P-Direkt, het shared service center voor personeels- en salarisadministratie van de rijksoverheid, kreeg in 2007 een doorstart. Vanwege de negatieve geschiedenis van het project is deze keer gekozen voor een gefaseerde aanpak. En dat werkt erg goed, zegt directeur Sylvia Bronmans.
Mensen die online zoeken op de naam P-Direkt stuiten op een grote verzameling negative berichten, daterend uit 2005 en daarvoor. Toch was dit voor P-Direkt-directeur Sylvia Bronmans geen reden om het project een nieuwe naam te geven. "Ik heb daar wel over nagedacht. Maar de geschiedenis hoort erbij. Dat is de reden dat we de aanpak hebben die we nu hebben. Ik wil het verleden niet ontkennen. We hoeven in ieder geval niet aan onze naamsbekendheid te werken", lacht ze.
P-Direkt, het shared service center voor personeels- salarisadministratie van de Rijksoverheid, kreeg een doorstart in 2007. Er is deze keer gekozen voor een gefaseerde aanpak, iets wat mis ging tijdens het eerste project. "Ieder ministerie bepaalt nu zelf het tempo en de aansluitstrategie. Dit moet wel passen binnen de masterplanning die op bestuurlijk niveau is afgesproken." De eerste fase van P-Direkt, het standaardiseren van processen en ict en aansluiten van de ministeries op de nieuwe systemen, wordt eind 2009 afgerond. Omdat de eerste fase volgens de P-Direkt-directeur zo voorspoedig verloopt is inmiddels al begonnen met fase twee, de inrichting van het contactcenter. Eind 2011 moet het totale traject worden afgerond. "Maar als we in dit tempo doorgaan waarin we nu werken, dan is er kans dat we eerder klaar zijn."
Serieus genomen
Bronmans reageerde op de vacature voor directeur bij P-Direkt, maar heeft daar wel even over moeten denken. "Ik had geen zin om in een moeras terecht te komen. Het project had geen positieve connotatie. Je moet een balans maken. Het is een interessant traject met veel ambitie. Dat is een uitdaging en daar houd ik wel van."
Ook de verschillende ministeries moesten weer vertrouwen krijgen in het project. "We hebben gebruikt gemaakt van de kennis die er al was binnen de rijksdienst door de ministeries belangrijke rollen te geven in de opbouw. Ze voelen zich serieus genomen. Daarnaast proberen we op een eerlijke en transparante manier ons werk te doen. Je wordt beoordeeld op daden door je werk goed te doen. Hier wordt ontzettend hard gewerkt." Volgens de directeur is het gelukt om het vertrouwen te herstellen, en daar is ze trots op.
Een moeilijk traject dat nog moet komen is volgens Bronmans de personele inrichting van het contactcenter. In dit center komen personeel en salarismedewerkers van verschillende ministeries te zitten, de frontoffice van P-Direkt. "De mensen bij de verschillende personeelsafdelingen zitten al heel lang te wachten op duidelijkheid. Sommige vinden het ook best eng om over te stappen."
Defensie doet niet mee
Twaalf ministeries doen mee aan P-Direkt. Het ministerie van Defensie vormt een uitzondering. Dat is volgens Bronmans in 2003 al besloten. "Defensie heeft een eigen cao met andere arbeidsvoorwaarden voor de verschillende disciplines, marine, landmacht en luchtmacht. Wij moeten nu al bijvoorbeeld twaalf vervoersregelingen standaardiseren naar een. Het was een pittiger project geworden als Defensie had meegedaan."
Het project SPEER bij Defensie, dat moet zorgen voor een personeelssysteem, loopt niet vlot. Een van de problemen is dat het lastig is om goede SAP-experts te krijgen. P-Direkt lijdt niet onder dit probleem, zegt Bronmans. "Het is een lastige markt, maar we werken samen met goede leveranciers. We hebben zojuist een aantal vacatures gehad voor functioneel beheerders. We kregen niet overweldigend veel reacties. Maar ik denk dat de kredietcrisis hier wel bij kan helpen. Wat dat betreft maak ik me hierover steeds minder zorgen."
De verschillende fasen van P-Direkt
P-Direkt heeft een gefaseerde aanpak, bestaande uit twee fasen. In de eerste fase zijn, in samenwerking met een standaardisatiecommissie 26 hrm-processen gestandaardiseerd. Zo is er nu een proces voor ziekteverzuim voor alle twaalf ministeries die meedoen met P-Direkt. Daarna is de ict gestandaardiseerd. Er is gekozen voor een payroll-applicatie en een personeelsysteem van SAP. Deze applicaties worden voor medewerkers toegankelijk via een webportaal. Momenteel worden de ministeries gefaseerd en in een eigen gekozen tempo aangesloten op de drie applicaties. Daarnaast moeten de gedigitaliseerde personeelsdossiers van de verschillende ministeries aan de applicaties gekoppeld worden. Deze processen zijn al een heel eind gevorderd. In januari zijn alle ministeries aangesloten op het payrollsysteem. Meer dan de helft van de ministeries is aangesloten op het webportaal. Op het personeelsysteem zijn inmiddels zes ministeries aangesloten. De eerste fase zal volgens verwachting eind 2009 gereed zijn.
Tijdens de tweede fase wordt het contactcenter ingericht. Dit gebeurt op basis van het net opgestelde nieuwe dienstverleningsmodel, die de ministeries ook kunnen gebruiken. Zo staat hier bijvoorbeeld in hoe de frontoffice eruit moeten komen te zien en welke taken er bij het ministerie achterblijven. Deze fase moet eind 2011 gereed zijn.
correctie
onjuist
“Het project SPEER bij Defensie, dat moet zorgen voor een personeelssysteem, loopt niet vlot”
juist
SPEER is gericht op de ondersteuning van de materieelslogistieke processen!