Het nieuwe werken wordt in steeds meer bedrijven toegepast. Mondiale intergratie, opkomst van de digitale revolutie, toenemende vergrijzing, continue connectiviteit en overheids- en marktregulering vragen om een nieuwe aanpak. De concurrentiepositie staat onder druk en bedrijven moeten steeds meer verantwoording afdragen. Door de digitalisering wordt het steeds eenvoudiger om plaats- en tijdonafhankelijk te werken en werknemers gaan dit ook steeds meer verwachten. De work/life-balance wordt immers steeds belangrijker. Werk en privé lijken steeds meer in elkaar verweven. Privé e-mail checken tijdens kantooruren is meer regel dan uitzondering. In steeds meer kantoorpanden worden flexplekken ingericht. Niet alleen wordt hiermee bespaard op kantoorruimte, maar dit leidt ook tot een betere sfeer op kantoor (eilandjes politiek wordt geëlimineerd).
Om het nieuwe werken goed vorm te kunnen geven is een goed functionerende ict-omgeving essentieel. Er is niets vervelender dat mensen niet kunnen inloggen of dat het netwerk buiten het bedrijf te traag is. Het nieuwe werken begint dus met een goed geoliede ict-infrastructuur. Als dit aanwezig is komt ecm om de hoek kijken. Vooral het onderdeel documentmanagement is onmisbaar in het nieuwe werken. Plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werknemers inloggen op het ecm-systeem. Correspondentie, dossiers en documenten zijn altijd beschikbaar en toegankelijk. Ook wanneer er gewerkt wordt op kantoor is dit belangrijk. Je hebt immers geen eigen werkplek meer en vaak ook onvoldoende ruimte voor dossiers. Op het kantoor van Google bijvoorbeeld hebben werknemers enkel nog een locker voor persoonlijke bezittingen en is het verder kantoor document- en dossiervrij.
Ecm maakt zelfs het projectmatig werken mogelijk. Door documentbeheer is het mogelijk om met meer personen aan één stuk te werken. Hierdoor hoef je als projectteam geen gezamenlijke werkplek te creëren. Door de nieuwste authenticatie-, autorisatie- en auditing-technieken is ook de veiligheid gewaarborgd. De documenten zijn opgeslagen in een gecontroleerde omgeving waarin alleen daartoe geautoriseerde werknemers wijzigingen in de documenten kunnen doorvoeren.
Ecm leidt dus niet alleen tot efficiëntieverbeteringen, kostenbesparingen en doorlooptijdverkortingen, maar is ook een middel die het toepassen van het nieuwe werken vereenvoudigd.
Zoals je het hier beschrijft Serge moet het wel een enorm mooi stuk enterprise gereedschap zijn dat ECM.
“Plaats onafhankelijk”
lijkt me zeker een voordeel, dat je niet verplicht op een vaste werkplek aanwezig hoeft te zijn om je kunstje te doen. Lekker de files ontwijken of werken op een plaats en tijd waar jij je lekker voelt.
“Tijds onafhankelijk”
lijkt een gevaarlijk dubbelzijdig iets. Aan de ene kant kun je altijd werken. De vraag is wil je dat.
Aan de andere kant is het voordeal van een fysieke werkplek dat je “de deur achter je dicht kunt gooien” en naar huis kunt gaan om aan je prive leven te beginnen. Iets wat steeds belangrijker word gevonden in deze ict sector gezien de artikelen hier op Computable.
Prive email checken op de zaak.. ja tuurlijk, waarom niet in je lunchpauze of effu tussendoor. Zeker als er persoonlijk of prive vlak wat belangrijks te gebeuren staat dan je werk.
Maar prive zakelijke email (moeten) checken daar lees ik hier nietst over.. Of op je vacantie adres “gewoonte getrouw” effu de mail van de zaak (kan) checken door dit soort technologie… Een zorgelijke ontwikkeling in mijn ogen, als je “de zaak” geestelijk niet los kun laten als je er fysiek niet bent t.g.v. de heersende werkdruk. Iets wat zich hier ook steeds duidelijker laat lezen.
ECM technologie laat deze “natuurlijke (gebouwen, fysieke aanwezigheids) grens vervangen. Het is maar net aan de implementerende organisaties hoe ze ermee om willen gaan. Het kan een recept voor een enorm efficientie succes zijn maar ook een voor HRM disaster.
Laat ik eerlijk wezen.. Ik (als techneut) vind het ook prachtig die technologische vooruitgang gimmie more gimmie more.. Maar is dit wel verantwoord, blind technologisch vooruitgang doorduwen gewoon omdat het kan, het mogelijk is?
De mens word de laatste jaren al zo verdronken in de technologische vooruitgang die het mogelijk maakt om “maar overal en altijd ter wereld te kunnen werken” alsof dat het belangrijkste in een mensenleven is ‘werken”. Voorbeelden hiervan zijn gsm, laptop, vpn naar de zaak, webapplicaties, videoconferencing, tv kijken op je mobiel??!!. Als je als enterprise niet goed oplet, werken je werknemers zichzelf globaal voorbij en branden op en af als lucifers 😉 En gezien de huidige schaarste op de ict banen markt is “human capital” je grootste goed. Want zonder mensen van vlees en bloed is dit gehele systeem …—…
Ik ben heel benieuwd wanneer de volgende generatie enterprise tools uitgevonden gaat worden die “het menselijke wezen” centraal heeft staan op de eerste plek. Slimmere en intellegentere ondersteuning van het menselijk wezen / brein, slimme interface methode tussen mens en machine, applicaties die aangepast zijn aan mensen, speech computerinterfaces i.p.v. 100 jaar oude type-machine keyboards. Want met al die technologische vooruitgan veranderd de mens steeds meer als een robot die zich aan “het systeem” moet aanpassen i.p.v. andersom. Tenij dit de bedoeling is uiteraard
“Human Supportive Computing… The Next Generation of Enterprise automation tools”
Het Nieuwe Werken gaat om meer dan alleen plaats- en tijdonafhankelijk werken. Het Nieuwe Werken gaat ook (of misschien wel vooral) over toegang tot kennis en expertise. Die kennis (vaak vastgelegd in informatie) en die expertise (meestal in de vorm van een persoon) die nodig is voor een taak, zal aangewend worden. Ook als deze kennis of expertise buiten de eigen afdeling of zelfs organisatie staat.
De content waarmee gewerkt wordt, is daardoor steeds vaker niet het eigendom van de eigen organisatie. ECM systemen schieten daardoor tekort. Zij hebben als uitgangspunt dat de content die gemanaged gaat worden, eigendom van de organisatie is. Het binnen de eigen organisatie halen van deze niet-eigen informatie is ondoenlijk gezien de hoeveelheid informatie waar we het hierover hebben.
Organisaties die met het Nieuwe Werken aan de gang gaan hebben eerder behoefte aan middelen om samenwerking te ondersteunen (b.v. Sharepoint) en om kennis en expertise te organiseren (respectievelijk b.v. delicious en b.v. Linkedin).
ECM is ook voor het Nieuwe Werken nog steeds relevant, vooral voor informatie die eigendom van de organisatie is. Maar ik denk dat het niet relevanter is dan in het “oude werken”.