UPS: koerier én ICT-bedrijf ineen

UPS besteedt jaarlijks één miljard dollar aan technologie. De economische terugval brengt daar voorlopig nog geen verandering, beweert het koeriersbedrijf. UPS beschikt over geavanceerde logistieke systemen, zegt over de grootste bedrijfsdatabase ter wereld te beschikken en ontwikkelt ook software. Een vluchtsimulator bijvoorbeeld!

United Parcel Service (UPS)  verwerkt jaarlijks zo'n vier miljard pakketten en documenten. Het staat bekend om zijn geavanceerde sorteersystemen. Siemens is op Keulen/Bonn de hoofdleverancier, maar op de belangrijkste locatie in het Amerikaanse Louisville, Kentucky heeft het Nederlandse Vanderlande voor het afhandelingssysteem gezorgd. "Alle technologie staat in het teken van efficiënt opereren", zegt Nick Gray, chief information officer UPS Europe. "Wij kunnen onze klanten altijd via www.ups.com laten weten waar hun zending zich in de logistieke keten bevindt. Ook kunnen ze tools downloaden waarmee ze bijvoorbeeld zelf vrachtbrieven en luchtvrachtzendingen kunnen klaarmaken. Dat scheelt tijd."

Het systeem achter de website heeft UPS in huis ontwikkeld. Alle middleware kent unieke UPS-karakteristieken. De bekendste applicatie is WorldShip, dat al bij versie 11.0 is aanbeland. Het is een een op Microsoft Windows-gebaseerde gratis toepassing voor grote klanten. Aan de hand van hun bestaande klantengegevens kunnen ze verzendetiketten en andere formulieren genereren. Ook verzamelt de software factureringsgegevens, waardoor de boekhouding efficiënter verloopt. En ze kunnen e-mailberichten naar hun klanten sturen met informatie over waar de zendingen zich bevinden en wat de aflevertijden zijn.

Andere oplossingen die via www.ups.com bereikbaar zijn, zijn onder nadere MyFreight (een webgebaseerd pakket voor luchtvrachtzendingen met een tool voor tariefberekeningen) en Paperless Invoice (een functie waardoor internationale zendingen geen papieren douanefactuur meer nodig hebben).

Grootste bedrijfsdatabase

Hoewel UPS vanwege de recessie een reorganisatie uitvoert, laat het bedrijf weten de technologiebestedingen vooralsnog niet te verlagen. Het jaarlijkse budget voor hardware, software en personeel bedraagt één miljard dollar, zegt Gray. De ict-organisatie telt ruim 5000 medewerkers: het overgrote deel werkt in de Verenigde Staten, waar de centrale rekencentra staan. In Europa zijn zo'n 250 man aan de slag, waarvan 90 automatiseerders in Nederland (Eindhoven). In Roermond opent UPS binnenkort een logistiek centrum voor de gezondheidszorg (het eerste van Europa): het warehousemanagementsysteem daarachter wordt vanuit de VS ondersteund. Volgens Gray maken de automatiseerders onderling veel gebruik van samenwerkingssoftware (collaboration tools).

Tot de belangrijkste ict-partners behoren IBM (advisering, hardware- en databasesystemen en Tivoli-software), HP (beheerdiensten en HP OpenView-software), Dell (hardware), Motorola (handhelds) en Siemens en Vanderlande (sorteersystemen).

UPS gebruikt nog volop het IBM-mainframe, al zijn er ook Unix- en Linux-systemen in omloop. Gray beweert dat UPS over de grootste bedrijfsdatabase ter wereld beschikt: een IBM DB2-database van 10 terabyte groot. "Ook bezittten we 5,7 petabyte – dat is 5700 tb – aan opslagcapaciteit. Ik kan me nog herinneren dat we ons zorgen maakten toen we de grens van 1tb overschreden. Waar gaat dat heen, ook qua prijsstelling, vroegen we ons af. Die zorg bleek onnodig. Ik heb tegenwoordig thuis al bijna 1 tb aan capaciteit staan."

Software voor grote klanten

Waar concurrent DHL zijn ict op grote schaal uitbesteedt (HP, T-Systems, offshoring) doet UPS daar weinig aan. Gray noemt de bedrijfsprocessen daarvoor te specifiek. Wel overweegt de pakjes- en expresvervoerder een aantal activiteiten uit te besteden. UPS heeft bijvoorbeeld voor drie grote klanten in Europa een maatwerksysteem voor transport- en voorraadbeheer ontwikkeld. "Dat hebben we niet gedaan omdat we zo graag software willen bouwen, maar om deze klanten beter van dienst te kunnen zijn. Het idee is nu om het programmeren van nieuwe versie van deze software te offshoren. De integratie en het testen houden we in huis."

Hoewel UPS veel geld besteedt aan ict, zoekt de it-directeur voortdurend naar mogelijkheden om de ict efficiënter en goedkoper in te richten. Virtualisatie is een serieuze optie, net als het vernieuwen van de inmiddels twintig jaar oude mainframesystemen. "We moeten groener opereren en minder stroom gebruiken. Ook willen we naar een nieuwe generatie handhelds voor de chauffeurs, de zogeheten Diad (Delivery Information Acquisition Device). Nu heeft de apparatuur een levenscyclus van 3 tot 5 jaar, maar het streven is een curve van zeven jaar. In Japan werken we overigens met Bluetooth, omdat daar een andere standaard voor handhelds bestaat."

Luchtvaartsystemen

Dagelijks zijn er bij UPS zo'n 2000 vluchten. Met een vloot van zo'n 270 vliegtuigen is het koeriersconcern de negende luchtvaartmaatschappij ter wereld. Logisch dus dat het bedrijf talloze luchtvaartsystemen heeft draaien en lid is van de Iata (International Air Transport Association) en Sita (luchtvaartautomatiseringsorganisatie). "In 1998, toen we onze vloot opbouwden, kochten we automatiseringssystemen van andere luchtvaartmaatschappijen. Die pasten we aan onze eigen organisatie aan. We hoefden geen reserveringssysteem te gebruiken, maar wel applicaties voor het berekenen van het gewicht van een vracht, het inroosteren van de bemanning en het plannen van onderhoud en reparaties. Er moesten ook aanvullende systemen komen om bijvoorbeeld te volgen op welke locaties de containers stonden. En UPS schafte een weerinformatiesysteem aan; we hebben een eigen meteorologische dienst."

De it-afdeling bouwt ook voor de luchtvaartautomatisering eigen systemen of functionaliteit. Zo maakt UPS deel uit van een joint venture voor het opzetten en uitrollen van een standaard systeem waarbij vliegtuigen dichter op elkaar kunnen vliegen (ADS-B: Automatic Dependence Surveillance – Broadcast). Dat scheelt tijd en zou veiliger zijn omdat een luchtverkeersleiding beter zich heeft op waar een vliegtuig zich bevindt. "Ook onderzoeken we de haalbaarheid van een systeem waarbij een vliegtuig sneller kan dalen zonder rondjes in de lucht te hoeven vliegen. Dat scheelt tijd én kerosine."

Andere projecten zijn de papierloze cockpit, 'fly by wire' (een cockpit met glasvezelverbindingen) en een eigen flight simulator die UPS heeft ontwikkeld. "Die simuleert de cockpit van een UPS-vliegtuig. Daarmee kunnen piloten nieuwe technieken uittesten of kunnen ze oefenen met het vliegen op een nieuwe hub. De vluchtsimulator draait op onze hub in Louisville. Een aantal luchtvaartmaatschappijen en zelfs Nasa huren deze simulator regelmatig."