‘Maak heldere afspraken’

Alfa Accountants & Adviseurs heeft zijn decentrale aanpak ingeruild voor een centrale ict-opzet. Een groot deel van het beheer daarvan is uitbesteed. “Zorg dat de hardware je eigendom blijft en maak heldere afspraken met je leveranciers over wat jij doet en wat zij doen”, luidt de tip van Fou-Khan Tsang, it-directeur van het boekhoud- en advieskantoor.

 Alfa Accountants & Adviseurs houdt hoofdkantoor in Wageningen en telt 34 regiokantoren. Er werken 800 mensen. Het bureau richt zich op het midden- en kleinbedrijf met als specialisatie de agrarische sector. Rond 2000 was de ict-inrichting van het advies- en accountantsbureau nog decentraal geregeld. Elk regiokantoor vulde zijn eigen automatiseringsomgeving met hardware en software. Dit resulteerde in een kluwen van systemen, waarvan het beheer steeds duurder en complexer werd en wat de onderlinge uitwisseling van data bemoeilijkte. 

"Wij hebben toen besloten om de zaken anders aan te pakken en een centralisatiekoers te varen", vertelt Fou-Khan Tsang, it-directeur van Alfa. "Het Citrix/Windows-platform met thin clients werd voor iedere vestiging tot standaardnorm verheven en er kwamen snellere datacommunicatielijnen. Ook brachten we het aantal computersystemen drastisch terug."

De regiokantoren waren nog niet zo ver dat ze het ict-beheer ook uit handen wilden geven. Dat veranderde na een proefproject in 2004 met zes regiokantoren. Daarbij draaiden de applicaties op een extern rekencentrum en werd het beheer ervan in handen gelegd van een ict-partner. "De proef was succesvol en haalde de directies van andere regiokantoren over de streep. Alleen liep de relatie met de leverancier na een jaar niet zo soepel meer. Het was niet duidelijk waar elkaars verantwoordelijkheden lagen en wie eigenaar van de hardware was. Dan riep de leverancier bij een capaciteitsprobleem: ‘Regel ik wel'. Vervolgens zorgde hij voor de hardware en de datalijnen. Dat zorgde voor een onoverzichtelijke situatie, ook qua kosten, en daar wilden we juist van af."

DOS-platform

Twee jaar geleden startte Alfa een hoognodig softwarevernieuwingstraject. Veel applicaties – zowel de interne als de op de klanten gerichte – waren verouderd. "Er was een inhaalslag nodig om deze, vaak nog op het DOS-platform gestoelde toepassingen te vervangen door moderne Windows- en webbased-applicaties."

Dit besluit vormde aanleiding om ook het beheer goed te regelen. Alfa nam afscheid van de partner uit het proefproject, kocht voortaan zelf alle hardware in en liet alle contracten op zijn naam zetten. De hostingomgeving voor de infrastructuur werd bij het KPN-datacenter in Aalsmeer ondergebracht en na een selectietraject met zes aanbieders – grotere en kleinere – trok het bureau Qwise, specialist in een server based computing, aan voor het werkplek- en infrastructuurbeheer. "In deze uitbestedingsconstructie hebben we strak bepaald wat we zelf doen en wat de taken en verantwoordelijkheden van de leveranciers zijn. Zorg dat je dit helder voor ogen hebt, anders stuit je onherroepelijk op problemen in de praktijk." Van de dertig medewerkers die in de oude situatie belast waren met ict-taken is een klein deel naar de centrale ict-staf gegaan. De rest is wat anders gaan doen bij Alfa of vertrokken.

Actief-actief

De centrale ict-staf bestaat uit twee systeembeheerders en vier projectleiders. Het functioneel beheer van de kernapplicaties voert de staf zelf uit. Als boekhoudsoftware is het bureau overgestapt op de websoftware van AccountView en de salaris- en personeelsadministratiediensten van Loket.nl. "Ook doorlopen we nu een Microsoft SharePoint-traject en loopt er een project om papieren dossiers te digitaliseren."

De relatie met Qwise wordt uitgebouwd. Alfa Accountants beschikt nu over twee datacentra in een actief-passieve situatie. "Onze back-upomgeving staat in het datacentrum van SugarVillage in de buurt van het KPN-centrum in Aalsmeer. Alleen staat die omgeving eigenlijk niets te doen en dat is duur. We willen naar een actieve-actieve situatie toe, waarbij een deel van de capaciteit van het tweede datacentrum wordt ingezet voor het laten draaien van de systemen. Dat geeft een betere ‘load balancing'." Qwise gaat deze nieuwe tweeling-situatie inrichten en zorgt voor technisch beheer.