De ict-organisatie van Politie Nederland heeft onvoldoende inzicht in welke externen worden ingehuurd. Dat komt doordat de registratiesystemen onvoldoende op elkaar aansluiten. Een systeem voor enterprise resource planning (erp) via internet moet de organisatie meer inzicht bieden.
De voorziening tot samenwerking Politie Nederland (vtsPN) moet een systeem invoeren voor enterprise resource planning (erp) via internet. Dat is geïntegreerde software die onder andere kan worden gebruikt voor personeelsadministratie en -planning. Dat schrijft de taskforce Personeelbeheer in een advies aan de organisatie. Het advies volgt na het onderzoek ‘De Nulmeting Taskforce Personeelbeheer'. Uit deze rapportage blijkt dat het medewerkersbestand van vtsPN voor veertig procent uit externen bestaat.
De organisatie gebruikt vier systemen voor de inhuur, registratie en betaling van externe medewerkers. In E-synergy worden de uren geregistreerd. Beaufort is het personeelsregistratiesysteem. In Exact vinden de financiële registraties plaats. Proquro registreert de inkoop en workflow. Een automatische koppeling tussen de bestelling in Proquro en de registratie van de factuur en het factuurbedrag is niet mogelijk.
Onvoldoende inzicht
De directie heeft onvoldoende inzicht op de omvang van de inhuur, omdat de bronsystemen slecht op elkaar aansluiten, schrijft de taskforce. De informatie in deze systemen komt niet overeen. Zo staan er in het inkoopregistratie- en workflowsysteem Proquro meer externen geregistreerd dan dat er uren schrijven volgens het urenregistratiesysteem E-Synergy.
De verantwoordelijke proceseigenaren dienen regelmatig de gegevens in de vier systemen te controleren, schrijft de taskforce. Een erp-systeem via internet zou dit proces makkelijker moeten maken.
Informatie op elkaar afstemmen
VtsPN schrijft in een reactie aan minister Guusje ter Horst van Binnenlandse Zaken dat de organisatie voor het einde van het jaar de informatie in de registraties op elkaar afstemmen. Managers moeten zo beter inzicht krijgen over de inhuur van externen.
Uit het onderzoek ‘De Nulmeting Taskforce Personeelbeheer' blijkt de organisatie 1500 externe medewerkers heeft. Daar is het afgelopen half jaar 77 miljoen euro aan uitgegeven. Vooral ict'ers worden ingehuurd. De organisatie volgt haar eigen beleidsregels niet wat betreft de inhuur van externen.
Waarom nu weer deze conclusie? Zorg er nou eerst eens voor dat je goed weet wat er aan de hand is voordat je een beslissing neemt om een megalomaan systeem als ERP in te gaan zetten. Moet de Politie nu de volgende worden die ERP-problemen gaat meemaken?
Het is bekend dat er grote problemen zijn in van alles en nog wat bij de Politie, maar ERP vergroot dat soort problemen alleen maar door er vele andere aan toe te voegen. Met als resultaat, als het al lukt om het in te voeren, een vastgezette, moeilijk veranderbare omgeving die sterk afhankelijk is van IT-leveranciers die ook nauwelijks meer kunnen bewegen.
Wees toch wijzer, alsjeblieft, het gaat hier om veel, heel veel overheidsgeld. Niet alleen voor het invoeren, maar vooral ook voor het latere onderhoud.
4 systemen die niet goed op elkaar aanlsuiten ga je oplossen met 1 systeem wat compleet geintegreerd is. Als dat niet werkt heeft het laatste systeem het gedaan, want dat heeft niet gebracht wat het moest brengen.
Dus voordat je geld begint weg te gooien eerst even nadenken over de problematiek en dan kijken welke oplossingen daarvoor allemaal mogelijk zijn.
Nu lijkt het er op dat ze een “web-enabled” ERP systeem willen hebben. Daar ken ik er maar weinig van, maar ik laat me graag verassen welke leverancier de vtspn gaat vertellen dat zij het complete verhaal web-enabled aan kunnen bieden.
Of zijn ze op zoek naar een ERP applicatie in een SaaS opstelling.
Je kan je problemen natuurlijk ook procedureel oplossen, kost op de korte termijn mischien wel wat centen maar het is altijd minder dan het leergeld wat je gaat betalen voor een ERP implementatie.
Volgens mij worden hier de begrippen e-soa en ERP doorelkaar gehaald. De NS heeft een geweldige Best Practice met hun e-HRM oplossing. Ook de Schipholgroep heeft meerdere succesvolle voorbeelden met e-soa oplossingen. Laat de taskforce vooral eens rondkijken voordat ze de RFI uitschrijven.
Over het algemeen is er bij (semi) overheids organisaties altijd het probleem van ‘eiland’ cultuurtjes. Aangezien er geld zat is blijft iedereen zijn eigen ’toko’ runnen en kunnen ze zich van systeem- en procesintegratie onthouden.
Een ERP systeem lost dit probleem dan ook niet op. Het is in eerste instantie gewoon een organisatie probleem.
Overigens gebruiken ze bij de politie al paar jaar SAP. Dus vergemakkelijkt de implemantie enigszins. Er is al kennis en ervaring met ERP.
Een ERP-systeem gaat probleem het niet oplossen, omdat dit m.i. meestal gericht is op administratie en registratie. Men zou een dynamisch planningssysteem moeten overwegen waarbij in de planning pro-actief rekening gehouden kan worden met het maken van de juiste keuzes (bv inhuur van derden). Ideaal is het als men voorgedefinieerde KPI’s direct kan monitoren. Hiermee kan men sturen in plaats van regelen. Als men de capaciteitsplanning in ogenschouw neemt kan men op de middellange termijn de gewenste balans vinden tussen vraag en aanbod. Dit levert directe besparingen op.
Ik herinner me een artikel dat zegt dan VtSPN juist minder externen wil hebben in zijn organisatie. Het terugbrengen van de externen en verruilen voor interne projectleiders geeft misschien al meer inzicht. Maar ja dan moet je wel inzicht hebben in welke externen er binnen zitten wil je ze eruit schoppen. Of een ERP systeem dat inzicht verschaft, tsja. En wat de toegevoegde waarde is dat dit dan via internet gedaan moet worden ontgaat me al helemaal. Ik ben er nog niet uit wat mijn mening is in deze ;)… Maar ERP is zeker niet de oplossing.