In het zuster ict-topic van ecm wordt uitgebreid gepraat over Enterprise Search. Hier in bi-land is het echter behoorlijk stil (hoewel bijvoorbeeld Andries Bottema het wel besproken heeft). Hoe komt dit? Weten bi'ers te weinig van ecm? Is er zo'n hokjesgeest? Kijken wij neer op ongestructureerde data en als gevolg daarvan op alles wat daarmee te maken heeft? Hoe het ook zij, ik denk dat een stuk extra aandacht best op zijn plaats is.
Enterprise Search is een verschijnsel dat uit de hoek van enterprise content management afkomstig is. Er is enorm veel ongestructureerde data aanwezig in een bedrijf. Denk aan documenten in directories, e-mail, content op intranetpagina's, offertes in Word-formaat of pdf. Enterprise Search is een soort Google voor je bedrijf. Zo'n tool indexeert al deze bestanden en maakt het zoeken middels geavanceerde zoekcriteria mogelijk.
Enterprise Search is in mijn opinie niet zomaar iets. Het zal breed ingezet gaan worden de komende jaren. Hier is een aantal redenen voor aan te voeren:
- 1. Er is een technology push vanuit de medewerker. Veel mensen gebruiken deze tools inmiddels zelf. Vaak worden ze je opgedrongen middels Google Toolbars en verbeterde zoekfunctionaliteiten van Windows Vista. Wat een medewerker als handig ervaart op zijn eigen pc, wil hij ook op werk (maar dan op bredere schaal).
- 2. De technologie wordt steeds beter. Het is inmiddels mogelijk ook in databases te zoeken en natural language processing dringt door.
- 3. De implementatie van een Enterprise Search-tool kan relatief eenvoudig en goedkoop (nogmaals: relatief). Ict-bazen kunnen derhalve vlot gehoor geven aan de vraag van hun gebruikers. Overigens, de uitbouw met geavanceerdere mogelijkheden zoals database search is vele malen ingewikkelder, maar de start is snel te maken.
- 4. Het is een noodzaak. Uit onderzoek blijkt dat de hoeveelheid bedrijfsdata iedere anderhalf jaar verdubbelt. Het wordt steeds moeilijker dat specifieke document te vinden. De grote hoeveelheden e-mail maken het vaak onmogelijk om het dagelijks netjes archiveren goed bij te houden.
Dit is niet alleen mijn opinie. Het feit dat de grote bedrijven inmiddels ook flink inkopen op de Enterprise Search-markt onderschrijft deze visie. Zo heeft Microsoft dit jaar FAST en Powerset gekocht, SAS lijfde Teragram in en SAP en Intel investeren in zoekbedrijf Endeca. De bedragen zijn overigens niet mis. Zo betaalde Microsoft maar liefst 1,2 miljoen dollar voor de aanschaf van FAST. Dit toont het belang van deze markt aan.
Wat moet business intelligence hier nu mee? Besef dat Enterprise Search ook een informatiemarkt is. Medewerkers hebben vragen en kunnen voor antwoorden terecht bij Enterprise Search. Dezelfde insteek als dat ze met hun vragen terecht kunnen bij bi. Bi heeft er dus een (interne) concurrent bij. Maar is dit een serieuze concurrent? Misschien niet op alle vlakken. Bi verwerkt hoofdzakelijk gestructureerde data en Enterprise Search ongestructureerde data, maar dit is aan het veranderen. Bi kruipt steeds vaker naar de ongestructureerde kant en de Enterprise Search-tools worden steeds slimmer en kunnen nu ook gestructureerde gegevens indexen. Toch concurrentie, denk ik, en die wordt alleen maar heviger.
Als Enterprise Search de komende jaren zwaar uitgerold wordt in onze bedrijven, dan grijpt zij gewoon een flink stuk van de informatie. En komen bi en Enterprise Search elkaar tegen. Wanneer de medewerkers gebruik gaan maken van deze functionaliteit, en dat gaan ze, dan ontstaat er mogelijk een strijd om de aandacht. En aangezien 70 procent van alle data ongestructureerd is (sommige onderzoekers spreken zelfs van 90 procent) heeft Enterprise Search wat dat betreft een streepje voor.
