Convergentie DM en WCM ontspoort

Facebook, LinkedIn, Twitter, Digg, Youtube, Wikipedia, je kent ze waarschijnlijk wel. Allemaal websites die vaak in één adem worden genoemd met web 2.0, social computing en user generated content. Wat hebben deze sites met elkaar gemeen en wat heeft het met ecm te maken? Onze experts aan het woord.

Velen gebruiken een of meerdere van bovenstaande sites. Zowel privé als zakelijk. Is de kern van deze sites nu web content management (wcm) of document management (dm)? Expert Paul Jongen, director Solutions Engineering Central Europe bij Alfresco meent allebei. "Er is dm-functionaliteit om persoonlijke content te beheren, van metadata en permissies te voorzien, te zoeken, etcetera. Er is wcm-functionaliteit om de gebruikersinterface simpel en de content overzichtelijk en prettig leesbaar te houden. De meeste ecm-leveranciers komen uit de dm-hoek en hebben wcm-producten overgenomen. Van een hechte integratie van repositories, ontwikkeltools, ondersteunde platformen en openheid is geen sprake. Ecm-leveranciers die uit de wcm-hoek komen hebben vaak een zwakke repository die geschikt is voor het beheren van enkele duizenden assets van een website, maar niet schaalbaar genoeg is om honderdduizenden of miljoenen documenten te beheren. In beide gevallen is er geen convergentie tussen dm en wcm, terwijl de vraag vanuit de gebruikers er zeker is. Het succes van bovengenoemde sites is het bewijs hiervan. Convergentie van dm en wcm is een logische stap in de evolutie van ecm. Nu nog de stap naar de ‘enterprise' met bedrijfsspecifieke toepassingen gemaakt met de juiste ecm-tools."

Paul Baan, directeur ECM, VLC

"Dit is inderdaad een interessante ontwikkeling, al was ook voor de collaboration-hype al sprake van het naar elkaar toegroeien van ecm en wcm. Collaboration is dan ook eerder weer een nieuwe add-on op het totale ecm-functionaliteitsportfolio dan de combinerende factor tussen ecm en wcm. Recent onderzoek uitgevoerd naar dertig verschillende collaboration-omgevingen wijst uit dat naast de oplossingen van de ‘grote jongens' de markt op dit moment overspoeld wordt door point solutions. Het eerste Gartner quadrant aangaande collaboration toont dan ook een enorme hausse aan leveranciers in het eerste kwadrant linksonder, de rest van de kwadranten is leeg. Daarbij zie je een enorme run op marktaandeel bij die point solutions. Het moge duidelijk zijn dat de niche collaboration-spelers op dit moment vooral azen op het overgenomen worden door een grote ecm-leverancier. Het is dus weer even wachten op de shake-out en de eerste overnames, maar daarmee is het nu wel een hele goede tijd om goede deals te doen met leveranciers van collaboration-software."

Erik Hartman, adviseur, spreker en analist, Hartman Communicatie

"Volgens mij is het belangrijk om goed te kijken naar wat er nu precies wordt beheerd en/of geconsumeerd in dm, wcm, collaboration en de bekende web 2.0-websites. Het gaat natuurlijk allemaal om informatie, maar dan wel in verschillende verschijningsvormen: elektronische documenten, ingescande documenten, webpagina's, foto's, video, sms-berichten, etcetera. Web 2.0-sites hebben met elkaar gemeen dat zij informatie hebben die mensen graag met elkaar willen uitwisselen en waar zij een bijdrage aan willen leveren en dat allemaal op een vrij toegankelijke manier. Er zijn bij mijn weten nog geen tools in de markt die in staat zijn om al deze informatietypen gelijkwaardig te creëren, beheren en via alle mogelijke kanalen te distribueren. Ik weet ook niet of we zo'n ‘one system to rule them all' moeten willen hebben. Het heeft veel met ecm te maken omdat het in sommige gevallen het ook enterprise content is. Maar ik zoek het niet blindelings in tools. We moeten volgens mij naar een informatiearchitectuur waarin alle vormen van informatie op zo'n manier worden gepresenteerd dat zij eenvoudiger en consistenter kunnen worden gecreëerd, beheerd en gedistribueerd."

