Verkeer en Waterstaat digitaliseert dossiers

Het ministerie van Verkeer en Waterstaat digitaliseert dossiers. Eind april 2009 moet bij alle onderdelen van het ministerie software voor recordmanagement (rms) geïmplementeerd zijn. Daarnaast onderzoekt de organisatie de mogelijkheden voor uitbreiding van digitaal documentbeheer. Het project is begroot op vijf miljoen euro per jaar.

Het ministerie van Verkeer en Waterstaat vervangt het oude postregistratie- en archiefbeheersysteem door de recordmanagement-module Trim van leverancier HP. Die software moet eind april 2009 bij alle onderdelen van het ministerie zijn geïmplementeerd. Zevenhonderd ambtenaren zijn opgeleid om met het programma te werken. Veertig medewerkers voerden het digitaliseringproject uit onder de naam IDEEA (implementatie duurzaam efficiënt elektronisch archief).

Verkeer en Waterstaat onderzoekt wat de volgende stappen zijn om de documentstroom binnen het ministerie verder te digitaliseren. Er lopen proefprojecten voor uitbreiding van het digitale documentbeheer. Naast de recordmanagement-module zijn er plannen om organisatiebreed een documentmanagementmodule te implementeren, die de gegevensopslag via netwerkschijven vervangt en werkstromen digitaliseert. Het doel is om documenten door de hele organisatie digitaal opvraagbaar te maken.

Achterstanden sinds 1976

Het digitaliseringproject IDEEA is in september 2005 gestart. Het project is begroot op vijf miljoen euro per jaar en wordt vermoedelijk in 2011 afgerond. Een belangrijk onderdeel van de digitalisering van documentbeheer is de verwerking van de correspondentie met burgers. Jaarlijks ontvangt het ministerie namelijk 250.000 brieven, waarvan de afhandeling moet gebeuren volgens wet- en regelgeving. Door de digitalisering moeten de brieven sneller worden behandeld.

Het ministerie kampte met achterstanden van de digitalisering van papieren documenten. Het gaat om papieren archiefstukken die dateren van voor 1976 tot 2009. Volgens de ambtenaren zijn begin 2009 alle achterstanden weggewerkt.