De bi-bedrijfsinformatie wordt nu veelal in de vorm van een portal ontsloten. Ik weet nog wel dat ik vroeger op het internet ook vaak van portals gebruik maakte. Maar de www.startpagina.nl's zijn bij mij intussen vervangen door Google. Dat is mijn ingang tot het web. Zou dit ook zo gaan met de bedrijfsmatige portals? Ik denk het wel. En met de bi-portals? Ook daar zal vermoedelijk veel veranderen. Ook hier heeft de aanpak van Enterprise Search een streepje voor.
Natuurlijk heeft bi een stapel voordelen. Zo zijn er middels datawarehouses veel gegevens geïntegreerd, is er nieuwe informatie afgeleid, zijn er (sub)totalen aanwezig en trend, wordt er heel veel aandacht besteed aan definities en ligt er veelal een goed autorisatiemodel over de output. Ondanks dat denk ik dat het zinvol is dat wij als bi de Enterprise Search-trein in de gaten houden. En gaan meerijden. Zo zou de zoekopdracht 'factuur' naast alle ongestructureerde resultaten ook een setje gestructureerde zaken moeten opleveren, zoals rapporten die factuurtrends laten zien en kubussen met verkoopgegevens. Ik weet dat Microsoft hiermee bezig is, maar dat ontslaat ons niet van de verplichting hier ook over na te denken.
Voor betere prestaties moeten bedrijven kennis hebben van hun eigen presteren (enterprise intelligence), die van hun klanten (customer intelligence) en die van hun belangrijkste stakeholders (ecosystem intelligence). Dat kan niet met alleen gestructureerde data (zoals point of sale, transacties etc) maar juist uit de combinatie met ongestructureerde data (jaarverslagen, websites, blogs, verzin het maar) ontstaat toegevoegde waarde. Dus een integratie van het document en het datawarehouse.
Mijn mening…..
Enterprise Search heeft toekomst, absoluut. Maar, het onderwerp wordt op dit moment zodanig neergezet ‘alsof je containers met geld verliest en totaal idioot bent als je hierin niet snel gaat investeren’. De behoefte wordt wel erg duidelijk ‘verkocht’, waar het doel van dit soort middelen vaak totaal is ondergesneeuwd (waar is de goold-old-waar-is-het-bedrijfseffect argument gebleven?). SOA heeft iets dergelijks ook meegemaakt (en nog steeds…).
Verder is de oversimplificatie storend (en dan ben ik mild). ‘ zet-google-op-je-data-en-je-bent-klaar’, hebben we dan echt niks geleerd? De verwachtingen worden weer torenhoog neergezet en de kosten zijn laag. Goh – klinkt mij bekend in de oren. Ik zie de glossy demo’s al weer plaatsvinden. Ik zie de shelfware al weer groeien. ES lijkt zo hetzelfde pad op te gaan als BI in-den-beginne. Namelijk het pad van ‘koop-een-tool-en-je-bent-klaar’….zucht.
Dat het stil is, is dus goed. Blijkbaar zijn we met zaken bezig die voor organisaties bedrijfseffect hebben. In deze tijd niet zo gek…
Reden voor het hanteren van de ‘oversimplificatie’ is omdat de gebruiker dit zo ziet. Feit is inderdaad dat de inzet van Enterprise Search een zeer simpele manier is van business intelligence (als het die naam al mag dragen). Het is echter ook een goedkope manier en dat heeft het voor op de rest. Daarnaast is het hot en zullen er een flink aantal implementaties volgen. Enige dat ik wil is dat we dit verschijnsel in de gaten gaan houden. Natuurlijk begrijp ik ook wel dat er iets meer bij komt kijken voordat je echte informatie hebt. Dit is ten slotte mijn dagelijks werk. Toch mogen we het daarmee niet afserveren en dat is de strekking van dit artikel…