Architectuur op de plank

Enterprise architectuur staat hoog op de agenda van ict-managers, stellen de onderzoeksbureaus Management Scope en Giarte. Helaas belanden veel projecten na het ontwikkelen van de initiële enterprise architectuur op de plank. Dick Dijkstra en Jan Willem van Veen beschrijven welke stappen een bedrijf kan zetten om de conditie van de enterprise architectuur op peil te houden, zodat het niet versloft en uiteindelijk terzijde wordt gelegd.

Organisaties laten vaak architectuuronderzoeken uitvoeren door daarvoor gespecialiseerde bureaus of voeren zelf een dergelijk onderzoek uit. Zo'n onderzoek leidt meestal tot een rapport met aanbevelingen. Soms worden deze aanbevelingen ter kennisgeving aangenomen en belandt het rapport op de plank of in het archief. Soms is een rapport een aanzet tot het ontwikkelen van een enterprise architectuur. Dat is al een flinke stap in de goede richting, maar vaak stopt het proces nadat een initiële enterprise architectuur is opgesteld. De enterprise architectuur belandt dan alsnog naast het rapport op de plank om er vervolgens niets meer mee te doen. Zonde van alle verspilde moeite.
Er zijn echter verschillende processen en tools om het opzetten, maar ook het beheren van enterprise architecturen te vereenvoudigen. Deze processen en tools nemen drempels voor architecten weg. De stappen die een bedrijf kan zetten om de conditie van de enterprise architectuur op peil te houden worden hier beschreven door verder te borduren op een architectuurvolwassenheidsmodel dat in het eerder gepubliceerde artikel ‘Architectuur in het onderwijs' is behandeld.

Conditie op peil houden

Organisaties hebben vaak een missie, visie en een strategie om de gestelde doelen te realiseren. Architectuur is een direct afgeleide van de strategie en een middel (geen doel!) om ervoor te zorgen dat organisaties door het effectief en efficiënt inzetten van IT hun doelen beter bereiken. ‘Conditie hebben' is geen doel op zich, het doel is uiteindelijk om gezond te zijn en te blijven, het hebben van conditie vergroot de kans daarop!

Om architectuur onderdeel te maken van de organisatiecultuur, is het belangrijk van tevoren vast te stellen wat er met deze inspanning bereikt wordt. Als het hebben van een enterprise architectuur de organisatie helpt om meer transparantie te creëren, beter in ketens te functioneren, flexibeler te zijn om wetgeving binnen de gestelde termijnen te implementeren en op ict te besparen door standaardisatie, is er een helder doel. Het management moet hiervoor de nodige middelen beschikbaar stellen en architectuur in de beleidsplannen duidelijk naar voren laten komen.

Aan de slag

In deze fase gaat de benoemde architect (vaak ondersteund door externe consultants) aan de slag met het opzetten van architectuur. Voor de eigen organisatie heet dit de enterprise architectuur. Afhankelijk van het domein kunnen organisaties daarbij gebruik maken van referentiearchitecturen.

Een veel genoemd en gebruikt voorbeeld hiervan is de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA). Een sectorspecifiek voorbeeld is bijvoorbeeld MARIJ (Model Architectuur Rijksdienst) of GEMMA (Gemeentelijke Model Architectuur). In deze referentiearchitecturen zijn onder meer aanvullende afspraken en principes vastgelegd, zoals het gebruik van een standaard uitwisselformaat in het gemeentedomein.

Creëren van samenhang

Architectuur is wat betreft structuur vergelijkbaar met de projectmanagementdiscipline. Er loopt een programma om de beoogde bedrijfsdoelen te realiseren. In het programma zijn er projecten gedefinieerd om de juiste stappen te zetten richting het realiseren van deze doelen.

Het niveau van een programma is vergelijkbaar met het niveau van enterprise architectuur. Hierin zijn bedrijfsdoelen opgenomen, maar deze zijn generiek van aard. Voor een project wordt een instantie van de enterprise architectuur gemaakt: de projectarchitectuur. Deze geeft een specifiekere invulling aan een verandertraject. Ook voor wat betreft methodiek is een vergelijking te maken: wat Prince2 is voor de projectmanager, is TOGAF, DYA en/of Zachman voor de architect. Deze architectuurraamwerken geven richting in het te volgen proces dat uiteindelijk leidt naar het werken onder architectuur.

De samenhang tussen verschillende architecturen wordt bereikt door het opzetten van een Architectuur Repository waarin kennis modelmatig wordt vastgelegd. Door dit modelmatig te doen, is het beheer en onderhoud hierop eenvoudiger dan beheer en onderhoud op het eerder genoemde rapport dat op de plank ligt. Het is belangrijk om voor deze werkwijze een tool te kiezen die de enterprise architect goede ondersteuning biedt. Bekende tools hiervoor zijn BizzDesign Architect en Aris IT Architect. Deze tools bieden onder andere de mogelijkheid de modellen te exporteren naar een webomgeving. Deze functionaliteit is belangrijk omdat modellen zo kunnen worden gedeeld met de rest van de organisatie. Hierdoor wordt de ‘ivoren torengedachte' verzwakt en ontstaat meer begrip voor de complexiteit die veranderingen met zich mee brengen.

Samenwerking stimuleren

Om de betrokkenheid te verhogen, is het aan te raden om de belangrijkste stakeholders actief in het architectuurproces te betrekken door middel van workshops en door middel van het opzetten van een Wiki die in relatie staat met de Architectuur Repository. Een Wiki als instrument zorgt er namelijk voor dat samenwerking, waarbij het aantal deelnemende personen geen beperkende factor is, wordt gestimuleerd. Bovendien is meetbaar wat iedereen bijdraagt, zodat actief meedoen kan worden gestimuleerd. In plaats van alles zelf te beschrijven, doet de enterprise architect meer aan coaching en brengt hij structuur aan waar dit nodig is. Het combineren van een Wiki met architectuurmodellen uit de Architectuur Repository zorgt voor samenhang tussen gestructureerde data (architectuur modellen) en ongestructureerde data.

Meten=weten=verbeteren

De laatste maar zeker niet de onbelangrijkste stap is het meten of de huidige inrichting van de architectuur nog steeds bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen: architectuur is immers een middel en geen doel op zich. Door te meten ontstaat informatie die bijdraagt aan de optimalisatie van de enterprise architectuur.

Conclusie

Organisaties moeten een aantal stappen zetten om de conditie van de enterprise architectuur op peil te houden. Pas als het doel en het nut helder is, ontstaan er mogelijkheden voor borging en uiteindelijk verbetering. Door te investeren in borging kunnen organisaties de kosten voor het werken onder architectuur stabiel en controleerbaar houden. In een dergelijke situatie belandt de uitgewerkte architectuur zeker niet op de plank.

Dick Dijkstra, Getronics
Jan Willem van Veen, ArchiXL