De gemeente Enschede digitaliseert het bouwarchief. In drie jaar tijd worden 58.000 bouwvergunningen gescand. De kosten worden geraamd op 745.200 euro. Op termijn moet het digitale archief de papieren stukken volledig vervangen.
De gemeente Enschede gaat alle bouwdossiers vanaf 1884 digitaliseren. Het gaat om ongeveer 58.000 bouwvergunningen die samen goed zijn voor 850 meter aan archiefstukken. De klus is geraamd op 745.200 euro. De gemeente investeert 65.000 euro van dat bedrag in de uitbreiding van de eigen scanstraat.
De gemeente streeft ernaar om de klus in drie jaar tijd klaren. In 2010 moet de helft van de dossiers zijn gescand. De opdrachten worden uitgevoerd door DWC. Dat is de werkgelegenheidsdienst van de gemeente Enschede. Daarnaast zijn GEKA archiefdienstverlening en ECM-Services bij de opdracht betrokken.
Papier vernietigen
In 2011 moet het hele bouwarchief digitaal zijn. Als de provincie akkoord gaat wordt het papieren archief, dat 58.000 bouwvergunningen telt, vernietigd. Nu geldt voor veel gemeentelijke stukken nog een bewaarplicht van minimaal dertig jaar. Enschede wil sneller van de stapels papier af maar daar moet toestemming voor komen van de provinciale archiefinspectie.
De besparingen aan archiefruimte en minder inzet van personeel moeten vanaf 2011 jaarlijkse ongeveer 75.000 euro opleveren. Door de digitalisering van het bouwarchief moet een einde komen aan het tijdrovende en daardoor dure opvragen van papieren stukken. Bij inzage van archiefstukken door gemeentelijke diensten en burgers raken stukken regelmatig zoek. Archiefstukken zwerven rond in het stadshuis en zijn onvindbaar voor de baliemedewerker omdat de stukken tijdelijk niet in het archief zitten.
Het bouwarchief is een informatiebron voor onder andere huiseigenaren, kopers, verbouwers, projectontwikkelaars architecten en makelaars. Door de digitalisering moeten betrokkenen sneller over informatie beschikken doordat de bouwtekeningen en constructieberekeningen via de gemeentelijke website beschikbaar zijn.
