Ontspannen naar hernieuwde aanbesteding

Opdrachtgevers moeten scherp in de gaten houden wanneer een uitbestedingscontract afloopt. Plan ruim van te voren de start van het vervangingstraject in. Dan is er genoeg tijd om zaken aan te passen. Dat stelt Ronald Spanier, directeur van het Servicecentrum Flevolandse Bibliotheken. Het ict-beheercontract van zijn organisatie loopt eind dit jaar af.

Het Servicecentrum Flevolandse Bibliotheken in Lelystad ondersteunt de bibliotheken in de provincie Flevoland op facilitair-logistiek gebied. Een van de terreinen is ict. Het beheer en onderhoud van het gezamenlijke ict-netwerk valt onder de verantwoordelijkheid van het servicecentrum. Ook regelt het centrum de licenties van het catalogussysteem Bicat (van de firma HKA) en de zoekmachine Aquabrowser (van de firma Medialab) voor de bibliotheken.
Het beheer van de 350 werkplekken en het netwerkbeheer is in 2005 voor drie jaar uitbesteed aan AAC Cosmos. "Onze organisatie is niet heel groot. Mijn voorganger heeft toentertijd uit continuïteitsoogpunt besloten het ict-beheer uit te besteden aan een professionele organisatie. Die lijn zet ik voort", zegt directeur Ronald Spanier.

Toetsen aan de markt

Het contract met AAC Cosmos loopt 1 januari 2009 af (met een overgangsperiode). Dat betekende voor Spanier dat hij ruim een jaar geleden al moest beginnen met de vernieuwing ervan. "De helft van ons budget gaat er in om. Dan kan ik het me niet veroorloven om pas een paar maanden voor afloop van het contract te zoeken naar een nieuwe partner."

Want hoewel hij tevreden is over de prestaties van AAC Cosmos kan hij dit contract niet automatisch verlengen. "Het openbaar bibliotheekwerk in Flevoland is een overheidsinstantie. Gezien de grootte van de te gunnen opdracht zijn we aanbestedingsplichtig." Los hiervan vindt Spanier dat het altijd gezond is zo'n overeenkomst te toetsen aan de markt. "Via een aanbesteding valt relatief objectief vast te stellen wie de meest geschikte kandidaat is. Wie weet komen er clubs naar voren die het beter kunnen dan AAC Cosmos. Onze klanten – de bibliotheken – hebben het recht dit te weten."

Sjoege hebben

Spanier zit middenin in het nieuwe aanbestedingsproces. Tot de finale behoren vijf ict-leveranciers uit het mkb. Zij sturen een offerte in die in februari 2009 wordt beoordeeld. In het voorjaar wordt de aanbesteding afgerond. Het servicecentrum hoopt een besparing van 20 procent te kunnen realiseren. Naast de prijs/prestatie-verhouding en het zo goed mogelijk aansluiten op het programma van eisen speelt ook ervaring een rol in het beoordelingstraject. "De uitverkoren partij moet wel enige sjoege hebben van het bibliotheekwezen. Een catalogussysteem is toch andere koffie dan een bijvoorbeeld een dossiersysteem in een ziekenhuis."

Om het aanbestedingstraject in goede banen te leiden trok de directeur het organisatie-adviesbureau Expanding Visions aan. "Een aanbesteding kost een hoop tijd. Voor de zorgvuldigheid is het raadzaam met een tenderspecialist in zee te gaan. Die nemen veel werk uit handen, zoals het regelen van de openbare inschrijving bij de Europese gemeenschap, het opstellen van een selectieleidraad en het bepalen van criteria en bijbehorende puntenscore."

Gedwongen winkelnering

De directeur heeft geld vrijgemaakt om straks, nadat er een nieuwe contractant is vastgelegd, een adviseur te kunnen inhuren voor een 'second opinion'. "Mijn ervaring met beheerders als AAC Cosmos is dat je als iets extra's vraagt, bijvoorbeeld een nieuwe virusscanner of een nieuwe Citrix-versie, soms de eerste reactie is dat zoiets niet kan. Dan blijkt zo'n partij geen dealer te zijn van die antivirussoftware of moet er ineens voor zo'n Citrix-update een nieuwe server worden aangeschaft. Op zulke momenten mis ik de kennis om dit goed te beoordelen en heb ik advies van een derde nodig. De afgelopen twee jaar was hier geen budget voor, maar nu wel." De aansturing ('governance') blijkt de sleutel tot succes in uitbestedingscontracten is inmiddels zijn ervaring. "Dat betekent heldere afspraken over de bandbreedte van de dienstverlening vastleggen in het contract."

Spanier voert regelmatig overleg met zijn 'klanten': de Flevomeer Bibliotheek en de Bibliotheek Almere (deze basisbibliotheken zijn verantwoordelijk voor het bibliotheekwerk op lokaal niveau). "Het servicecentrum regelde een paar jaar terug qua ict alles voor hen. Er was sprake van gedwongen winkelnering. Dat heb ik veranderd: de klanten hebben meer inspraak gekregen."

Kolossale vraag

Bij het ingaan van een aanbestedingstraject voor een contractvernieuwing is het volgens Spanier zaak om eerst het algemene beleid onder de loep te nemen. "Leg je focus niet gelijk op de ict-taken, maar kijk eerst wat of het gevoerde beleid gevolgen heeft voor de ict-vraag in de komende jaren."

Hij wijst op de grote veranderingen die de bibliotheekwereld te wachten staan. De maatschappelijke relevantie van bibliotheken staat door de opkomst van internet onder druk. Het aantal bezoekers neemt af. De instanties zullen veel meer digitale diensten moeten ontwikkelen om van uitlener informatiemakelaar te worden en als kenniscentrum aantrekkelijk te blijven. Spanier noemt als voorbeelden het aanbieden van ebooks, het openstellen van databanken of het gebruik van landelijke reserveringssystemen. "Of het samenstellen van speciale thema-websites. Nu doen particulieren dat, maar bij een bibliotheek is al heel veel onderwerpkennis aanwezig. Al die plannen zorgen in ieder geval voor een – in potentie – kolossale vraag naar breedband."

Ook zullen bibliotheken op ict-gebied beter moeten samenwerken om meer systemen te koppelen voor het makkelijker uitwisselen van informatie of innovatieve toepassingen op te zetten. Dat vraagt om een flexibeler branchebrede infrastructuur." Hij wijst er op dat in landelijk verband de Vereniging van Openbare Bibliotheken pleit voor het gebruik van een 'service oriented architecture'. "Alleen kan de VOB dit niet dwingend opleggen. Gemeenten voeren hun eigen bibliotheekbeleid, wat samenwerking bemoeilijkt. In ons geval hebben we dit architectuurprincipe meegenomen in de aanbesteding."