Vincent van Gentevoort, productspecialist wcm, Composite

"Ik vind dat dm meer in lijn van wcm ligt dan ecm. Ook met wcm zal het je flink wat werk kosten, tenzij de leverancier je kant-en-klare oplossingen biedt. Dm-functionaliteit kom je in elk redelijke wcm-oplossing tegen. De manier van informatieverwerking is wel van belang. Die kan je op drie manieren onderscheiden: pagina-, document- of datagestructureerd. Veel producten focussen op een van deze manieren, elk met voor- en nadelen. Snel een site maken; paginagebaseerd, hergebruik in meerdere sites; data gestructureerd (of een combinatie!) en documenten binnen een organisatie. Als je op pagina- of documentniveau werkt, ontbreekt het je, naast meta, toch aan de betekenis van informatie; wat is de prijs van een product, bij welke organisatie werkt de persoon (web 3.0, het semantisch web)? Een repository die datagestructureerd werken ondersteunt is dus van belang."

Jonne Joosten, programmamanager, You Move

"Geen koppelingen, geen suite, geen collaboration, de vraag is nu naar één systeem (dm en wcm) in de core. De verschillen tussen dm en wcm hebben alles te maken met de initiële doelstellingen. Dm is van oorsprong gericht op de back-end met structuur, eenvoud, stabiliteit en grote volumes. Wcm daarentegen is gericht op de front-end met geavanceerde gebruikersinterface en vormgeving. Softwareontwikkeling met dergelijke functionele verschillen stuurt naar een afwijkende softwarearchitectuur. Het gevolg is een kloof tussen dm en wcm. Dit is vanuit beginsel een goede ontwikkeling voor een optimale realisatie van de functionaliteit. Inmiddels doet de markt inderdaad een beroep op de convergentie van deze systemen. De vraag is nu welke bestaande ecm-leverancier gaat afwijken van zijn huidige software en flink gaat investeren in een aangepaste architectuur voor een optimale realisatie van deze functionele vraag."

Freddie van Rijswijk, senior executive, ISIS-Papyrus Netherlands

"Websites ontgroeien de publicatie en vormen een omgeving voor bedrijfsprocessen. Fundamenteel wcm is dan niet meer voldoende. Dm bestrijdt symptomen, maar consolidatie van wcm en dm is ook niet voldoende. Investeringen in bpm, ecm, search, portal en crm dienen ook te worden geconsolideerd. Integratie van point-solutions, overnames, het zal er niet beter op worden. Er is een bedrijfsarchitectuur nodig en een systeem dat deze implementeert. Een bedrijfsarchitectuur moet informatie creëren in een bedrijfscontext. Metadata moet geen gedachte achteraf zijn, maar vastliggen in de architectuur. Metadata wordt vaak verward met attributen die instanties beschrijven, maar metadata beschrijft ontologie, zoals organisatiestructuren, data-entiteiten, bedrijfsregels en content. Kortom, bedrijfsentiteiten die correleren in een bedrijfstaxonomie. Een repository bevat dan ook geen instanties, want dan spreken we over een archief, maar de class definities (ontologie) of anders gezegd het ‘wat is het?'. De taxonomie beschrijft de relaties en relateert aan de werkelijkheid, het is een vorm van classificatie maar dan meer. Een taxonomie beschrijft het ‘hoe te bouwen?' en hoort thuis in een systeembibliotheek. Classificatie, niet te verwarren met metadata, is het systematisch identificeren en arrangeren in categorieën van instanties, het ‘wat is er gecreëerd?' en dit is wat er wordt opgeslagen in een archief. Een systeem met deze principes dwingt af dat content altijd in een (bedrijfs-)context wordt gecreëerd en pakt het probleem bij de wortel aan en maakt dus onder andere search en handmatige classificatie overbodig."

Eric van Korven, consultant, OpenSesame ICT

"Er zijn twee aspecten om over na te denken. Enerzijds de wens om de www-succesformules te kopiëren. Net als in het verleden met forums, is nu met user generated content de vraag wat de ‘gebruiker' motiveert om een bijdrage te leveren. Praktijk is dat het lastig kan zijn voldoende kritische massa te krijgen om dit succesvol te maken. Er zijn er creatieve ‘out of the box'-ideeën nodig om het in gang te zetten en vooral te houden. Anderzijds is het achterhaald om alles maar in één systeem te ‘proppen'. Het aardige van deze tijd met open standaarden, mashes, cloud computing en dergelijke is nu juist dat steeds minder nodig is. Sterker, web 2.0 is in sterke mate gebaseerd op het laten samenwerken van systemen. Dit zorgt ervoor dat organisaties minder afhankelijk worden van één supersysteem en meer bewegingsvrijheid krijgen. Dit dwingt leveranciers hun werk beter te doen omdat opdrachtgevers minder afhankelijk worden van hun product."