiecriteria dwingt de beheerorganisatie na te denken over de exacte functionaliteit die moet worden opgeleverd. Het ontwikkelen en hanteren van goede generieke en specifieke acceptatiecriteria heeft een grote invloed op de kwaliteit van opgeleverde functionaliteit en voorkomt dat nieuw opgeleverde functionaliteit moet worden aangepast of ongebruikt moet worden weggegooid.

6 – Accepteer alleen onderhoudbare applicatiesoftware

Het grootste deel van de kosten van een informatiesysteem in de totale levenscyclus wordt gevormd door de beheerkosten. Een relatief klein deel van de kosten betreft de ontwikkelkosten. Het loont dus de moeite om te besparen op het deel van de beheerkosten. Beheerkosten kunnen worden onderverdeeld in een aantal componenten, zoals de kosten van hosting, personeel en licenties. Dit is een relatief overzichtelijk onderdeel van de beheerkosten. Een minder overzichtelijk en moeilijker in te schatten onderdeel van de beheerkosten betreft de kosten die gepaard gaan met het wijzigen van de applicatie. Na oplevering van een systeem komen vaak een aantal fouten naar voren die moeten worden opgelost. Ook tijdens het gebruik van het informatiesysteem is het waarschijnlijk dat functionaliteit moet worden toegevoegd of gewijzigd. Op het moment dat de applicatiesoftware niet gestructureerd en gedocumenteerd tot stand is gekomen kunnen de kosten van applicatieonderhoud enorm oplopen. Een manier om te voorkomen dat de kosten voor onderhoud onbeheersbaar oplopen is het toepassen van code-inspectie bij de ontwikkeling en acceptatie van de applicatie. Door middel van code-inspectie door een bij voorkeur onafhankelijke partij kan in een vroeg stadium worden geconstateerd of de software ook in de beheerfase onderhoudbaar is en dus tegen redelijke kosten kan worden beheerd en worden aangepast.

Operatie

7 – Geef prioriteit aan wijzigingen- en releasebeheer

In een volwassen beheerorganisatie zijn de voor de organisatie relevantie beheerprocessen ingevuld. Deze beheerprocessen zijn in de regel dynamische processen Er zijn veel organisaties waarin nog niet alle beheerprocessen zijn ingericht. In organisaties waarin de inrichting van de beheerprocessen zich nog in het beginstadium bevindt, is het vanuit het oogpunt van kostenbespraring aan te raden om prioriteit te geven aan de inrichting van wijzigingen- en releasebeheer. Op het moment dat het wijzigingenbeheer niet goed is ingeregeld, ontstaat vaak een situatie waarin wijzigingen worden doorgevoerd waarbij de impact op de productieomgeving onduidelijk is. In het geval dat door het uitvoeren van de wijziging een verstoring ontstaat, kan dit de bedrijfsprocessen of de bedrijfsprocessen van de klanten grote schade toebrengen. Deze uitval van bedrijfsprocessen kan leiden tot verlies aan omzet en schadeclaims. Door een goed ingericht wijzigingenbeheer kan deze kostenpost worden voorkomen. Releasebeheer draagt op een andere manier bij aan het terugbrengen van de kosten. Door de bundeling van een aantal wijzigingen tot releases kunnen wijzigingen op een efficiënte manier worden doorgevoerd waardoor een kostenbesparing ontstaat.

8 – Maak gebruik van best practices en standaardiseer de regievoering over leveranciers

In een organisatie met meerdere (ict)-leveranciers is het niet ongebruikelijk dat elke leverancier een andere interface heeft met de regieorganisatie aangaande het aanmelden van incidenten, het doorvoeren van wijzigingen en het voeren van reguliere overleggen. Elke leverancier heeft vaak een eigen standaardwerkwijze waarop de regieorganisatie wordt geacht aan te sluiten. Het gevolg daarvan is dat de regieorganisatie werkt met een andere verzameling van afspraken, documenten en procedures voor elke leverancier. Kostenbesparing en overzicht kan worden gerealiseerd door bij het aangaan van een contract met een nieuwe leverancier af te spreken dat deze gaat werken volgens de standaard van de regieorganisatie. Van de regieorganisatie vergt dit initieel een aardige inspanning omdat de regieorganisatie zelf de service level agreement (sla) en het Dossier Afspraken en Procedures (DAP) in template-vorm opstelt, maar deze inspanning wordt snel terugverdiend omdat de ontwikkelde documenten grotendeels kunnen worden hergebruikt bij het maken van afspraken met of stellen van eisen aan andere leveranciers. Het voordeel van deze werkwijze is dat de regieorganisatie controle heeft over de leveranciers waardoor goed contractmanagement over de leveranciers kan worden gevoerd. Los van de regievoering over leveranciers is het sowieso aan te raden gebruik te maken van best practices en marktstandaarden. Vaak kunnen beheerproducten die eenmaal zijn ontwikkeld meerdere malen worden hergebruikt. Dit bespaart kosten en zorgt voor een eenduidige werkwijze binnen de organisatie. Het gebruik van marktstandaarden bevordert bovendien de samenwerking tussen organisaties onderling.

Peter de Jong (pdejong@itmg.nl) is een van de mede-eigenaren van de IT Management Group. De IT Management Group richt zich op het inrichten en optimaliseren van beheerorganisaties.