Het nieuwe werken heeft de toekomst, zegt men. Mobiele kantoorconcepten, papierloze kantoorconcepten, telewerken…het klinkt mooi, maar het kan funest zijn voor de sociale structuren.
Als jochie van 17 jaar begon ik begin jaren 1980 bij het toenmalige Centraal betaalkantoor rijksbelastingen. Vervolgens heb ik zo'n beetje alle belastingkantoren gezien in Apeldoorn, waar de leverancier van de blauwe enveloppen de grootste werkgever is. Na 16 jaar stapte ik over naar de gemeente Apeldoorn, waar ik het bijna drie jaar volhield. In het millenniumjaar begon mijn carrière als ondernemer.
Ik dacht hier met enige weemoed aan terug toen ik afgelopen week mijn postbak opborg in de kantoorkluis en uit het raam keek van een totaal gerenoveerd kantoorgebouw waar recentelijk een nieuw kantoorconcept is geïntroduceerd.
Neem de afdelingsmanager in het nieuwe kantoorconcept. Die loopt de hele dag het meerdere verdiepingen tellende pand af om z'n medewerkers te zoeken. Je kunt namelijk overal inloggen en je mag ook op iedere werkplek in het gebouw plaatsnemen. Als je 's ochtends het kantoor binnenkomt loop je eerst een tijd door het gebouw te zwerven voor je een werkplek hebt. De meest gestelde vraag aan de telefoon is: "Waar zit je?". Een andere dagtaak is om je iedere dag opnieuw voor te stellen aan je collega's.
Sociale structuren zijn volledig verdwenen in het nieuwe kantoorconcept. Zag je vroeger al snel aan je collega als ie weer eens een avond had doorgehaald, of een persoonlijk probleem had. Dat heb je nu niet meer in de gaten. Dit geldt ook voor inwerken. Vroeger had je bij je nieuwe collega op de kamer, door de gesprekken, snel je werk onder de knie. Tegenwoordig moet je met iedereen apart een afspraak maken. Je spullen moet je opbergen in een kluis en eens lekker een paar flip-overvellen ophangen voor het overzicht is al helemaal verboden. Voordeel is dat je veel nieuwe mensen leert kennen, maar of dat te allen tijde zinvol is….
Het enige waar ik enthousiast over ben is het bedrijfsrestaurant. Gesitueerd op de begane grond, een perfecte plek want de meeste kantoorgebouwen hebben hun kantine op de bovenste etage gevestigd. Samen eten blijkt voor de meeste mensen in dit (sociaal arme) kantoorconcept steeds belangrijker te worden. Je ziet elkaar namelijk steeds minder. Maar daar tegenover staat dat het interieur er picobello uitziet. Werkplekken worden zelfs coupés genoemd, wellicht om het doorwerken voor de per trein reizende forens te stimuleren.
Robert van Vliet is adviseur e-overheid
Wat een lariekoek: wanneer je met zo’n nieuw concept aan de slag gaat zul je duidelijke afspraken moeten maken. Een van de afspraken is, dat hoewel medewerkers geen vaste werkplek meer hebben, ze wel in een bepaalde zone van het gebouw moeten plaatsnemen. Dit betekent in de praktijk dat (bijna) iedereen altijd in dezelfde zone in een gebouw zit. Het enige verschil met vroeger is dat niet iedereen aan een vast bureau zit. De praktijk wijst bovendien uit dat mensen gewoontedieren zijn, die dus zoveel als mogelijk elke dag aan hetzelfde bureau zitten. Ik ben zelf werkzaam geweest voor een grote verzekeraar in Tilburg die dit concept al bijna 15 jaar hanteert. Van de door van Vliet genoemde klachten herken ik niets.
Ik kan me helemaal vinden in de observaties van Van Vliet. Het als kantoornomade heen een weer zeulen met je koffer-op-wieltjes-met-laptop, nergens een kastje om wat boeken te bewaren, geen thuisplek en elke dag weer opgaan in een anonieme massa van steeds nieuwe mensen, is niet stimulerend als je resultaten moet boeken met een team, hoe ondernemend en verandergezind je ook bent. Pas als je weer je plek (in een kantoorhotel ‘vlek’) gevonden hebt kun je weer enig sociale samenhang creeren, cq samenwerken. Het zou mij niets verbazen als te veel doorgevoerde flex een indicatie wordt voor ziekteverzuim.
Flexplekken kunnen goed werken voor mensen die verhoudingsgewijs weinig op kantoor zijn (buitendienst), of niet vast in een afdeling werken (consultant). Voor een gewone vaste werkstructuur is het een slechte keuze. De zichtbare winst die men probeert te behalen op gebouwruimte (=huurkosten) verliest men aan onzichtbare kosten: efficientie, arbeidsvreugde en het behoud van een goede werknemer. Of de stress toeneemt of de gelatenheid weet ik niet, maar de doorstroming zeer zeker wel.
Van de mensen die ik ken, weet ik dat het als onpraktisch wordt ervaren “probeer maar eens even bij een collega binnen te lopen, er een paar bij elkaar te trekken, of (sociale structuur) een verjaardag te vieren.
Typisch geval van een afdelingsmanager die nog in traditionele sferen verkeert en slecht kan loslaten en delegeren, terwijl de medewerkers veel prettiger kunnen (samen)werken en zich veel beter kunnen ontplooien.
Kunnen managers geen Skype of andere Instant Messaging gebruiken? Dat de meest gestelde vraag is “waar zit je?”, is logisch omdat iedereen tegenwoordig overal kan zitten. Om daarom het mobiele kantoorconcept in een kwaad daglicht te stellen, is niet handig.
En het is een misvatting te denken dat de sociale structuren zijn verdwenen. Er komen gewoon andere sociale structuren, dwars door de organisatie voor in de plaats. En dat is winst: niet meer die hokjesgeest en koninkrijkjes! En inderdaad is het niet ondenkbaar dat veel managers daaraan nog een klein beetje moeten wennen.
Als je in zo’n gebouw werkt kun je net zo goed thuisblijven, dan weet je tenminste waar je kunt zitten en heb je alles in de buurt.